Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Otvety_po_biletam.doc
Скачиваний:
138
Добавлен:
12.08.2019
Размер:
979.46 Кб
Скачать
  1. Прием, предварительное рассмотрение поступивших конфиденциальных документов.

Организация обработки всех поступивших конфиденциальных документов осуществляется централизованно сотрудниками службы КД или референтом первого руководителя.

При приеме корреспонденции референт проверяет правильность адресования конверта, пакета, целостность упаковки. В разносной книге, реестре курьёра, почтальона референт проставляет отметку о приеме корреспонденции, дату приема, роспись в приеме. Роспись может заверяться штампом службы КД.

При повреждении упаковки корреспонденции референт составляет акт, который подписывается им и курьером, почтальоном. Один экземпляр акта вместе с курьером передается отправителю корреспонденции.

Конверты, пакеты и незаконвертованные документы с грифом конфиденциальности вносятся референтом в журнал учета пакетов. Журнал включает следующие графы:

-дата поступления;

-корреспондент;

-роспись лица, доставившего пакет;

-порядковые номера пакетов;

-номера и грифы конфиденциальности находящихся в пакете документов;

-входящие номера, присвоенные поступившим документам;

-учетные номера, присвоенные документам по другим видам учета (инвентарному)

-отметка о возврате ошибочно поступивших документов.

Поступившие конверты и пакеты, кроме корреспонденции с пометкой «Лично», референт вскрывает. Конверты с пометкой «Лично» передаются адресату.

После вскрытия корреспонденции проверяется наличие документов, соответствие учетных данных сопроводительному письму, наличие приложений, указанных в документе, количество листов документа, приложений и экземпляров. При обнаружении недостатков составляется акт, один экземпляр которого высылается отправителю.

На всех поступивших конфиденциальных документах в центре нижнего поля первого листа проставляется регистрационный (входящий) штамп с указанием наименования фирмы, даты поступления документа, количества листов основного документа и приложений и наличием свободной зоны для входящего номера. На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу проставляется штамп с указанием даты поступления, количества листов данного приложения и наличием свободной зоны для внесения входящего номера, например (К уч. № _ от ___).

После определения состава конфиденциальных документов они регистрируются референтом в традиционной (бумажной) или электронной учетной карточке поступивших документов, содержащих конфиденциальную информацию. На документ заполняется одна карточка, которая регистрируется в контрольном журнале (в целях контроля за ее сохранностью и определения порядкового номера документа). Учетная карточка регистрируется в контрольном журнале учета карточек, имеющем графы: учетный номер и гриф конфиденциальности документа; местонахождение документа; отметка о проверке наличия.

Карточка учета поступившего (входящего) конфиденциального документа включает следующие графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; дата поступления; вид и краткое содержание документа; корреспондент; исходящий номер и дата; количество листов основного документа и приложений; кому направлен; количество листов; роспись за получение документа; кто принял и роспись за возврат документа; индекс дела и номера листов; примечание.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]