2. Потоки конфиденциальных документов. Понятие «Защищенный документооборот».

По уровню доступности документы подразделяются на две категории: общедоступные и с ограниченным доступом. Общедоступными являются открытые документы. К документам с ограниченным доступом относятся документы, работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных на то лиц. Документирование открытой информации и организация работы с открытыми документами входят в сферу действия открытого делопроизводства. Документы с ограниченным доступом относятся к сфере деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны относится содержащаяся в документах информация. Нормативными документами установлено 6 видов тайны государственная, коммерческая, служебная, личная, семейная и профессиональная.

Документы, содержащие государственную тайну, относятся к сфере секретного делопроизводства.

Документы, содержащие личную и различные подвиды профессиональной тайны, являются предметом соответствующих типов специального делопроизводства.

Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, что отражает их объективную сущность как носителя информации, необходимой руководителям и сотрудникам фирмы для выполнения функциональных обязанностей и принятия решений. В технологическом аспекте документооборот представляет собой процесс движения бумажных, машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их учета, рассмотрения, исполнения и хранения для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций.

Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что, в свою очередь, обусловлено организацией документооборота в организации (фирме).

Основные принципы организации документооборота.

1. Прохождение документов должно быть оперативным.

2. Каждое перемещение документооборота должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов.

3. Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов, схемы позволяют определить места обработки основных видов документов. В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Под защищенным документооборотом (документопотоком) понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в условиях организационного и технологического обеспечения безопасности, как носителя информации, так и самой информации.