2.5. Систематизация документов. Порядок формирования и оформления дел

Основным видом работы по систематизации документов в дело­производстве выступает составление дел и номенклатуры дел.

Делом является документ или совокупность документов, сфор-\ мированных -но какому-либо признаку, помещенных в папку и оформленных по определенным правилам.

Для формирования дела может быть использована современная пластиковая офисная папка-регистратор со специальными ме­ханическими устройствами — замками.

В целях учета, сохранности, быстрого поиска документов в де­лах составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел - список наименований дел, заводимых на

предприятии с указанием сроков их хранения.

Работа с делами предприятия включает две делопроизводствен­ные операции: формирование дела и его оформление.

¹² Иными методами контролируется отправляемая документация. Фактическую проверку ис­полнения документов директивного характера будет осуществлять подведомственная органи­зация силами своего контрольного аппарата. Корреспонденцию текущего характера, посред­ством которой координируется и регулируется деятельность подчиненных объектов, а также запросы в вышестоящие и другие органы лучше контролировать децентрализованно, в струк­турных частях по исполнителям.

Формирование дела - отнесение документов к определенному делу в соответствии с их номенклатурой. Оформление дела -

определяемая установленными правилами подготовка к хранению. Практика делопроизводства выработала следующие основные признаки формирования документов в дела:

• по названию видов документов («Приказы», «Акты» и пр.);

• по содержанию документов («Контракты на поставку про­дукции», «Докладные записки по вопросу прогулов»);

• по корреспондентам, с которыми ведется переписка («Пере­писка по совместной деятельности с ЗАО «Атлант»);

• по грифу ограничения доступа к документам («Для служеб­ного пользования», «Конфиденциально»).

В зависимости от практической и научной ценности документов определяют их срок хранения:

• временный (до 10 лет включительно), например, бухгалтер­ские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате)¹³; при­казы по основной деятельности; докладные записки сотрудников; пе­реписка предприятия;

• долговременный (свыше 10 лет), например, документы по личному составу предприятия, некоторые учредительные документы, протоколы заседаний Совета директоров;

• постоянный - особо ценные и уникальные документы (от­дельные документы министерств, комитетов, других государственных органов управления, крупных предприятий).

Определение конкретных сроков хранения документов в Рес­публике Беларусь проводится согласно «Перечню документов, обра­зующихся в деятельности Госкомитета, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения».

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50, 75 лет. Срок хранения «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение, и срок его хранения определяет само предприятие.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие тре­бования:

¹³ Запрещается уничтожать бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

• в дело помещаются документы, работа по которым проведе­на (исполненные документы);

• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

• в дело включается один экземпляр документа;

• в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

• дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см.), если листов больше, то заводится новый том дела;

- каждый документ в деле должен быть правильно оформлен. Документы в деле могут располагаться: в порядке разрешения

вопросов (наиболее удобное размещение), алфавита, индексации и т.д. Дела предприятия подлежат оформлению при их заведении и по завершении года (рис. 5). В зависимости от сроков хранения про­водится полное (дела постоянного, долговременного хранения) или частичное (дела временного хранения) оформление дел (в приложе­нии 2 отражены особенности группировки документов в дела).

Операция		Оформление дел
		полное частичное
1. Оформление реквизитов обложки дела.
2. Хранение в скоросшивателях.
3. Брошюровка (подшивка или пере­плет дела).
4. Нумерация листов.
5. Составление заверительной надписи.
6. Составление (в необходимых случаях) внутренней описи дел.
7. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Рис. 5. Оформление дел

На обложке каждого дела указывается: наименование выше­стоящей организации, структурного подразделения, индекс дел по номенклатуре дел, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела, для определенных категорий документов (постановлений, приказов и др.) - количество листов, но­мер фонда, описи и дела по описи (рис. 6).

	Министерство торговли
	ЗАО «Весть»
	Департамент маркетинга ДЕЛО № 2-6 том № Документы (контракты, акты) о поставке программных ком­плексов за 2004 г.
	(заголовок дела)
	Ф. №
	Оп. №	2004 г.
	Д. №	на лист.
		Хранить 5 лет ЭК.

Рис. 6. Оформление обложки дел

При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел поиск любого исполненного документа не превышает 5 минут.

Заголовок дела должен состоять из элементов: название вида документов, краткое содержание, дата (период, к которому относятся документы дела), слово «копии», если дело сформировано из копий документов.

В состав заголовка входит содержание дела с указанием рода за­водимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности до­кументов (приказы, планы и др.).

Термин «Документы» применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных по-

следовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов. Например, «Документы о строительстве механического завода (приказы, финансовый отчет, сметы, переписка)». Термин «Документы» используют также при объ­единении в одном деле документов-приложений к какому-либо дру­гому документу.

Термин «Дело» применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательно­стью делопроизводства, например, «Выездные дела специалистов, ко­мандированных за границу».

При формулировании заголовков дел не следует использовать

термины «Материалы», «Общая переписка» и пр.

В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если он один) и содержание переписки (о чем?), на-пример, «Переписка с филиалом о составлении отчетов по команди­ровкам».

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами их названия в заголовке, как правило, не перечисляются, например, «Переписка о внедрении новой техники». Несколько однородных кор-ресцондентов могут быть названы обобщенно, например, «Переписка с предприятиями о поставке оборудования».

Внутренняя опись документов, находящихся в деле, помещается в начале дела и включает индексы документов, краткое содержание, даты и номера листов в деле.

Заверительный лист подшивается в конце дела, в нем указыва­ется количество листов в деле.

В целях учета, сохранности, быстрого поиска документов в де­лах составляется номенклатура дел.¹⁴

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журна­лы регистрации, справочные картотеки.

В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (справочники, информационные листки, экспресс-информация) и

другие вспомогательные документы, не отражающие основную

деятельность структурных подразделений.

¹⁴Номенклатура дел выполняет основные функции: указывает направления деятельности уч­реждения; группирует исполненные документы по тематическим комплексам; является базой для индексации документов (дел) и указывает сроки их хранения.

Номенклатуры дел подразделяются на: типовые, примерные, конкретного предприятия. Типовая и примерная разрабатываются министерствами для подведомственных предприятий. Конкретная (сводная) номенклатура дел предприятия составляется на основе но­менклатуры дел его структурных подразделений, согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатуры дел составляются, как правило, в 3-х (4-х) экзем­плярах (первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа с делами - сей­фа, третий - передается в архив предприятия, четвертый - в государ­ственный архив).

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является до­кументом постоянного хранения (рис. 7).

	Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хра­нения дела	Примеча­ние
1	2	3	4	5

Рис.7. Графы номенклатуры дел

В графе 2 указываются названия разделов номенклатуры (соот­ветствующие наименованиям структурных подразделений) и заголов­ки дел. Структурные подразделения в номенклатуре располагаются по степени значимости после управляющей системы, вначале указывают наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (01, 02 или

1, 2 и т.д.). При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления дея­ тельности предприятия, например, 01 - генеральный директор, 02 - заместитель директора. Внутри разделов номенклатуры располага­ ются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов (01-

02, где 01 - секретариат, 02 - порядковый номер дела, заведенного в секретариате). Внутри каждого раздела дела размещаются по груп­ пам с учетом степени важности. В номенклатуру сначала включают дела с распорядительными документами вышестоящих органов, затем с организационными документами предприятия, распорядительными документами, затем планы, переписка и пр.

В 5 гр. проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.д.

По окончании календарного года службой ДОУ в конце но­менклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведен­ных дел.