шпоры по деловому письму

Язык и речь: определение, основные отличия. Язык- совокупность средств общения людей посредством обмена мыслями и правил употребления этих средств. Речь- использование имеющихся языковых средств и правил в общении людей, поэтому речь это функционирование языка. Язык Речь средство общения 1. воплощение и реализация языка система знаков 2. процесс и результат использования системы абстрактен и формален 3. речь материальна стабилен и статичен 4. активна и динамична достояние общества 5. индивидуальна уровневая организация 6. линейная организация независимый от ситуации и 7. контекстно и ситуативно обусловлена обстановки общения Национальный язык: определение, разновидности. Литературный язык. Национальный язык- охватывает все сферы речевой деятельности людей. Включает в свой состав диалекты, жаргоны, просторечия, нецензурную лексику. Литературный язык- строго нормированная форма национального языка.	Функциональные разновидности русского языка. Официально-деловой стиль. Функциональный стиль- исторически сложившиеся системы речевых средств, используемых в той или иной сфере общения. Существует 2 вида стилей: книжный и разговорный. Книжные: Научный Публицистический Официально-деловой Язык художественной литературы У всех у них первична письменная форма, в разговорной речи первична устная форма. Официально-деловой стиль- обслуживает правовые отношения между физическими лицами, юридическими лицами, государствами и международными организациями. Используется (в законах, указах, деловых документах) . Отличается (замкнутостью, стабильностью, стандартизированностью).	Делопроизводство как основная сфера функционирования официально-делового стиля: понятие, периодизация. Делопроизводство- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Сегодня делопроизводство ведётся по ГОСТу «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов». История официально-делового стиля: X – XVII вв. Делопроизводство в древнерусском государстве Х-XIV века: первыми письмами по летописям являются договоры полян с греками ( около 907 года). XI век- первый свод законов Киевской Руси «Русская правда», затем грамота великого княза Володимировича и его сына Всеволода 1130г. Документы писались детьми бояр и дружинников. Документы хранились в храмах, в крупных городах существовали другие хранилища документов. Основным материалом для документов был пергамент из Греции и ганзейских городов (немцы). Самая древняя форма документа- грамота шириной от 15 до 17 см. Но всё равно единой системы делопроизводства не существовало. Приказное делопроизводство XV-XVII века: центром делопроизводства стала Москва. Исполнительная власть распределяется по отраслям, появляются приказы (министерства). Ими управляла боярская дума, а над ними был государь. Во главе приказа состоял приказной судья или несколько судей, которые назначались боярской думой. У приказного судьи был один или несколько дьяков (секретарей), у них же в свою очередь были подьячие. За ошибки, допущенные в официальных документах, виновных били. Со второй половины XVII века в России появляются заводы по производству бумаги, которая раньше завозилась из Европы. Формой документов был столбец. Помимо грамот существовали челобитные, указы, наказы, доклады, отписки. В это время появились первые реквизиты (адресат, адресант, дата). В заключительной части обязательно указывались дата и место написания документа, чаще всего ещё и заверительной надписью (от кого).
Документ. Классификация документов. Документ- текст, обладающий юридической значимостью и регламентирующий действия людей. Классификация документов: - организационно-распорядительные документы : а) организационно-правовые документы (устав организации, положение, структурные подразделения организации) б) распорядительные (приказ о распоряжении, решения, постановления) в) регламентирующие документы (регламенты, правила, инструкции) - справочно-информационные (акты, протоколы, служебные записки, докладные, объяснительные записки) - договорно-правовые (договоры, соглашения) - учетно-расчетные (планы, отчеты) - деловая и служебная переписка (служебные и деловые письма) Функции документа. - соц. функция - информационная - коммуникативная - культурная ( передача культурных традиций) - управленческая	Основные жанры деловых документов. К жанрам деловой документации относятся договор, контракт, акт, приказ, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, протокол, деловые письма и т.д. Организационно-правовые документы. Устав, положение. Устав: Для относительно автономной организации. Определяет общий порядок работы и правовой статус. Проходит государственную регистрацию. Положение: Для структурного подразделения в составе организации, либо для мероприятия, проводимого организацией. Уточняет детали Устава. Утверждается руководством организации. Устав создается для таких категорий, как: Муниципальные образования. Международные организации. Государственные учреждения. Государственные и частные предприятия. Общественные объединения. Реквизиты в Уставе: Наименование вида документа. Наименование организации. Основной текст. Регистрационный номер, дата регистрации. Подпись, печать.	16. Распорядительные документы. Приказ, распоряжение. Приказ – документ, содержащий нормы , обязанности для исполнения. Стадии оформления приказа: Подготовка проекта. Согласование проекта со всеми заинтересованными лицами. Учёт замечаний и внесение поправок. Внесение проекта на рассмотрение руководителю. Подготовка окончательного текста приказа. Издание приказа (распечатка, оформление подписей). Регистрация. Рассылка по списку. Исполнение приказа. Сроки хранения: На время действия. По личному составу 75 лет. По административно-хозяйственным вопросам 5 лет. Распоряжение – документ, регламентирующий отдельные вопросы повседневной деятельности , обязующий силу для определенных категорий должностных лиц и конкретных работников. Информационно-справочные документы. Протокол, акт. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений , а так же проведения мероприятий. Акт – документ, подтверждающий установленное группой лиц состояние дел и утверждений их руководителем.
Документация, используемая при приёме на работу. Заявление. Трудовой договор. 1 резюме 2 автобиография 3 паспорт или иной документ , устанавливающий личность 4 заявление о приеме на работу 5 документы, подтверждающие вашу квалификацию (дипломы , сертификаты и т.д.) 6 рекомендация / характеристика 7 медицинские и страховые документы Заявление — это официальное сообщение в письменной (иногда в устной) форме. Заявление содержит чаще всего предложение, жалобу или просьбу какого-либо человека, адресованные или организации, или должностному лицу. Заявление включает: 1. Наименование адресата. 2. ФИО, должность или адрес автора заявления. 3. Наименование вида документа.4. Точное изложение просьбы, предложения. 5. Опись прилагаемых к заявлению документов. 6. Дата, подпись. В заявлении используется, как правило, официально-деловая лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление и публицистической. Труд.дог – это соглашение между работодат и раб в соответствии с кот раб обязуется: лично выполнять опред этим соглаш трудовую функ; соблюдать действующ в организации правила внутр труд распорядка; работодат обязуется: предоставить работнику работу по обусловленной трудов функ, обеспечить условия труда, предусмотр-ые законодат-вом и своевременно и в полном размере выплачивать работнику зар.плату.	Докладная записка. Служебная записка. Докладная записка - письмен. сжатое изложение сущности дела, представляемое подчиненным чиновником своему начальству. Служебная записка - форма внутренней переписки между структурными подразделениями, или от должностных лиц любому адресату внутри учреждения, кроме прямых руководителей. Заявление. Объяснительная записка. Заявление — это официальное сообщение в письменной (иногда в устной) форме. Заявление содержит чаще всего предложение, жалобу или просьбу какого-либо человека, адресованные или организации, или должностному лицу. Заявление включает: 1. Наименование адресата, которому направляется заявление. 2. Фамилию, имя, отчество, должность или адрес автора заявления. 3. Наименование документа.4. Точное изложение просьбы, предложения. 5. Опись прилагаемых к заявлению документов. 6. Дата, подпись. В заявлении используется, как правило, официально-деловая лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление и публицистической лексики (например, заявление о приеме в ряды партии). Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка. 1Подразделение (верхний левый угол). 2Адресат: должность, организация, фамилия и имя (верхний правый угол). 3Наименование вида документа (под №1). 4Вид документа (под №3, полностью заглавными буквами). 5Дата написания (под №4). 6Место написания (под №5). 7Основной текст (я, ФИО, должность, действие, время действия, причина). 8Справка (о чём). 9Подпись.	Оформление деловых писем. Реквизиты (обязательные и необязательные). Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90. Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов; 1)         Государственный герб (для государственных предприятий); 2)         эмблема организации; 3)         код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть; 4)         код документа по ОКУД (если есть); 5)         наименование организации (полное и сокращенное); 6)         почтовый и телеграфный адреса; 7)         номер телефона; 8)         номер факса, телетайпа; 9)         номер счета в банке; 10)       дата; И) индекс документа; 12)       ссылка на индекс и дату входящего документа; 13)       адресат; 14)       заголовок к тексту; 15)       текст; 16)       подпись; 17)       фамилия и телефон исполнителя.

История официально-делового стиля: XVIII – XX вв. Коллежское делопроизводство XVIII век: появляется при Петре I, дьяки и подьячие переставали ведать документами. В канцелярии руководили секретари,оберсекретари, деятели канцелярий и контор, асессоры и экзекуторы. 1720г.- утверждение генерального регламента. Появляются новые документы: облигации, векселя, мемории, журналы, протоколы, инструкции и другие документы. Министерское делопроизводство XIX-1918 г.- 1811г. «Общее учреждение министерств». Делопроизводства: процесс и правила составления документов. Делопроизводство в советскую эпоху 1920-1991г.- 1918 г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты» (Совет рабочей и крестьянской обороны). 1923 г.- Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). 1970-1980 гг.- появляются ГОСТы (ISO). Появляются классификаторы, в которые заносятся код формы документа и раскрывается его сущность (ОКУД, ОКПО). В наше время появляются автоматизированные системы управления (АСУ). Делопроизводство в современной России- 1993г. внедрён ОКУД (общероссийский классификатор управленческой документации).	5.Средства официально-делового стиля. Особенности деловой речи. Имеет 2 функции: Сообщение- информативная функция, Воздействие. Отличается от других стилей стабильностью, замкнутостью и стандартизированностью, точностью формулировок, необходимостью абсолютной адекватности их понимания. Он предполагает обязательные элементы оформления документа, недопустимость использования средств разговорного, просторечного характера, диалектных слов, жаргонных слов. Требование к языку документа- объективность. Особенности деловой речи: широкое использование терминов и специальных слов, использование обравеатур, канцелярские штампы и клеше, отглагольные выражения (с Р.п. ), не употребляются личные местоимения (я, ты, он, он, они), употребляются безличные конструкции. Подстили официально-делового стиля. Дипломатический: коммюнике, нота, конвенция, меморандум, международное соглашение. Законодательный: конституция, закон, указ, устав, гражданские и уголовные акты. Административно-канцелярский: канцелярская переписка, административные акты, распоряжения, договорах и различной документации. Собственно-деловой: деловая переписка. Жанры делятся на: Официально-документальные- в них представлены особенности языка дипломатии, законов, подзаконных актов. Обиходно-деловые- служебная переписка и деловые бумаги. Отличие деловых документов по степени стандартизации речи: Документы стандартной формы и стандартного содержания, без которых они теряют юридическую силу (паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, диплом о высшем образовании). Документы, не имеющие стандартной формы, но составляемые по образцу (договоры). Документы, не требующие обязательной заданной формы, но имеющие определённые стандартные особенности (протоколы, постановления, деловые письма).	3.Понятие нормы. Языковые нормы. Литературная норма. Норма- одно из важнейших условий стабильности единства и самобытности национального языка. Языкова́я но́рма — исторически обусловленная совокупность общеупотребительных языковых средств, а также правила их отбора и использования, признаваемые обществом наиболее пригодными в конкретный исторический период. Языковые нормы: - арфоэпические - орфографические - лексические - стилистические Для литературного языка существует литературная норма. Орфоэпические нормы, нормы произношения, лексические, стилистические, нормы правописания. Формы речи. Их различия в цели и средствах. Формы языка. Бывают устной и письменной. Цель устной речи- быстрота передачи и восприятия информации. В устной речи используются разговорно-бытовая, просторечная, диалектная лексика. Для устной речи характерны простые и неполные предложения. Устная речь стремится к диалогичности. Для устной речи характерны вспомогательные средства передачи информации: мимика, жестикуляция, интонация, паузы, возможность повторения. Письменная речь отличается от устной сложной системой графики и орфографии, более строгим соблюдением литературных норм. Большое значение имеют порядок слов, последовательность и логичность в изложении мыслей. Для письменной речи характерно предварительное обдумывание высказываний, редакторская обработка текста.
18.Договор. Виды договоров. Общие требования к договорам. Договор — соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. При договоре от каждой стороны требуется встречное удовлетворение. Виды договоров: купли-продажи, хранения, дарения, мены, ренты, аренды, подряда, банковского вклада, перевозки, займа и кредита, найма жилого помещения и др.	Реквизиты в Уставе: Наименование вида документа. Наименование организации. Основной текст. Регистрационный номер, дата регистрации. Подпись, печать. Текст Устава: Общие положения (полное название, цель создания, род деятельности, правовые основы, правовой статус, место расположения и деятельность, собственность, сведения о филиалах и отделениях и о членстве в тех или иных организациях). Цели и задачи (одна цель или основная задача, задачи и формы деятельности). Состав и структура (круг лиц и организаций, входящих в организацию, порядок и условия вступления и выхода из организации, права и обязанности участников организации, иерархия, органы управления, их состав и функции, контролирующие органы, их состав и функции). Средства и имущество (источники финансирования, объекты собственности, распоряжение собственностью). Взаимодействие со сторонними организациями. Реорганизация и ликвидация (порядок, особенности). Заключительные и переходные положения. Положение- правовой акт, устанавливающий основные правила организации деятельности предприятий, их филиалов и так далее.	Требования к оформлению документа. Формат. Формат: А4 (148x210 мм) -14pt; А5 (210х297 мм) Поля: верхнее - 20-25мм, нижнее – 20-25 мм, левое – 20-35 мм, правое – 10-15 мм. Шрифт: Times New Roman (Arial) Кегль\размер: 12-14 pt (12 pt для таблиц) Интервал: 1,15-1,5 Абзац: 1-1,24 см Бланк. Виды бланков. Реквизиты. Основные виды реквизитов. Бланк – это набор реквизитов, определяющих автора документа. Придает документу официальный характер, а также позволяет сэкономить время на создание. Виды бланков: v    Бланки организации v  Бланки структурных подразделений v    Бланки должностных лиц v    Бланки филиалов или представительств. Основные виды реквизитов: Согласно ГОСТу № р 6.30-2003 есть 30 реквизитов: a) - Государственный герб РФ (только если разрешение на его использование); b) - Герб субъекта РФ (если есть разрешение на его использование); c) - Эмблема организации; d)  - Наименование организации-автора (обязательно в полном виде + указывается организационно-правовая форма), если есть вышестоящая организация, то сначала указывается ее наименование, а потом «нашей»; e)  - Место, отметка для наименования вида документа; f)  - Отметка для даты; g)  - Отметка для регистрационного номера документа; h)  - Место составления документа (наименование города).
26.Содержание деловых писем. Композиционные элементы текста. 1. Приветствие. Обязательно в оформлении делового письма. Приветствие служит для благоприятного впечатления и преодоления психологического барьера. Например, «Здравствуйте, … (имя, отчество адресата) «Здравствуйте, …(безличное обращение к кому-то конкретно) господин… Если же между участниками деловой переписки сложились какие-то отношения, то приветствие можно использовать в неофициальной форме. 2. Обращение к адресату. Обязательный элемент в оформлении делового письма. Связующее звено между приветствием и лид-абзацем. Здесь выказывается уважение адресату. Используют такие слова: «Гражданин, дорогой, товарищ, господин, уважаемый» и т.д.   3. Лид-абзац. Одно предложение, куда входит формальная благодарность и пояснение мотивов делового письма. 4. Текст делового письма. 5. Заключительная форма вежливости. Выполняет функцию устного прощания. 6. Подпись отправителя.   Обязательна и является заключительным элементом оформления делового письма. Она удостоверяет личность автора.   7. Постскриптум.   Необязателен. Это краткая приписка к тексту делового письма.	24.Классификация служебных и деловых писем. - Информационное письмо - Письмо-сообщение - Письмо-извещение - Сопроводительное письмо - Гарантийное письмо - Письмо-предложение - Письмо-просьба - Письмо-заявка - Письмо-подтверждение - Письмо-напоминание - Письмо-требование - Претензионное (рекламационное) письмо - Письмо-запрос - Письмо-ответ - Письмо-приглашение - Письмо-благодарность - Письмо-поздравление - Письмо – отказ - Письмо- соболезнование - Благодарственное письмо	Документация, используемая при приёме на работу. Резюме. Автобиография. Резюме – обязательный документ для успешного поиска работы, который представляет собой краткое описание всех профессиональных достоинств кандидата: образования, опыта работы, успешных проектов, навыков и качеств, необходимых для выполнения определенных обязанностей. Автобиография — это жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим. При написании автобиографии используются речевые средства разных стилей речи. Некоторые автобиографии представляют собой литературно-публицистические произведения. Часто мы сталкиваемся с необходимостью написать автобиографию как деловой документ, предназначенный для административных учреждений. Служебная и деловая переписка. Принципы и правила ведения переписки. Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов:-  служебное письмо,-  телеграмма,-  телекс,-  телефонограмма,-  факсограмма,-  электронное сообщение и др. обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок.

Деловая переписка. Информирующие письма. Цель написания такого письма – сообщить, оповестить о каком-либо планируемом мероприятии, или о вновь принятых решениях, важных для адресата, или о предполагаемых действиях организации. Эти письма прямолинейны и прозрачны; они, если можно так выразиться, односторонни и поэтому не всегда требуют обязательного ответа. Однако если в таком письме помимо информирующей части содержится и приглашение принять участие в каком-либо мероприятии, то предварительная регистрация адресата на участие в этом мероприятии обычно желательна. Информирующее письмо, как правило, не имеет персональной адресации, тем не менее оно адресовано конкретной, пусть даже и очень широкой, аудитории. Так, например, приводимое ниже в качестве образца письмо направлено в адрес практически всех российских вузов, где готовят специалистов по связям с общественностью. Деловая переписка. Письмо-приглашение, письмо-предложение, письмо-поздравление, письмо с выражением соболезнования. Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Письмо-соболезнование – письмо, в котором мы выражаем свое соболезнование адресату в связи с потерей (ухода из жизни) , связанные с адресатом (члены семьи, близкие, друзья, коллеги) ; по поводу больших трагедий.	31. Международная служебная и деловая переписка: принципы и правила. Служебные письма пишутся, как правило, на машинке. Бумага для письма, адресованного иностранцу или соотечественнику, должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной, а ширина поля с левой стороны листа - не менее двух сантиметров (для подшивки). Текст печатается через два или полтора интервала. Абзац начинается с красной строки, отступив  пять  интервалов  от  поля.   Обращение  в .письме пишется без абзаца-, сразу же у поля, от которого начинается текст. Рекомендуется не делать переноса слов. Письмо делится на следующие части: заголовок, дата, наименование учреждения, имя и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, заключительная фраза вежливости, подпись, указания на приложения. Заголовок печатается обычно на специальном бланке типографским способом и содержит наименование, адрес и средства связи организации, отправляющей письмо. Дата письма ставится в правом углу под заголовком. Не допускается написания даты в сокращенном виде, например, 13.10.1990 или 13.Х.93. Надо писать полностью число, месяц и год, например, 29 ноября 1994 года. Наименование организации или фамилия и адрес лица, куда направляется письмо, обычно проставляется на левой стороне, немного ниже строки с датой. Вступительное обращение - общепринятая формула вежливости пишется на левой стороне письма, под адресом, обязательно на отдельной строке. Например: "Глубокоуважаемый господин Мюллер!" или "Уважаемый господин Добсон!". Основной текст начинается с абзаца под обращением. "Имея в виду наше недавнее сотрудничество на конференции по вопросам..." и т.д. Заключительная формула вежливости - обычно такова: "Искренне Ваш", "С уважением" и т.п. и является своего рода "до свидания" делового письма. Подпись ставится на правой стороне листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Фамилия	32. Реквизиты международных писем. 1.  Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т.д. 2.  Ссылка на индексы отправителя 3.  Дата 4.  Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес) 5.  Указание на конкретное лицо «К сведению» 6.  Вступительное обращение 7.  Заголовок 8.  Основной текст 9.  Заключительная формула вежливости 10.  Подпись 11.  Указание на приложение 12.  Указание на рассылку копий данного письма Язык и речь: определение, основные отличия. Национальный язык: определение, разновидности. Литературный язык. Понятие нормы. Языковые нормы. Литературная норма. Формы речи. Их различия в цели и средствах. Функциональные разновидности русского языка. Официально-деловой стиль. Средства официально-делового стиля. Особенности деловой речи. Делопроизводство как основная сфера функционирования официально-делового стиля: понятие, периодизация. История официально-делового стиля: X – XVII вв. История официально-делового стиля: XVIII – XX вв. Документ. Классификация документов. Функции документа. Требования к оформлению документа. Формат. Бланк. Виды бланков. Реквизиты. Основные виды реквизитов. Основные жанры деловых документов. Организационно-правовые документы. Устав, положение. Распорядительные документы. Приказ, распоряжение. Информационно-справочные документы. Протокол, акт. Договор. Виды договоров. Общие требования к договорам. Документация, используемая при приёме на работу. См. далее