1.1.3. Создание таблицы базы данных

В настоящий момент созданная база данных Университет является пустой. После создания пустой базы данных необходимо создать объекты этой базы данных (таблицы, запросы, формы, отчеты, модули, макросы).

Таблица - основной структурный элемент системы управления реляционной базой данных. Данные в отдельной таблице обычно относятся к определенной категории, например, сведения об абитуриентах, о сотрудниках, заказах и т.п.

Каждая строка таблицы – отдельная запись, столбцы – поля записи. В соответствии с заданием таблица Абитуриенты (табл. 1.1) должна содержать следующие поля (столбцы): «№ п/п», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата рождения», «Домашний адрес», «Телефон», «Факультет», «Специальность», «Средний балл аттестата». Каждая запись (строка) таблицы Абитуриенты содержит данные о конкретном абитуриенте. Перед тем, как вводить данные в таблицу, необходимо создать таблицу и разработать ее структуру, т.е. задать поля таблицы и их свойства.

В таблице не может быть двух идентичных записей, то есть записи должны различаться между собой хотя бы по одному полю. Чтобы обеспечить уникальность каждой записи, используется понятие «ключ». Ключ – это уникальная метка, которая однозначно определяет каждую запись таблицы (например, автомобиль однозначно определяется своим номером). Простой ключ – одно поле таблицы, значение которого не может быть одинаковым для различных записей. Составной ключ – несколько полей, комбинация значений которых не повторяется для различных записей таблицы. Ключевое поле или поля всегда должны стоять перед остальными полями таблицы!

Создание таблицы возможно в нескольких режимах: с использованием конструктора, с помощью мастера, путем ввода данных. Рассмотрим процесс создания таблицы в режиме конструктора (после чего другие способы создания таблицы будет несложно освоить самостоятельно).

Для создания таблицы в режиме Конструктора щелкните один раз вкладку Создание на панели инструментов окна базы данных, затем щелкните кнопку Конструктор таблиц. Откроется окно таблицы в режиме Конструктора.

В данном окне осуществляется задание структуры таблицы: указываются имена полей, свойства каждого поля, определяются описания полей. В каждой строке вводятся данные об одном поле.

Столбец Имя поля предназначен для ввода имени поля. Имя поля должно быть уникально в данной таблице! Также на имена полей накладываются некоторые ограничения (см. в справке соглашения об именах полей).

В столбце Тип данных указывается тип данных, которые будут храниться в данном поле таблицы. По умолчанию используется тип данных Текстовый. Другой тип данных выбирается при необходимости из раскрывающегося списка, для чего надо щелкнуть в ячейке столбца Тип данных на соответствующей строке, затем – щелкнуть на появившейся стрелке и выбрать требуемый тип данных.

Приведем краткую характеристику типов данных, используемых в СУБД Microsoft Access.

- Текстовый (значение по умолчанию): текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов. Число символов, не превышающее минимальное из двух значений: 255 или значение свойства Размер поля. Пустые символы в неиспользуемой части поля не сохраняются.

- Поле МЕМО: длинный текст или комбинация текста и чисел. До 64 000 символов.

- Числовой: числовые данные, используемые для проведения расчетов.

- Дата/время: даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.

- Денежный: денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.

- Счетчик: уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя.

- Логический: логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).

- Поле объекта OLE: объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access (до 1 Гигабайта).

- Мастер подстановок... : создает поле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке "Тип данных" запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Выбранному типу данных соответствуют определенные Свойства поля, значения которых также могут задаваться пользователем. Свойства поля указываются в нижней части окна.

Задание свойств поля позволяет облегчить и проконтролировать ввод данных в это поле!

В том случае, когда для свойства предусмотрены системные настройки, необходимо щелкнуть в соответствующей строке и осуществить выбор из раскрывающегося списка.

В столбце Описание вводится описание тех данных, которые будет содержать это поле. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в указанное поле таблицы, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить описание не обязательно.

Дадим краткую характеристику некоторых свойств полей.

• Свойство Размер поля определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных "Текстовый" или "Числовой".

• В свойстве Формат поля задаются разные настройки для различных типов данных. Допускается выбор одного из стандартных форматов или создание специального формата с помощью символов форматирования.

- Свойство Маска ввода задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля "Телефон", позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: (___) ___-____. Значение данного свойства определяется автоматически при использовании мастера по созданию масок ввода. Если пользователь определяет маску ввода и одновременно задает для того же поля значение свойства Формат поля, то при выводе данных приоритет имеет свойство Формат поля. Это означает, что при форматировании данных сохраненная маска ввода игнорируется. Данные в базовой таблице при этом не изменяются; свойство Формат поля определяет только режим отображения данных.

• Свойство Подпись определяет текст, который выводится в подписях объектов в различных режимах (Формы, Отчета и т.д).

• Свойство Значение по умолчанию позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. Например, в таблице "Адреса" может оказаться удобным указать автоматический ввод значения "Красноярск" в поле "Город". При заполнении таблицы пользователи смогут оставить в этом поле стандартное значение или, при необходимости, указать другой город. Например, если в свойстве поля Значение по умолчанию задается выражение = Now(), то в поле автоматически выводятся текущие значения даты и времени. Максимальная длина текста или выражения, задающего значение этого свойства, составляет 255 символов.

• Свойство Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в поле. Значение свойства Условие на значение определяется с помощью выражения.

• Свойство Сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.

• Свойство Обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

• Свойство Пустые строки определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк (" ").

• Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю "Фамилия" в таблице "Сотрудники", следует создать индекс для этого поля.

Добавление полей и работа с ними.

Для перехода между строками и столбцами используются клавиши «», «Tab», «Enter».

Для выделения строки надо щелкнуть на треугольник с левого края стоки.

Для удаления выделенной информации используется клавиша «Delete».

Для вставки нового поля между существующими используется клавиша “Insert”.

Для копирования, отмены предыдущих действий, вырезки, вставки можно использовать сочетания клавиш, принятые в Windows.

Все вышеперечисленные действия можно выполнить, используя меню, раскрывающееся при щелчке правой клавишей мыши.

Перейдем непосредственно к заданию структуры таблицы Абитуриенты.

1) поле «№ п/п»:

• в столбце Имя поля введите «№ п/п»;

• щелкните в ячейке столбца Тип данных и выберите из раскрывающегося списка тип Счетчик; убедитесь в том, что в Свойствах поля свойство Новые значения по умолчанию имеет значение Последовательные. Выбор данного типа и свойства означает, что при добавлении каждой новой записи в таблицу Абитуриенты поле «№ п/п» будет автоматически заполняться уникальными последовательно возрастающими на 1 числами;

• определим данное поле как ключевое. Для задания простого ключа надо щелкнуть на правую клавишу «мыши» в строке, соответствующей выбранному полю, а затем выбрать из раскрывающегося списка надпись «ключевое поле»;

Для следующих полей самостоятельно задайте типы данных и свойства в соответствии с указаниями. При выполнении данного задания подробно ознакомьтесь с краткой характеристикой типов и свойств полей, приведенной выше, а также активно используйте встроенную справочную систему Microsoft Access.

2. поля «Фамилия», «Имя», «Отчество»: текстовое; обязательное; индексированное; для каждого поля задать соответствующую длину;

3. поле «Домашний адрес»: текстовое; значение по умолчанию – г.Красноярск;

4. поле «Телефон»: текстовое; маска ввода 00\-00\-00;;_

(это соответствует виду 11-12-56);

2. поля «Факультет», «Специальность»: предложить значения из раскрывающегося списка.

Первый способ: использование мастера подстановок для создания в таблице поля со списком фиксированных значений.

Мастер подстановок позволяет создать поле, в котором выводится список значений, облегчающий ввод данных. Можно использовать список одного из следующих видов:

• список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или отчета;

• список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.

Поскольку на данном этапе работы у нас нет других таблиц, кроме таблицы Абитуриенты, создадим список постоянных значений, из которого пользователь сможет выбирать значения при вводе информации в данное поле.

Последовательность действий: в столбце Тип данных того поля, с которым вы работаете, выбрать Мастер подстановок, затем – Фиксированный набор значений, нажать кнопку Далее; названия факультетов (специальностей) ввести в столбик в поле под словом Столбец1, нажать кнопку Далее; задать подпись «факультеты» («специальности»), нажать кнопку Готово;

Второй способ: выбрать тип данных Текстовый; в Свойствах поля выбрать вкладку Подстановка; Тип элемента управления - Поле со списком; Тип источника строк - Список значений; Заглавия столбцов – Да; Источник строк – ввести названия факультетов (специальностей), разделяя их ‘;’, при этом в качестве первого элемента списка указать заглавие столбца (напр., Факультеты;ФИСУ;АКФ;); Число строк списка – указать максимальное количество строк в списке; Ограничиться списком – Да (что позволит вводить в данное поле только значения из списка).

2. поле «Средний балл аттестата»: числовое;

размер поля – с плавающей точкой;

формат поля – фиксированный; число десятичных знаков (после запятой) – 1;

условие на значение: >=3 And <=5 ;

сообщение об ошибке: « Значение должно быть >=3 и <=5 !!!».