Учетные регистры.

Отражение хозяйственных операций в документах не дает возможности проследить связь их в систематическом порядке. Поэтому возникает необходимость первичные, а также и свод­ные документы регистрировать в определенной последователь­ности. А для этого требуются специальные регистры.

Учетные регистры — это специальные таблицы в виде карто­чек, книг, ведомостей (сводных листов — машинограмм), маг­нитных лент, магнитных дисков, дискет и других машинных носителей учетной информации.

Различные авторы по-разному дают определение учетным регистрам. Так, М.Ш. Вейсман (1962 г.) пишет: «Книги, карточ­ки и свободные листы, на которых делают учетные записи, на­зывают учетными регистрами».

А.Л. Быкова (1962 г.) дала определение учетным регистрам как совокупности специально разграфленных листов бумаги, приспособленных для регистрации бухгалтерских проводок и записей (разноски) по счетам.

Учетные регистры являются одним из важнейших средств осуществления бухгалтерского учета.

Применение тех или иных учетных регистров обусловлено объемом и спецификой учитываемых объектов, количеством хозяйственных операций, способом их регистрации и обработ­ки. Записи в учетных регистрах могут быть подробными и со­кращенными.

По внешнему виду учетные регистры уже названы — это кни­ги, карточки, ведомости, магнитные носители (магнитные ленты, диски, дискеты и др.).

По графлению книги, карточки и листы имеют разную форму. В зависимости от порядка размещения дебетовых и креди­товых записей могут быть двусторонними (большей частью кни­ги) и односторонними. Односторонние регистры бывают раз­личной формы в зависимости от содержания учитываемых в них хозяйственных операций:

- контокоррентной формы регистры;

- регистры количественно-суммовой формы;

- регистры количественно-сортового учета;

- многоколончатой формы;

- регистры с линейной записью;

- регистры шахматной формы.

Контокоррентной формы учетные регистры применяют при учете расчетных операций.

Регистры количественно-суммовой формы применяют для учета всякого рода материальных ценностей.

Регистры количественно-сортового учета открывают (отводят) по каждому номенклатурному номеру материальных ценностей. Из этой формы вид­но, что в регистрах подобного типа можно вести учет по сортам, ответственным за сохранность лицам, местам хранения в коли­чественном выражении и в целом по предприятию в количе­ственном и денежном выражении.

Регистры многоколончатой, или многографной, формы ис­пользуют для аналитического учета затрат по статьям, связан­ным с выпуском продукции, выполнением конкретных видов работ или оказанных услуг. В связи с этим строение такого типа регистров исходит из необходимости получения данных по каждой статье калькуляции.

Карточки количественного учета предназначены для учета товарно-материальных ценностей на складе. Такого типа карточки заполняют материально ответствен­ные лица на основании первичных документов по движению конкретного наименования материалов.

Учет наличия и движения материалов в них ведут только количественный. На каждое наименование открывают отдель­ную карточку. Контроль за сохранностью карточек обеспечивается путем регистрации в специальном журнале, который ведут в бухгалтерии.

Карточки находятся в специальной картотеке в порядке, ко­торый определяется спецификой учитываемых объектов. Так, карточки складского учета хранятся в картотеке с разделителя­ми по названию субсчетов, а внутри субсчетов по возрастанию номенклатурных номеров материалов.

Книги в настоящее время используют в тех случаях, если перечень учитываемых объектов незначителен.

Ведомости (свободные листы) открывают для ведения и обоб­щения однородной учетной информации. Например, ведомость начисления амортизации (износа) основных средств за отчет­ный период. Ведомости хранят в отдельной папке.

Учетные регистры классифицируют на карточки, книги и ведомости — по внешнему виду.

По строению учетные регистры классифицируют по трем признакам: параллельного размещения, последовательного раз­мещения и комбинированного размещения бухгалтерских за­писей.

Параллельный способ строения учетных регистров заключа­ется в том, что размещение записей во время их регистрации по дебету и кредиту на одной позиции, если даже регистр по стро­ению может быть в виде одно-, двусторонней и многографной таблиц.

Последовательный способ бухгалтерских записей предусмат­ривает двухуровневое строение учетных регистров.

Комбинированный вариант предполагает использование обо­их способов строения учетных регистров, в графах которых ука­зывают корреспонденцию счетов. Различное строение учетных регистров обусловлено не только их названием, но и объемом и степенью обобщения информации, формирующейся в учетных регистрах.

По характеру регистрации бухгалтерских записей учетные регистры бывают хронологические и систематические. Регистры, в которых записи осуществляют по датам документов и без их группировки по счетам бухгалтерского учета, называют хронологическими.

Учетные регистры, в которых записи хозяйственных операций делают в определенной системе, т.е. группируют по счетам бухгалтерского учета, называют систематическими.

Имеют место комбинированные учетные регистры, в которых сочетают использование хронологических и систематических записей.

Широкое применение находит в одном учетном регистр совмещение синтетического и аналитического учета с последующим отражением его итогов в конце месяца в систематическом учетном регистре, например в Главной книге.

Учетные регистры можно различать и по способу их заполнения — ручным или с использованием машинного вариант.