- •1. Основы делопроизводства и корреспонденции
- •1.1. Понятия «делопроизводство», «корреспонденция». Место и роль делопроизводства в системе управленческого труда
- •1.2. Сущность документирования. Документы и их классификация
- •1.3. Единая государственная система делопроизводства (егсд). Ответственность руководителей предприятий за организацию и ведение делопроизводства
- •Основные документы, регламентирующие делопроизводство в егсд Беларуси
- •1.4. Стандартизация и унификация документов в делопроизводстве
- •1.5. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Служба документационного обеспечения управления (доу)
- •2. Организация работы с документами
- •2.1. Основные документы управления. Рациональная организация документооборота
- •2.2. Обработка входящих документов
- •2.3 Работа с исходящими и входящими документами
- •2.4. Контроль исполнения документов
- •2.5. Систематизация документов. Порядок формирования и оформления дел
- •2.6. Подготовка документов к передаче на архивное хранение
- •3. Правила оформления управленческих документов
- •3.1. Требования к бланкам управленческих документов
- •3.2. Оформление постоянных реквизитов бланков (а)
- •3.3. Оформление заполняемых реквизитов бланков (б)
- •3.4. Составление текстов служебных документов (в)
- •3.5. Порядок согласования и удостоверения документов (г, д)
- •3.6. Служебные отметки на документе
- •4. Конфиденциальное делопроизводство
- •4.1. Коммерческая тайна и конфиденциальное делопроизводство
- •4.2. Условия отнесения информации к кт предприятия
- •4.3. Ведение делопроизводства, обеспечивающего сохранность конфиденциальных сведений
- •5. Корреспонденция предприятия
- •5.1. Служебное письмо, его назначение и функции. Классификация корреспонденции предприятия
- •Классификация корреспонденции
- •5.2. Правила оформления. Стиль и язык служебного письма
- •6. Составление и оформление договоров (контрактов)
- •6.1. Понятие «договор». Требования и правила составления договора
- •6.2. Корреспонденция по заключению и исполнению договоров
- •7. Документы по личному составу предприятия
- •7.1. Документирование приема, перемещения и увольнения работников
- •7.2. Оформление трудовых контрактов
- •7.3. Приказы по личному составу и особенности их оформления
- •7.4. Заполнение трудовых книжек, личных карточек работников
- •7.5. Формирование и ведение личных дел
- •Форма журнального учета выдачи документов с грифом «кт»
- •Литература
- •Содержание
- •Делопроизводство и корреспонденция
- •220050. Минск, Свердлова, 13.
1.2. Сущность документирования. Документы и их классификация
Составными частями делопроизводства являются документирование и организация работы с документами.
Документирование - процесс составления и оформления документов, фиксация на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.
Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Документы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древнее время главным образом функцию свидетельства, поэтому латинское слово «documentym» означало «доказательство», «свидетельство».
Документ - это материальный объект с закрепленной информацией, для ее передачи во времени и пространстве.
В настоящий момент все большее распространение в деятельности предприятия получают электронные документы.
Обычные твердые копии не утратили значения и являются наиболее универсальным средством передачи информации. Использование бумаги в офисах ежегодно возрастает на 15%.
Деятельность предприятия фиксируется в различных документах. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки видов документов. Для выработки определенных правил
составления и оформления документов, форм и методов работы с ними производится их классификация.
Классификация документов — это деление документов на
классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Документы могут быть классифицированы по следующим основным признакам:
По содержанию документы подразделяются на 2 группы:
Первая - это документы по общим и административным вопросам (вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельностью). Эти документы могут составляться работниками всех подразделений предприятия.
Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых отделов, бухгалтерии и других функциональных подраз делений.
II. По наименованию различают большое количество доку ментов. Это приказы, положения, протоколы, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые на предприятии для решения внутренних вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция предприятия.
По степени сложности различают простые документы, отражающие один вопрос, и сложные, отражающие несколько вопросов.
По видам - типовые, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для предприятий с однородными функциями и носят обязательный характер. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными предприятиями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографским способом (постоянная часть текста отпечатана, для переменной - оставляют свободные места).
По срокам исполнения документы подразделяют на срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен).
По происхождению документы бывают служебные (затрагивающие интересы предприятия) и официально-личные (именные).
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
По виду воспроизведения информации документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, оформленный надлежащим образом. Копия (отпуск, выписка, дубликат) - документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника, заверенный соответствующим образом. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя (изготавливается одновременно с подлинником под копирку и заверяется). Выписка из документа - копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника.
Документы различны по характеру и значимости, имеют политическое, историческое, юридическое, экономическое и социальное значение, выполняют многочисленные функции.4 Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе и служит основанием для принятия управленческого решения.