- •1. Основы делопроизводства и корреспонденции
- •1.1. Понятия «делопроизводство», «корреспонденция». Место и роль делопроизводства в системе управленческого труда
- •1.2. Сущность документирования. Документы и их классификация
- •1.3. Единая государственная система делопроизводства (егсд). Ответственность руководителей предприятий за организацию и ведение делопроизводства
- •Основные документы, регламентирующие делопроизводство в егсд Беларуси
- •1.4. Стандартизация и унификация документов в делопроизводстве
- •1.5. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Служба документационного обеспечения управления (доу)
- •2. Организация работы с документами
- •2.1. Основные документы управления. Рациональная организация документооборота
- •2.2. Обработка входящих документов
- •2.3 Работа с исходящими и входящими документами
- •2.4. Контроль исполнения документов
- •2.5. Систематизация документов. Порядок формирования и оформления дел
- •2.6. Подготовка документов к передаче на архивное хранение
- •3. Правила оформления управленческих документов
- •3.1. Требования к бланкам управленческих документов
- •3.2. Оформление постоянных реквизитов бланков (а)
- •3.3. Оформление заполняемых реквизитов бланков (б)
- •3.4. Составление текстов служебных документов (в)
- •3.5. Порядок согласования и удостоверения документов (г, д)
- •3.6. Служебные отметки на документе
- •4. Конфиденциальное делопроизводство
- •4.1. Коммерческая тайна и конфиденциальное делопроизводство
- •4.2. Условия отнесения информации к кт предприятия
- •4.3. Ведение делопроизводства, обеспечивающего сохранность конфиденциальных сведений
- •5. Корреспонденция предприятия
- •5.1. Служебное письмо, его назначение и функции. Классификация корреспонденции предприятия
- •Классификация корреспонденции
- •5.2. Правила оформления. Стиль и язык служебного письма
- •6. Составление и оформление договоров (контрактов)
- •6.1. Понятие «договор». Требования и правила составления договора
- •6.2. Корреспонденция по заключению и исполнению договоров
- •7. Документы по личному составу предприятия
- •7.1. Документирование приема, перемещения и увольнения работников
- •7.2. Оформление трудовых контрактов
- •7.3. Приказы по личному составу и особенности их оформления
- •7.4. Заполнение трудовых книжек, личных карточек работников
- •7.5. Формирование и ведение личных дел
- •Форма журнального учета выдачи документов с грифом «кт»
- •Литература
- •Содержание
- •Делопроизводство и корреспонденция
- •220050. Минск, Свердлова, 13.
3.6. Служебные отметки на документе
Рассмотрим служебные реквизиты документа. Резолюция (Е.1). В резолюции даются указания по исполнению документа. Резолюция включает:
фамилию и инициалы исполнителя (-лей);
содержание поручения;
срок исполнения;
подпись руководителя;
дату наложения резолюции.
Па документе должно быть не более одной резолюции. После-™ дующие резолюции руководителя необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Резолюция выполняется рукописным способом под реквизитом
«Адресат» или на любой свободной от текста площади, параллельно
или под углом к основному тексту.
Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя.
Общие указания в резолюции выражают с помощью предлога «к» например, «К сведению»; «К исполнению».
Конкретные указания выражают в повелительном наклонении или неопределенной формой глагола, например, «Срочно примите меры».
В практике делопроизводства можно встретить неверный вариант резолюции: «Для сведения», «Для использования» или «До сведения». Это неверно, следует использовать модели резолюции только с предлогом «К».
Пример резолюции:
Иванову И.О.
Прошу подготовить заключение к 12.06.2004
Подпись 23.04.04
Отметка о контроле (Е.2). Проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из буквы «К» или слова «КОНТРОЛЬ», которые проставляются на левом ноле первой страницы документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным (синим, зеленым) цветом.
Фамилия исполнителя и номер его телефона (Е.3). Располагают на лицевой стороне (на оборотной стороне) последнего листа документа, начиная от границы левого поля.
Реквизит обязателен в исходящих документах и служит для оперативной связи с тем, кто составил документ, с целью уточнения либо разъяснения затронутых в документе вопросов.
Например: Семенов 250-35-45
Ниже этого реквизита допускается указывать индекс машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания.
Отметка о заверении копии (Е.4). В правом верхнем углу документа отмечают: «Копия». Затем, начиная от левой границы поля, ниже реквизита «Подпись» помещают заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:
Верно
Инспектор отдела кадров (подпись) О. К. Крылова
10.02.2004
При пересылке копии документа или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (Е.5). Этот реквизит располагают, начиная от границы левого поля. Он включает:
надпись «В дело» и индекс дела, в котором будет храниться документ;
краткие сведения об исполнении или ссылка на дату и номер соответствующего документа;
подпись исполнителя;
- дату. Например:
В дело №5-35
Подготовлен ответ № 13-17/214 от 8.02.2005
(подпись) И. О. Фамилия
10.02.2005
Отметка о переносе данных на магнитный носитель (Е.6)
поисковые данные. Реквизит оформляют с отступом (абзацем). Он включает:
запись «Информация перенесена на магнитный носитель»;
дату переноса;
подпись лица, ответственного за перенос данных.
Следует отметить, что в существующем виде данный реквизит не вполне отвечает требованиям автоматизации делопроизводства, поскольку в нем отсутствуют поисковые данные. В
ГОСТР 6.30-97 вместо реквизита «Отметка о переносе данных на магнитный носитель» используется реквизит «Отметка для автоматического поиска документа», который содержит имя файла, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные.
Отметка о поступлении (Е.7). Реквизит проставляется на входящих документах в правом нижнем углу первой страницы документа - это регистрационный штамп (рис. 2).
На общий бланк наносят реквизиты (типографским способом): А.4 (герб, эмблема, автор документа), А.7 (название вида документа), А.8 (место составления документа), Б.1 (код организации) и ограничительные отметки и линии для реквизитов: Б.2 - Б.4 (код документа, дата, индекс документа), Б.7 (адресат), Д.2 (гриф утверждения), В.1 (заголовок к тексту), Е.2 (отметка о контроле).
На бланк письма наносят реквизиты (типографским способом): АЛ - А.6 (герб, эмблема, автор документа, адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные), Б. 1 (код организации) и ограничительные отметки и линии для реквизитов: Б.2 - Б.5 (код документа, дата, индекс документа, ссылка на дату и индекс входящего документа), Б.7 (адресат), В.1 (заголовок к тексту), Е.2 (отметка о контроле).
В приложении 4 рассмотрены особенности оформления отдельных видов документов (характеристика документов, их структура, состав реквизитов).