9 Направления повышения эффективности документационного обеспечения управления

Денежные средства предприятия являются составной частью оборотных активов. Они необходимы предприятию для осуществления расчетов с поставщиками и подрядчиками, для осуществления платежей в бюджет, расчетов с кредитными учреждениями, для выдачи работникам зарплаты, премий и для осуществления других видов выплат.

Денежные средства представляют собой самые ликвидные активы. Ликвидность обеспечивается тем, что они способны выполнить обязательства любого вида, т.е. для погашения обязательств не требуется длительного времени. Наличие денежных средств позволяет своевременно выполнить свои обязательства перед кредиторами, бюджетом, персоналом.

Денежные средства предприятия находятся в кассе в виде наличных денег, денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, открытых особых счетах и др.

Денежные средства являются подвижными и легко реализуемыми активами. Наибольшую активность имеют наличные деньги. Их движение совершается посредством кассовых операций.

Учет кассовых операций регулируется Законом Республики Казахстан "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" от 28.02.2007 года и другими нормативными и законодательными актами, а также документами учетной политики предприятия.

10 Основные документы предприятий торговли

Для учета личного состава, отработанного времени, расчетов с работающими по начислению и выплате заработной платы организации используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

11 Контроль за исполнением документов

Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, взять из неё структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т.д.

Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов - положение и должностная инструкция, с раздела "Общие положения". В нём должно быть указано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

14 Основные части документов

Текст документа непосредственно связан с его видом или разновидностью. Тексты документов разных видов и разновидностей имеют существенные особенности, которые будут рассмотрены на последующих занятиях. Вместе с тем следует выделить общие требования к текстам служебных документов:

• достоверность и объективность информации;

• точность изложения и однозначность информации, т. е. исключение ее двоякого толкования;

• краткость в представлении информации, исключение сведений, не имеющих прямого отношения к рассматриваемому вопросу;

• повышение информативности и информационной емкости документов;

• структурирование текста документа, т. е. деление его на определенные смысловые части (например: введение, доказательство, заключение);

• использование типовых и трафаретных текстов при документировании повторяющихся управленческих ситуаций.

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты (п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003). Нередко в служебных документах сочетаются текстовые и табличные части текстов.

Текстовые документы, как правило, составляют по одному вопросу для облегчения и ускорения работы с ними, например: письма, приказы по личному составу, акты, служебные записки. В некоторых документах, например в протоколах собраний, заседаний, чаще содержится информация по нескольким вопросам в силу специфики данного вида документа.

При наличии в документе большого по объему текста его принято делить на разделы, пункты, подпункты с нумерацией этих частей текста арабскими цифрами с точками после них.

Управленческая деятельность включает немало типовых, часто повторяющихся ситуаций, при документировании которых в разных организациях создаются документы с одинаковым содержанием. Поэтому широкое распространение в практике получили унифицированные тексты документов - типовые и трафаретные.

Типовые тексты обычно разрабатываются для многостраничных документов, включающих единые формы языкового выражения, прошедшие длительную апробацию на практике и поэтому наиболее точно передающие содержание определенных действий или ситуаций, например, для положений, инструкций, правил, регламентов и т. п.

Большая часть текста является типовой в таких документах, как должностная инструкция, положение о структурном подразделе¬нии организации, правила внутреннего трудового распорядка.

Типовые части текста могут включаться даже в такие документы, которые, по существу, являются индивидуальными.

Например, в трудовом договоре, заключаемом с работником при поступлении его на работу, помимо индивидуальных сведений и условий содержится немало типовой информации, которая вносится в другие трудовые договоры, что позволяет разрабатывать типовые формы этих документов.

Трафаретные тексты создаются для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически из года в год.