2.3 Работа с исходящими и входящими документами

Основные процедуры обработки исходящих документов представлены на рис. 3.

К орреспон- Секретари, Руководители Исполнители

денты служба ДОУ

Регистрация, контроль за сроками исполнения

Задание по подготовке документа

Исполнение подготовка проекта документа

Исходящий документ

Снятие с контроля, регистрация исходящего документа

Рассмотрение, утверждение

Согласование

Проект исходящего документа составляется исполнителем. В ряде случаев он должен быть согласован с другими специалистами редприятия. Подготовленный проект передается на подпись руководителю предприятия. После подписания исходящий документ пере­дается в службу ДОУ для регистрации. Исходящие документы оформляются в 2-х экземплярах (за исключением факсов и телефоно­грамм).

Отправляемые документы регистрируются по принятой на предприятии форме регистрации (в журнале, карточке, электронном бланке), им присваивается номер. Второй экземпляр отправленной корреспонденции подшивается в дело.

Регистрация документов, их отправка осуществляется, как правило, в день подписания документов (исходящие телеграммы подлежат отправке в первую очередь).

Достаточно большую часть документооборота предприятия со­ставляют внутренние документы.

При создании внутренних документов делопроизводители вы­полняют следующие операции (рис. 4).

С екретари, Руководители Исполнители

С

Задание по подготовке документа

Исполнение подготовка документа

лужба ДОУ

С

Регистрация, контроль за сроками исполнения

Утверждение

Согласование

Работа с копией документа

Архив

Рис. 4. Маршрут внутреннего документа

Обращение внутренних документов на этапах их подготовки и

оформления аналогично прохождению исходящих документов, а на

этапе исполнения - входящих документов (регистрация, ознакомление или исполнение в структурных подразделениях, контроль за ис­полнением)¹⁰.

2.4. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль должен соот­ветствовать следующим требованиям:

• оперативность и своевременность исполнения документов;

• полнота охвата контролем всех исполняемых документов;

• систематичность контроля;

• необходимость обобщения и анализа итогов контрольной ра­боты.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех доку­ментов, которые по поручению руководителя предприятия поставле­ны на контроль.

Система контроля исполнения включает:

• учет контролируемых документов и их своевременное дове­дением исполнителей;

• контроль сроков исполнения;

• проверку и регулирование хода исполнения, снятие докумен­та с контроля;

• учет и отчетность о результатах исполнения;

• оценку состояния исполнительской дисциплины.

Обязательному контролю подлежат: нормативно-правовые, за­конодательные акты РБ; запросы, поставленные перед вышестоящими органами; приказы, распоряжения, нормативные акты предприятия; предложения, заявления и.жалобы граждан.

Необходимость постановки документа на контроль, сроки ис­полнения, исполнители и должностные лица, ответственные за кон­троль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте доку­мента (приказа, протокола).

¹⁰ Обращение отдельных видов внутренних документов имеет особенности. Так, проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки соответствия подготов­ленных документов действующему законодательству. При подготовке и оформлении прото­колов, фиксирующих ход собраний, отпадает этап составления проекта и его согласования.

После указания руководителя о постановке документа на кон­троль обязательно проставляется отметка о контроле (секретарем-референтом, ответственным в службе ДОУ предприятия)¹¹.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля исполнения. Контроль исполнения документов осуще­ствляется по одной из форм регистрации (журнальной, карточной, ав­томатизированной), где проставляется отметка о принятии документа на контроль, о ходе и завершении его исполнения.

Объектами контроля являются качество и сроки исполнения до­кументов.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Кроме индивидуальных сроков исполнения документов, кото­рые определяет руководитель (если срок не указан, не более 10 дней), на определенные виды документов существуют и типовые, которые устанавливаются нормативными актами органов государственной власти. Например, заявления, жалобы граждан рассматриваются в срок до 1 месяца со дня поступления (не требующие дополнительного изучения - не позднее 15 дней).

На контроль может быть поставлено и устное поручение руководителя, которое также регистрируется по принятой фор­ме.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руко­водителем после проведения работы исполнителем (подготовка отве­та, составление проекта и пр.). На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

Информация о результатах исполнения документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведе­ния руководства в форме сводки об исполнении документов.

Работа контролирующего органа не заканчивается снятием до­кумента с контроля, так как одной из его обязанностей является ана­лиз данных по контролю. Инспектор составляет сводку о документах, находящихся на контроле. К сводке прилагается перечень неиспол­ненных документов и документов с истекшими сроками исполнения.

¹¹ Порядок расположения, оформления на документе отметки о контроле рассмотрены в теме № 3 «Правила оформления управленческих документов» настоящего методического пособия.

Если по каким-либо причинам документ не может быть испол­нен в срок, нужно заранее, до истечения срока исполнения, согласоватъ с руководителем новый реальный срок. Уход в отпуск или отъезд в командировку сотрудника не могут быть уважи­тельными причинами неисполнения документа в срок.

При некачественном исполнении документ с контроля не сни­мается и переходит в разряд неисполненных в срок документов (мо­жет быть принято решение о необходимости переноса срока исполне­ния такого документа).

Данные об исполнении документа и снятии, его с контроля вно­сятся в журнал, карточку, электронный документ. Исполненные доку­менты с пометкой «В дело..» должны своевременно группироваться в

дела¹².