- •1. Основы делопроизводства и корреспонденции
- •1.1. Понятия «делопроизводство», «корреспонденция». Место и роль делопроизводства в системе управленческого труда
- •1.2. Сущность документирования. Документы и их классификация
- •1.3. Единая государственная система делопроизводства (егсд). Ответственность руководителей предприятий за организацию и ведение делопроизводства
- •Основные документы, регламентирующие делопроизводство в егсд Беларуси
- •1.4. Стандартизация и унификация документов в делопроизводстве
- •1.5. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Служба документационного обеспечения управления (доу)
- •2. Организация работы с документами
- •2.1. Основные документы управления. Рациональная организация документооборота
- •2.2. Обработка входящих документов
- •2.3 Работа с исходящими и входящими документами
- •2.4. Контроль исполнения документов
- •2.5. Систематизация документов. Порядок формирования и оформления дел
- •2.6. Подготовка документов к передаче на архивное хранение
- •3. Правила оформления управленческих документов
- •3.1. Требования к бланкам управленческих документов
- •3.2. Оформление постоянных реквизитов бланков (а)
- •3.3. Оформление заполняемых реквизитов бланков (б)
- •3.4. Составление текстов служебных документов (в)
- •3.5. Порядок согласования и удостоверения документов (г, д)
- •3.6. Служебные отметки на документе
- •4. Конфиденциальное делопроизводство
- •4.1. Коммерческая тайна и конфиденциальное делопроизводство
- •4.2. Условия отнесения информации к кт предприятия
- •4.3. Ведение делопроизводства, обеспечивающего сохранность конфиденциальных сведений
- •5. Корреспонденция предприятия
- •5.1. Служебное письмо, его назначение и функции. Классификация корреспонденции предприятия
- •Классификация корреспонденции
- •5.2. Правила оформления. Стиль и язык служебного письма
- •6. Составление и оформление договоров (контрактов)
- •6.1. Понятие «договор». Требования и правила составления договора
- •6.2. Корреспонденция по заключению и исполнению договоров
- •7. Документы по личному составу предприятия
- •7.1. Документирование приема, перемещения и увольнения работников
- •7.2. Оформление трудовых контрактов
- •7.3. Приказы по личному составу и особенности их оформления
- •7.4. Заполнение трудовых книжек, личных карточек работников
- •7.5. Формирование и ведение личных дел
- •Форма журнального учета выдачи документов с грифом «кт»
- •Литература
- •Содержание
- •Делопроизводство и корреспонденция
- •220050. Минск, Свердлова, 13.
1.5. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Служба документационного обеспечения управления (доу)
Делопроизводство на предприятиях имеет три основные формы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную. Выбор формы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры предприятия, объема документооборота и пр.
При централизованной форме ведения делопроизводства все операции, связанные с документационным обеспечением, сосредотачиваются в одном для всего предприятия подразделении или у секретаря. Такая форма чаще всего применяется на предприятиях, в которых объем работы с документами небольшой. Достоинства формы:
освобождение основных структур подразделения от вспомогательных операций с документами;
высокий уровень качества обработки документов;
полная и равномерная загрузка работников делопроизводственных служб.
При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в каждом структурном подразделении.
Смешанная форма делопроизводства применяется обычно на крупных предприятиях со значительным объемом обрабатываемой документации, где наиболее трудоемкие процессы по приему, учету и отправке корреспонденции осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), а другие - соответствующие структурные подразделения. Достоинствами этой формы являются:
полная механизация (автоматизация) работы с документами;
рациональное использование технических средств делопроизводства.
Документационное обеспечение управления на предприятии осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
В зависимости от объема документооборота, принадлежности к определенной группе организаций могут быть следующие службы ДОУ: управление делами (в министерствах и ведомствах); канцелярия
(на предприятиях, в ВУЗ-ах и др. организациях); общий отдел (в общественных организациях).
На предприятиях, не имеющих службы ДОУ, ее функции7 выполняет секретарь-референт, секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.
Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, законодательными и нормативно-правовыми актами РБ, а деятельность работников службы ДОУ - должностными инструкциями.
В настоящее время в Беларуси произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией коммерческой деятельности предприятий. Ручная обработка документов не позволяет вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Поэтому перед службами ДОУ стоит задача более тесной увязки работы с автоматизированными системами управления (АСУ) на основе унифицированных систем документации и рационального документооборота.
1.6. Средства организационной техники в делопроизводстве
Одним из способов повышения эффективности делопроизводства является внедрение прогрессивных технологических средств в документирование и организацию работы с документами.
Комплекс технических средств для механизации и автоматизации управленческих процессов носит название «средства организационной техники» (оргтехника). В делопроизводстве используются средства оргтехники для:
копирования и оперативного размножения документов;
создания текстовых документов;
обработки документов;
поиска, хранения, пересылки документов;
административно-управленческой связи.
1). Копирование - получение небольшого количества копий с оригинала (от 5 до 20 экземпляров). В настоящее время существуют
7 Основными функциями службы ДОУ являются: организация единой системы делопроизводства и контроль соблюдения нормативов ЕГСД; обучение работников основам делопроизводства; работа с входящими, исходящими, внутренними документами.
следующие основные виды копирования: электрофотографическое копирование; термокопирование; электронно-искровое копирование; фотокопирование. Наиболее перспективным способом является электрофотографическое копирование (свыше 50 % всех копий, получаемых в мире).
Поскольку первыми распространенными электрофотографическими аппаратами в нашей стране стали аппараты фирмы «Rank Xerox», то слова «ксерокс» и «ксерокопия» стали нарицательными для обозначения всех электрофотографических копировальных аппаратов и сделанных на них копий.
Оперативное размножение документов - получение значительного количества копий (свыше 20 экз.), причем для размножения используется не сам оригинал, а печатная форма, изготовленная с него. В настоящее время оперативное размножение осуществляется с помощью офсетной, трафаретной, ризографической печати (новая технология сочетает достижения современной цифровой электроники с надежностью традиционной трафаретной печати).
2). Основные виды средств оргтехники для составления документов — это пишущие машины и персонажные компьютеры8. Последние выступают также средством обработки, поиска, пересылки информации - 3), 4). Существует множество программ (текстовых редакторов или процессоров) для составления и редактирования служебных документов.
5). К средствам административно-управленческой связи относят: радиосвязь, внутриофисная связь, телеконференции, телеграф, Телекс, Телетайп, телефакс, электронная почта.
Существуют различные средства радиосвязи: радиотелефон (телефонный аппарат, совмещенный с радиостанцией, который соединен с телефонной станцией не по проводам, а по радиоканалам); сотовый радиотелефон; пейджер (это малогабаритный цифровой приемник информации с экраном для вывода принятых сообщений); автоответчик (телефон со встроенным в него магнитофоном для приема сообщений в отсутствие получателя).
8 Любой компьютер состоит из обязательных компонентов: системного блока, монитора и клавиатуры. По мере необходимости к нему могут быть подключены и другие устройства (манипулятор «мышь», принтер и пр.).
Отличие сотового радиотелефона от обычного состоит в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разбивается на множество небольших зон, обслуживаемых своим передатчиком. Эти зоны на плане города напоминают рисунок пчелиных сот, от чего и произошло название данного вида связи. При разговоре сотовый радиотелефон связывается с тем передатчиком, в зоне обслуживания которого он находится.
В качестве внутриофисной связи используют мини-АТС. АТС дает возможность переключать разговор на другого работника или подключать его к разговору, переадресовывать звонки на другой аппарат, вести разговор сразу с несколькими сотрудниками. Каждый абонент мини АТС имеет свой внутренний номер, а для выхода на городскую АТС необходимо предварительно набрать код.
Одним из наиболее эффективных средств связи, обеспечивающих возможность продуктивных деловых переговоров на расстоянии, стали телеконференции (аудио-, видеотелеконференция, телесеминар) с использованием телефонных каналов, компьютерных сетей.
По подсчетам экспертов, командировочные расходы в США сравнялись к концу XX в. с суммой расходов на оборонную промышленностъ. Эти расходы особенно велики у компаний, которые осуществляют совместные зарубежные проекты, требующие постоянных встреч специалистов.
Телеграф является исторически первым видом электрической связи, позволившим радикально сократить время передачи международных сообщений. Телеграфная сеть обеспечивает более надежную, чем телефонная, передачу сообщений (телеграмм) и нередко является единственно доступным видом связи для отдаленных районов.
Один из первых телеграфных аппаратов был продемонстрирован русским дипломатом П.Л. Шиггингом в Петербурге в 1832 г. Первая телеграфная линия (длиной 21 км) была построена в Великобритании в 1838 г. Куком и Уитстоном. Через 23 года была проложена первая трансконтинентальная линия. Помимо телеграфной сети общего пользования, существуют также сети абонентского телеграфа, предназначенные для обмена служебной текстовой информацией между организациями9:
9На практике названия «телекс» и «телетайп» используют также для обозначения: сообщения, передаваемого по соответствующей сети; конечного устройства для приема и передачи сообщения; абонентского номера соответствующей сети.
Телекс (охватывает практически все страны мира, число абонентских пунктов около 2 млн.);
Телетайп (отличается от Телекса принимающим устройством, которое позволяет записать сообщение при отсутствии связи и автоматически его передать после установления связи).
Телетайп — фирменное наименование ряда аппаратов, разработанных «Те1еtуре Corporation» («Телетайп Корпорейшн»), которое стало нарицательным.
В последнее время число.абонентов телеграфной сети общего пользования стало снижаться, поскольку все больше пользователей отдают предпочтение факсимильной связи и электронной почте. Абонентские пункты сети сохраняются, как правило, на крупных предприятиях.
Телефакс - устройство для передачи неподвижных изображений по телефонным линиям. Телефакс рассчитан на передачу с невысоким качеством изображений, выполненных на стандартных листах бумаги.
В настоящее время под электронной почтой подразумевается организованная система связи между компьютерами. Термин «E-mail» используется для обозначения самого сообщения, пересылаемого между компьютерами, и для обозначения адреса абонента в сетях.
Для структуры и стиля международных сообщений, посылаемых электронной почтой, пока не выработаны какие-либо общепризнанные рекомендации.