- •Глава 3. Анализ работы
- •3.1. Обзор
- •3.2. Характер анализа работы
- •3.2.1. Использование информации, полученной в результате анализа работы
- •3.2.2. Этапы анализа работы
- •3.3. Методы сбора информации для анализа работы
- •3.3.1. Введение
- •3.3.2. Интервью
- •3.3.3. Опросные листы
- •3.3.4. Наблюдение
- •3.3.5. Ежедневник/журнал респондента
- •Бланк анализа работы
- •3.3.6. Количественные методы анализа работы
- •3.4. Составление описания работы
- •3.4.2. Краткое описание работы
- •3.4.3. Отношения
- •3.4.4. Обязанности и ответственность
- •3.4.5. Полномочия
- •3.4.6. Стандарты исполнения
- •3.4.7. Условия труда и окружающая среда
- •3.4.8. Основные принципы описания работ
- •3.5. Применение в малом бизнесе
- •3.5.1. Практический подход
- •3.6. Описание спецификации работы
- •3.6.1. Спецификация для обученного персонала в сравнении со спецификацией для
- •3.6.2. Спецификация работы, основанная на субъективном мнении
- •3.6.3. Спецификация работы, основанная на статистическом анализе
- •3.7. Обзор главы
3.3. Методы сбора информации для анализа работы
3.3.1. Введение
Ваш следующий шаг — это непосредственный сбор информации о должностных обязанностях, ответственности и деятельности работника на рабочем месте. Существует множество методов, которые Вы можете использовать для сбора этой информации. В этом разделе мы обсудим наиболее важные из них. На практике Вы можете использовать любой из приведенных методов или комбинировать наиболее соответствующие Вашим целям. Например, опрос может подходить для разработки описания рабочего места, тогда как опросный лист, используемый для анализа рабочего места, который мы обсудим позже, более подходит для определения стоимости работы и размера компенсаций.
Кто собирает информацию для анализа работы?
В сборе информации для анализа работы обычно участвуют сотрудники отдела человеческих ресурсов, работник и его непосредственный начальник. Сотрудник отдела человеческих ресурсов (это может быть менеджер по персоналу, специалист по анализу работы или консультант) может попросить изучить и проанализировать работу, а затем составить ее описание и спецификацию. Также требуется участие работника и его начальника, например, для заполнения опросных листов с перечнем работ, выполняемых на рабочем месте. И сотрудника, и начальника могут попросить просмотреть выводы, сделанные специалистом по анализу работы, которая выполняется на его рабочем месте, и перечень связанных с ней обязанностей. Таким образом, анализ работы подразумевает совместную работу специалиста, работника и его начальника.
Анализ работы и равные права на работу
Анализ работы играет важную роль в попытках работодателей следовать законодательству о равных правах на работу. Инструкции правительства и решения суда побуждают предпринимателей проводить тщательный анализ работы перед использованием определенных инструментов (например, тестов) для определения профпри-
53
54
годности. Основная причина заключается в следующем. Работодатель должен быть способен показать, что его инструменты для определения профпригодности и методики оценки эффективности труда действительно связаны с эффективностью труда на данном рабочем месте. Для того, чтобы выполнить эту задачу, требуется квалифицированный специалист по анализу работы. Наиболее распространенные методы сбора информации для анализа работы обсуждаются далее.
3.3.2. Интервью
Для сбора данных, необходимых для анализа работы, используется три типа интервью: индивидуальное интервью с каждым работником; групповое интервью с группой работников, выполняющих одни и те же обязанности, и опрос руководящих работников, которые хорошо осведомлены об анализируемой работе. Групповые опросы проводятся в тех случаях, когда большое количество работников выполняют схожую или одинаковую работу, так как это быстрый и недорогой способ получения необходимой информации о работе. Как правило, на групповых опросах присутствует непосредственный начальник опрашиваемых работников, а если нет, то Вам следует опросить начальника отдельно, чтобы знать его взгляды на обязанности и ответственность на рабочем месте.
Какой бы из опросов Вы ни использовали, очень важно, чтобы респонденты ясно понимали причину проведения интервью, так как существует тенденция неправильного истолкования таких опросов, как “оценки производительности труда”. Когда преобладает такое мнение, интервьюируемые могут не очень охотно описывать свою работу или работу своих подчиненных.
За и против
Интервью — возможно, самый распространенный способ определения обязанностей и ответственности, соответствующих рабочему месту, и его распространенность говорит о его преимуществах. Самое важное достоинство заключается в том, что опрос позволяет работнику рассказать о своем поведении и рабочей деятельности, которые иначе никогда бы не были обнаружены. Например, важные виды деятельности, возникающие только эпизодически, или неформальное общение (скажем, между управляющим производственного отдела и менеджером по сбыту), которые не отображены в оргструктуре компании, могут быть обнаружены опытным специалистом в процессе опроса. Кроме того, опрос может помочь объяснить необходимость и функции анализа работы. Опрос также позволяет открыто выразить респонденту его взгляды и жалобы, которые в противном случае могли бы остаться не замеченными управляющим.
Основная проблема, связанная с данным методом,—это искажение информации вследствие как прямой фальсификации, так и честного ошибочного понимания. Анализ работы часто используется как первая ступень в изменении заработной платы. Поэтому работники склонны преувеличивать некоторые свои обязанности и преуменьшать другие. Получение корректной информации может, таким образом, оказаться медленным и полезным процессом.
Типичные вопросы
Несмотря на недостатки, опросы широко используются. Они включают некоторые типичные вопросы.
В чем заключается выполняемая работа?
В чем заключаются основные должностные обязанности? Что конкретно Вы делаете?
Где Вы работаете, место Вашей работы?
Каковы требования к образованию, подготовке, навыкам (в тех видах деятельности, для которых это свойственно) и какие лицензии и сертификаты требуются?
В каких мероприятиях Вы принимаете участие?
54
55
Опросный лист
ФАМИЛИЯ
НАЗВАНИЕ РАБОТЫ
ДЕПАРТАМЕНТ
НОМЕР РАБОТЫ
ФИО НАЧАЛЬНИКА
ДОЛЖНОСТЬ
1. КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ: Кратко опишите своими словами Ваши основные обязанности. Если Вы отвечаете за заполнение отчетов/протоколов, то заполните раздел 8.
2. СПЕЦИАЛЬНЫЕ КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ: Укажите все лицензии, разрешения, сертификаты и т, д., необходимые для выполнения Ваших должностных обязанностей.
3. ОБОРУДОВАНИЕ: Перечислите все оборудование, машины или инструменты (например, печатная машинка, калькулятор, автотранспортное средство, дрели, прессы и т, д.), с которым Вы должны работать в силу Ваших должностных обязанностей.
ОБОРУДОВАНИЕ СРЕДНЕЕ
КОЛИЧЕСТВО ЧАСОВ РАБОТЫ В НЕДЕЛЮ
4. РЕГУЛЯРНО ВЫПОЛНЯЕМЫЕ ОБЯЗАННОСТИ: Дайте общее описание должностных обязанностей, которые Вы регулярно выполняете. Пожалуйста, изложите данные обязанности в порядке убывания значимости и процента затрачиваемого на них времени в месяц. Укажите так много обязанностей, как это возможно, в случае необходимости приложите дополнительные листы,
5. КОНТАКТЫ: Требует ли Ваша работа каких-либо контактов с персоналом других департаментов (отделов), внешних организаций или агентств. Если да, пожалуйста, укажите обязанности, для выполнения которых необходимы данные контакты, и частоту их возникновения.
6. РУКОВОДСТВО: Входит ли в Ваши должностные обязанности деятельность, связанная с руководством, подчиненными? ( ) Да ( ) Нет. Если Да, пожалуйста, заполните дополнительный опросный лист для анализа рабочего места руководящих работников и приложите его к данной форме. Если Вы отвечаете за работу других, но при этом не осуществляете непосредственное руководство ими, пожалуйста, объясните.
7. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ: Пожалуйста, опишите, какие решения Вы принимаете при выполнении Ваших регулярных обязанностей.
55
56
Каковы будут вероятные последствия, если Вы (а) примете неправильное решение или сделаете неправильный вывод или (б) неправильное действие?
8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ ЗАПИСЕЙ: Перечислите отчеты или дела, которые Вы должны подготавливать или вести. Укажите в общем, для кого эти отчеты предназначены.
9. ЧАСТОТА УПРАВЛЕНИЯ: Как часто Вы должны консультироваться с Вашим непосредственным начальником или другим работником компании при принятии решений или определении правильного направления действий?
( ) Часто ( ) Иногда ( ) Редко ( ) Никогда
10. УСЛОВИЯ РАБОТЫ: Пожалуйста, опишите условия, в которых Вы работаете: в помещении, вне помещения, зона кондиционированного воздуха и т. д. Укажите все вредные и необычные условия работы,
11. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ ДАННОЙ РАБОТОЙ: Пожалуйста, укажите, какие, по Вашему мнению, необходимы минимальные требования для того чтобы удовлетворительно выполнять Вашу работу.
(а) Образование:
Минимальное количество оконченных учебных классов в школе.
Количество лет
Специализированное или общее
(б) Опыт:
Тип
Количество лет
(в) Специальное обучение:
ТИП КОЛИЧЕСТВО ЛЕТ
(г) Специальные навыки
Умение печатать: _______слов в мин.
Стенографирование ______ слов в мин.
Прочее:
12. ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: Пожалуйста, приведите дополнительную информацию, которая не вошла ни в один из предыдущих разделов и которая, по Вашему мнению, могла бы оказаться важной при описании Вашей должности.
ПОДПИСЬ РАБОТНИКА ____________________ ДАТА
Рис. 3.2. Опросный лист для анализа рабочего места при разработке описания работы
Каковы Ваши обязанности и ответственность на рабочем месте?
Какие основные инструкции и нормы регламентируют Вашу работу?
Что конкретно влекут за собой мероприятия, в которых Вы принимаете участие?
Какова Ваша ответственность?
Каковы окружающие условия и условия работы?
Какова физическая нагрузка на Вашем рабочем месте?
Эмоциональная и интеллектуальная?
Каковы условия работы с точки зрения опасности для здоровья?
Есть ли какие-либо опасные или необычные условия работы, в которых Вам приходиться работать?
56
57
Кроме этих открытых вопросов существуют более структурированные (с набором ответов), которые, по общему мнению, предпочтительнее. Один из таких опросных листов, используемых при анализе работы, приведен далее. В него включены серии подробных вопросов, касающихся общих целей работы, ответственности за управление подчиненными, обязанностей на рабочем месте, а также требуемых образования, опыта и навыков. Такой лист может заполняться специалистом по анализу в процессе наблюдения за выполняемой работой или непосредственно самим исполнителем.
Рекомендации для проведения интервью
Есть несколько моментов, о которых следует помнить при проведении интервью для анализа работы.
Во-первых, если Вы проводите анализ работы, то Вы и непосредственный начальник должны работать совместно. Выявите работников, обладающих знаниями о работе, а также работников, на которых можно рассчитывать в плане объективности при описании своих обязанностей и ответственности.
Во-вторых, Вы должны установить взаимопонимание с интервьюируемым. Для этого необходимо знать его имя, говорить на простом понятном языке, кратко объяснять цели интервью и объяснить работнику, как он был отобран для интервью.
В-третьих, при проведении интервью разумнее всего следовать четкому плану опроса или использовать опросный лист со списком вопросов, в котором оставлено место для того, чтобы вписать туда ответы. Это поможет Вам продумать наиболее важные вопросы заранее, а все интервьюируемые (если их больше, чем один) ответят на все интересующие Вас вопросы. Однако, следует обеспечить некоторую свободу в ответах и сформулировать некоторые “открытые” вопросы, такие, как “Осталось ли что-нибудь, что мы не предусмотрели в наших вопросах?”.
В-четвертых, если обязанности не выполняются регулярно (например, работник не выполняет один и тот же вид работы снова и снова много раз подряд в течение дня), Вам следует попросить работника перечислить свои обязанности в порядке их важности и частоты возникновения. Это поможет не упустить очень важные, но редко выполняемые обязанности, такие как срочные вызовы медсестры.
И, наконец, после завершения опроса просмотрите и проверьте данные. Обычно это делается посредством проверки информации с непосредственным начальником интервьюируемого и самим интервьюируемым.