Способы выявления и исправления ошибок в документах и учетных регистрах

При сверке учетных записей, а также при проверке учет­ных данных во время инвентаризации, при сличении записей в регистре с содержанием документа могут обнаружиться те или иные ошибки.

Ошибки в учете могут быть допущены как при составлении документов, так и при осуществлении записей в учетные регис­тры. Характер ошибок бывает различный — простые описки при записи цифр, ошибки в разноске, т.е. запись не в надлежащий счет или не в ту колонку, арифметические ошибки или ошибки в разметке (неверное указание в корреспонденции счетов). Всякая ошибка, обнаруженная в учете, должна быть исправлена. В практике бухгалтерского учета выработано много ориги­нальных приемов проверки и выявления часто встречающихся ошибок. При большом числе записей в учетных регистрах ши­роко используют два приема: пунктировку и выборку.

Пунктировка состоит в том, что проверенные суммы пунктируют «галочкой» или точкой. В результате пунктировки проверяющий видит, какие суммы им уже проверены и где мо­жет быть скрыта не найденная им ошибка. В некоторых учет­ных регистрах проставлению знака пунктировки отводится спе­циальная графа, колонка, которую так и называют «отметка» или «галочка».

Выборку применяют в тех случаях, когда необходимо найти ошибки, приводящие к расхождениям между данными синтети­ческого и аналитического учета.

Суть этого приема в том, что на отдельном листе бумаги делают выборку из аналитических счетов по статьям или суб­счетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выбор­ки по каждой статье или субсчету и сравнивают с соответствую­щими данными синтетического счета. Это и позволяет устано­вить, по какому субсчету или статье допущена ошибка.

В бухгалтерском учете могут быть ошибки, являющиеся след­ствием неправильного составления корреспондирующих счетов. Такие ошибки можно обнаружить при просмотре корреспон­денции счетов или в результате знакомства с экономическим содержанием операций. Для исправления таких ошибок необ­ходимо обращаться непосредственно к данным документов, на основании которых были сделаны ошибочные записи.

Различным формам учета свойственны свои характерные для них приемы проверки правильности и полноты учетных запи­сей и выявления ошибок.

Так, при мемориально-ордерной форме вначале сверяют итоги регистрационного журнала с итогами оборотов по дебету и кре­диту всех счетов Главной книги. Затем по данным аналитиче­ских оборотных и сальдовых ведомостей проверяют совпадение показателей синтетического и аналитического учета.

При журнально-ордерной форме учета характерным и спе­цифичным является сверка итоговых записей в журналах-орде­рах с данными первичных документов.

Исправление ошибок осуществляют различными способами в зависимости от их характера и момента обнаружения. Наибо­лее распространенные способы исправления ошибочных запи­сей:

- корректурный,

- «красное сторно»,

- дополнительные записи,

- обратных проводок,

- переноса сумм со счета на счет.

Корректурный способ исправления ошибок применяют при описках или арифметических ошибках, допущенных в докумен­тах или учетных регистрах, т.е. когда ошибка носит частный характер, сделана в одном регистре и обнаружена до окончания записей и подсчета оборотов за отчетный месяц.

Корректура состоит в зачеркивании ошибочной записи и, в случае надобности, в надписывании над зачеркнутым правильной записи. При этом зачеркивание ошибочной записи делают одной чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочесть. Исправляя неверно написанные суммы, необходимо зачеркивать полностью всю сумму, хотя неверной в ней была лишь одна цифра.

Одновременно с этим на полях соответствующей строки за подписью лица, сделавшего исправление, должна быть сделана оговорка «исправлено».

При ведении учета по журнально-ордерной форме этим спо­собом исправляют ошибки в журналах-ордерах до подсчета в них месячных итогов, т.е. до записи их в Главную книгу.

При ведении учета по мемориально-ордерной форме пользу­ются корректурным способом тогда, когда допущена ошибка при разноске операций по счетам в Главной книге или при записи в регистрационный журнал и обнаружена до составления баланса и представления его в соответствующие органы.

Способ «красное сторно» состоит в том, что при обнаруже­нии ошибки в корреспонденции между счетами составляют сна­чала новую контировку, в которой повторяют ошибочную кор­респонденцию и сумму ошибочной записи красным цветом, что означает вычитание указанной суммы из итога оборотов. Таким образом, эта вторая (исправительная) бухгалтерская запись пол­ностью аннулирует первую (ошибочную). Затем составляют еще одну бухгалтерскую запись, в которой указывают правильную корреспонденцию счетов, в результате ошибка оказывается ис­правленной.

Таким образом, достоинством исправления ошибок спосо­бом «красное сторно» являются: сохранение в счетах правиль­ных итогов оборотов и сохранение правильной корреспонден­ции между счетами.

Способ дополнительных записей применяют в тех случаях, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах, в синтетическом и аналитическом учете или затрагивает коррес­понденцию счетов, или выявлена после подсчета итогов.

На дополнительные бухгалтерские записи (проводки) состав­ляют специальные документы бухгалтерского оформления.

При журнально-ордерной форме учета ошибку, обнаружен­ную в журнале-ордере после подсчета итогов за месяц, но до записи их в Главную книгу, исправляют путем дополнительной записи на основании справки бухгалтерии. Для исправлений в журналах-ордерах имеются строки и графы за итогами.

Если ошибка выявлена после записи итогов журнала-ордера в Главную книгу, то исправление вносят и в журнал-ордер, и в Главную книгу.

При ведении учета по мемориально-ордерной форме для исправлений способом дополнительных записей составляют мемориальный ордер. Его регистрируют в регистрационном журнале. А затем записывают по счетам синтетического и ана­литического учета.

Способ обратных проводок применяют для исправления не­правильных записей по счетам. Заключается он в том, что для исправления ошибочной бухгалтерской записи делают запись с обратной корреспонденцией счетов.

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА.

Форма бухгалтерского учета - это организация информационной системы, обеспечивающая в определенной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологических и систематических записей, синтетического и аналитического учета в целях осуществления текущего контроля фактов хозяйственной жизни и составления отчетности. Наиболее распространенными формами бухгалтерского учета в настоящие время являются:

1) мемориально-ордерная, традиционно применяемая прежде всего в бюджетных учреждениях (основные учетные регистры — мемориальные ордера, регистры аналитического учета, книга «Журнал-Главная»);

2) журнально-ордерная (основные учетные регистры - журналы-ордера, вспомогательные ведомости, разработанные таб­лицы, регистры аналитического учета, Главная книга);

3) автоматизированная, чаще всего формирующая разнообразные учетные регистры на основе данных журнала учета хозяйственных операций;

4) упрощенная — для организаций, являющихся субъектами малого предпринимательства (без использования регистров учета имущества либо с использованием таких регистров).

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета предусматривает ведение регистрационного журнала для регистрации в хронологическом порядке бухгалтерских проводок – мемориальных ордеров, содержащих указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Проводки из мемориальных ордеров разносятся по счетам Главной книги, которая является синтетическим регистром систематического учета. Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делаются на основании первичных или сводных учетных документов.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета предусматривает систематизацию учетных данных в специальных регистрах – журналах-ордерах, которые ведутся по кредиту счетов бухгалтерского учета и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов. При этой форме учета исключается многократность записей и происходит объединение синтетического и аналитического учетов.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета предусматривает применение электронно-вычислительных машин.

Упрощенная форма бухгалтерского учета, предусматривающая две формы учета:

1. Простая форма, без использования учетных регистров имущества малого предприятия, применяемая в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственной деятельности не является сфера материального производства;

2. Упрощенная форма, предусматривающая использование ведомостей для учета имущества предприятия. Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов.

Выбор формы бухгалтерского учета зависит от различных условий, в том числе от масштабов деятельности предприятия и от степени автоматизации учетного процесса, и должен быть закреплен в приказе по учетной политике предприятия.

Рассмотрим более подробно каждую из существующих форм бухгалтерского учета и используемые учетные регистры.