5.2. Правила оформления. Стиль и язык служебного письма

Подготовка письма включает определенные стадии (см. тему 2). Официальные письма оформляются на бланке для писем формата А4 или А5. Письмо содержит определенные реквизиты (см. тему 3). В письмах название вида документа (А. 7) не указывается, за исключе­нием гарантийного письма.

Текст служебного письма - это мощный инструмент проведения стратегии фирмы, и его необходимо уметь правильно ис­пользовать.

Основные требования к тексту:

• краткость (оптимальный размер - одна-полторы страницы формата А4.);

• убедительность (зависит от умения составителя письма выра­зить интересы адресата);

• информативность и доказательность;

• объективность и ясность.

В Англии унифицированный стиль официального общения при­нят под названием «Зип-Код», что буквально означает «Код­ер молния». Унифицированность, краткость, максимальная информационная загруженность каждого слова - основные поло­жения, которыми необходимо руководствоваться при написа­нии официальной корреспонденции.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются причины, послужившие основа­нием для составления письма, сопровождаемые ссылками на факты, Даты, документы. Например, «Согласно контракту № 24, нами полу-

чена 26.01.2005 партия № 3 телевизоров «Sопу», в которой обнару­жен один телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от 26.01.2004 № 12.)...».

В основной части формулируется его основная цель: просьба, предложение, отказ и т.д. Например: «Просим в течение 10 банков­ских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор (согласно п.4.2 нашего контракта)».

Тон письма должен быть корректным, деловым, уважительным. Язык и стиль официальной переписки принципиально отличается от личных писем. Содержание служебных писем основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущ­ность официальной переписки и предопределяет характер и содержа­ние писем, их стиль и язык. Такой стиль изложения можно назвать формально-логическим.

Письмо рекомендуется начинать со слов обращения: «Уважае­мый (многоуважаемый) И.О.!», «Уважаемые господа!». Деловое письмо следует излагать от имени коллективного лица («мы») или указать название предприятия.

Практически во всех странах мира письма составляются от

имени коллективного субъекта (ИСО).

Из психологических соображений рекомендуется начинать де­ловое письмо с изложения позиций предприятия, если по рассмотрен­ному вопросу принято положительное решение. Не следует начинать письмо с констатации отказа: прежде чем сформулировать отказ, не­обходимо объяснить, чем он вызван.

По мнению специалистов особенно трудно составить писъмо-

отказ.

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть крайнюю заинтере­сованность предприятия в ее исполнении.

В конце письма желательно выразить слова благодарности адре­сату за рассмотрение сути излагаемого вопроса и надежду на положи­тельное решение вопроса.

Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль (например, в многоаспектных письмах изложение каждого аспекта следует начинать с нового абза­ца).

Большую экономию времени при составлении официальных пи­сем с однотипной информацией дают типовые тексты (стереотипные тексты, на основе которых может быть построен текст нового письма) и тексты-трафареты (текст с пробелами, предназначенными для за­полнения их переменной информацией), упрощающие процесс со­ставления и печатания писем.

5.3. Международная корреспонденция

При оформлении писем иностранным деловым партнерам необ­ходимо учитывать, что они составляются по иным правилам. Между­народными стандартами ИСО (180) определены общие правила раз­работки бланков, размеры текстовых областей и полей, а также состав и расположение основных реквизитов.

В практике международной корреспонденции существует множество подходов к расположению реквизитов на бланке письма. Зачастую они отличаются от порядка, установленного в стандартах ИСО.

Наибольшее распространение при оформлении писем имеет «блоковый стиль», который отличают следующие черты:

• фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, про­ставляется в левом углу сверху;

• фамилия и должность отправителя письма указываются ниже его подписи;

• отсутствие пунктуации в адресе, а также после заключитель­ной формы вежливости;

• текст печатается от левого поля без отступа, части текста разделяются увеличенным межстрочным интервалом.

Официальные письма иностранному партнеру печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 см) и могут включать реквизиты, приведенные на рис. 9:

1. Сведения об отправителе. (Issuer field) Отправителем пись­ма может быть юридическое или физическое лицо. В сведениях ука­зываются: наименование организации, товарный знак, почтовый и те­леграфный адрес, номер телефона, телекса, телефакса. Под названием организации может быть указан род ее деятельности.

1
2	2
3	3
4
5
6
7
8
9
10
11	11
12	12
13
14
15
16

1.Сведения об отправителе (Issuerfield). 9.3аголовок к тексту (Subject Line).

2.Ссылки на индексы отправите- 10. Текст (Body of the Letter).

ля/получателя (Reference Line). 11. Заключительная формула вежливо-

3 .Дата (Date). ста (Complimentary Close).

4.Специальные почтовые отметки. 12. Подпись (Signature).

5.Уведомление о конфиденциальности. 13. Пометка об исполнителях.

6.«Внутренний адрес» (The Inside Ad- 14. Отметка о наличии приложения

dress). (Enclosure).

7.Указание на конкретное лицо, «К све- 15. Указание на рассылку копий данно-

дению» (Attention Line). го письма (CCNotation).

8. Вступительное обращение (Salution). 16. Постскриптум.

Рис. 9. Формуляр-образец международного письма

В названиях коммерческих предприятий могут присутствовать слова: Limited (сокращенно Ltd) - компания с ограниченной от­ветственностью (Limited liability company); Incorporated (Inc.) -корпорация. Сокращение «& Co.» означает товарищество ме-

жду двумя и более людьми. Если речь идет о семейном концерне, то добавляются слова «сын», «сыновья», «братья». Если после названия фирмы нет указанных отметок, то это часто означает, что речь идет о единственном человеке, веду­щем дело от своего лица и за свой счет.

Во избежание перегрузки справочной информацией некоторые

сведения об отправителе (например, абонентские номера) переносят в

нижнюю часть листа.

2. Ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line). В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки («ваша ссылка», «наша ссылка») - цифровые или буквенные обозначения составителя, письма, машинистки, отдела, фирмы, номе­ ра дела и т.д. Например, 456/23, где 456 - порядковый номер письма, а 23 - номер отдела; ДС/МР, где ДС - инициалы составителя, a MP - инициалы его секретаря.

Если в письме присутствуют обе ссылки (на адресата и состави­теля), то сначала дается ссылка на поступивший документ, а затем указание о том, как надо ссылаться на данное письмо. Например:

Your reference: MP/DC/101 - Ваша ссылка: MP/DC/101,

где MP - инициалы автора, DC - инициалы его секретаря, 101 - по­рядковый номер документа, или:

Our reference: MP/101 -Наша ссылка: MP/101.

Ссылка может иметь вид

In your reply please refer to EL/KD/15 - В Вашем ответе просим сослаться на EL/KD/15.

3. Дата (Date), В иностранной корреспонденции дата письма проставляется обычно отдельной строкой в его верхней правой (ле­ вой) части. Определенные сложности могут возникать при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601:1988 рекомендует цифровой способ оформления даты в следующей последовательности: год, ме­ сяц, день: 2005-04-01.

В Великобритании принято сначала указывать день, а затем ме­сяц и год. В США - месяц, день, год. В силу различия английской и американской традиций при цифровом написании даты могут возни­кать ошибки в понимании даты. Однозначное понимание даты обес­печивает ее словесно-цифровое написание:

10 June 2005 (британский способ оформления даты)

или

June 10, 2005 (американский способ оформления даты).

4. Специальные почтовые отметки. Если письмо отправляет­ ся не обычной почтой, об этом может быть сделано специальное указание под строкой с датой, например:

January 10, 2004 EXPRESS MALL

5. Уведомление о конфиденциальности. Уведомление PER-SONAL или CONFIDENTIAL соответственно означает, что письмо мо­жет быть вскрыто только адресатом или доверенным кругом лиц (эта же запись делается на конверте).

6. «Внутренний адрес» (The Inside Address). Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны. Количество строк во «внутреннем адресе» (почтовом адресе) рекомендуется ограничивать шестью.

Стандарт ИСО 11180:1993 содержит лишь рекомендации, как придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса юридических лиц ис­пользуются следующие элементы (адресные сведения указываются в той же последовательности, что и на конверте):

• название организации;

• деятельность;

• отдел или подразделение организации;

• полный почтовый адрес.

Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку и страну назна­чения.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже - название фирмы, затем почтовый адрес:

Mr. G.H. Black, Chairman,

A. Smith and Cj., Ltd

London SWL 75 С ENGLAND

Перед фамилией следует указывать имя или инициалы (в анг­лийском языке инициалы пишутся всегда перед фамилией.). Имя и фамилию лица следует писать так же, как они даны в подписи на по­ступившем документе.

При написании почтового адреса принята следующая последо­вательность элементов: номер дома, название улицы, название города, индекс, название страны. Например:

34-41 Крейгроуд Болтон БЛ4 8ТФ ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

При первом направлении письма в неизвестную компанию вместо названия иногда используется условная замена «XUZ Com­pany».

5. Указание на конкретное лицо (указание на желательность ознакомления), «К сведению» (Attention Line). Альтернативой включе­ния имени и должности получателя в реквизит «адрес» является вне­сение их в графу «К сведению». Это особый элемент письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, если автор заинтересован, чтобы его письмо гюступило конкретному лицу. Эта отметка (указание на конкретное лицо) помещается отдельной стро­кой под адресом:

Attention: Mr. P. Cooper

Размещение данного реквизита допустимо в адресном блоке по­сле названия организации.

8. Вступительное обращение (Salution). Обращение в письме, помимо собственной очевидной функции, является также формой приветствия адресата. Конкретная форма обращения зависит от круга адресуемых лиц, наличия сведений о должностном положении адреса­та, степени доверительных отношений и т.д.

Обычно необходимая для последующего корректного обращения информация содержится в полученном ответе.

В первом письме, когда в распоряжении отправителя имеются только адресные сведения, используются следующие формы обраще­ния:

• Уважаемые господа - к организации в целом: Dear Sirs (Gentlemen - в США);

• Уважаемый господин - к мужчине, если неизвестно его имя: Dear Sir;

• Уважаемая госпожа - к женщине, если неизвестно ее имя Dear Madam;

• Уважаемый г-н Смит - к мужчине: Dear Mr. Smith;

• Уважаемая г-жа Смит - к женщине: Dear Mrs. Smith (к за­мужней женщине); Dear Miss Smith (к незамужней женщине); Dear Ms. Smith (к женщине, если неизвестно ее семейное положение).

Имя и инициалы адресата в таких случаях обычно опускаются: после вступительного обращения ставиться запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

9, Заголовок к тексту (Subject Line). В письмах зарубежных корреспондентов заголовок к тексту не является обязательным эле­ментом письма. Если заголовок присутствует, он обычно помещается перед основным текстом, после личного обращения к адресату (обыч­но подчеркивается, чтобы привлечь внимание адресата). Например («Re» - сокращенное латинское выражение «in re» — относительно, по вопросу):

Order No 189 for «Niva» Cars или Re: Letter of Credit No. 18/120

В настоящее время в США и Великобритании «Re» и «in re» встречаются главным образом в переписке по юридическим вопросам в значении «по делу».

10. Текст (Body of the Letter). Текст большинства писем состоит из 3 частей. После приветствия (обращения) следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.

Если суть обращения проста (например, отказ от сделанного предложения), оно обычно оформляется в виде одного абзаца.

11. Заключительная формула вежливости (Complimentary Close). В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются стандартные словесные формы, отражающие уважение к адресату. Например, Respectfully yours (С уважением Ваш), Sincerely yours (Искренне Ваш), Cordially yours (Сердечно Ваш).

12. Подпись (Signature). В письмах иностранных корреспонден­ тов подпись размещается обычно под заключительной формулой веж­ ливости (через 5 межстрочных интервалов). Фамилия лица, подписавшего документ, указывается под личной подписью, а затем - должность:

Yours sincerely

(подпись)

Mr. S. Basuki, Manager

Перед подписью может стоять отметка «pp.» - «от имени» или «Per pro» - «no доверенности». Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают документ от имени своих руководи­телей.

13. Пометка об исполнителях в виде инициалов часто исполь­зуется в крупных компаниях, чтобы сохранить информацию о том, кто конкретно составлял и печатал текст. Инициалы составителя указы­ваются прописными буквами, инициалы оператора - строчными, на­пример, ММ.ро.

14. Отметка о наличии приложения (Enclosure)..Располагает­ся в нижнем левом углу под подписью. Она состоит из слова «Enclo­sure» (если приложение одно) или «Enclosures» (если приложений не­сколько), возможно использование сокращений «Enc», «End». В от­метке о приложении могут быть названы документы-приложения. При этом обычно указывают их количество:

2 Enclosures

15. Указание на рассылку копий данного письма (CCNotation). Отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокра­ щение «с.с.» (от «копировальные копии») и название организации, ко­ торой выслана копия. Например:

с. с. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отмет­ку «без копий».

16. Постскриптум. Допускается внесение дополнительной ин­ формации в служебное письмо после его подписания. Приписка рас­ полагается в конце письма, после подписи (с отступом в 2-4 меж­ строчных интервала) и начинается буквами P.S. (от лат. «Post scriptum» - «после написанного»). В конце приписки еще раз оформляется подпись.

При подготовке текста с помощью компьютера перекомпонов-ка текстовых блоков не представляет трудности, поэтому ф постскриптум редко встречается в официальной переписке и используется скорее для того, чтобы лишний раз подчеркнуть наиболее важную деталь сообщения.

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и по­следующих листов документа используется специальная бумага с на­печатанным типографским способом в верхнем левом углу названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма № ...», например, Continuation Sheet No ... Под названием организации-автора указываются организация, которой ад­ресуют письмо, и дата.