- •1. Основы делопроизводства и корреспонденции
- •1.1. Понятия «делопроизводство», «корреспонденция». Место и роль делопроизводства в системе управленческого труда
- •1.2. Сущность документирования. Документы и их классификация
- •1.3. Единая государственная система делопроизводства (егсд). Ответственность руководителей предприятий за организацию и ведение делопроизводства
- •Основные документы, регламентирующие делопроизводство в егсд Беларуси
- •1.4. Стандартизация и унификация документов в делопроизводстве
- •1.5. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Служба документационного обеспечения управления (доу)
- •2. Организация работы с документами
- •2.1. Основные документы управления. Рациональная организация документооборота
- •2.2. Обработка входящих документов
- •2.3 Работа с исходящими и входящими документами
- •2.4. Контроль исполнения документов
- •2.5. Систематизация документов. Порядок формирования и оформления дел
- •2.6. Подготовка документов к передаче на архивное хранение
- •3. Правила оформления управленческих документов
- •3.1. Требования к бланкам управленческих документов
- •3.2. Оформление постоянных реквизитов бланков (а)
- •3.3. Оформление заполняемых реквизитов бланков (б)
- •3.4. Составление текстов служебных документов (в)
- •3.5. Порядок согласования и удостоверения документов (г, д)
- •3.6. Служебные отметки на документе
- •4. Конфиденциальное делопроизводство
- •4.1. Коммерческая тайна и конфиденциальное делопроизводство
- •4.2. Условия отнесения информации к кт предприятия
- •4.3. Ведение делопроизводства, обеспечивающего сохранность конфиденциальных сведений
- •5. Корреспонденция предприятия
- •5.1. Служебное письмо, его назначение и функции. Классификация корреспонденции предприятия
- •Классификация корреспонденции
- •5.2. Правила оформления. Стиль и язык служебного письма
- •6. Составление и оформление договоров (контрактов)
- •6.1. Понятие «договор». Требования и правила составления договора
- •6.2. Корреспонденция по заключению и исполнению договоров
- •7. Документы по личному составу предприятия
- •7.1. Документирование приема, перемещения и увольнения работников
- •7.2. Оформление трудовых контрактов
- •7.3. Приказы по личному составу и особенности их оформления
- •7.4. Заполнение трудовых книжек, личных карточек работников
- •7.5. Формирование и ведение личных дел
- •Форма журнального учета выдачи документов с грифом «кт»
- •Литература
- •Содержание
- •Делопроизводство и корреспонденция
- •220050. Минск, Свердлова, 13.
7.5. Формирование и ведение личных дел
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на
всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов, на остальных сотрудников составляют личные карточки.
Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные дела или личные карточки) заводить на сотрудника.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле (содержит сведения о порядковых номерах документов дела, заголовках, датах);
заявление о приеме на работу с изложением просьбы о зачислении на предприятие и указанием профессии, квалификации, специальности, должности);
анкета или личный листок по учету кадров (содержит биографические сведения);
автобиография или резюме;
копии документов об образовании;
копии документов об утверждении в должности;
характеристики или рекомендательные письма;
трудовой контракт (договор);
копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др.
Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку. На ее обложке указываются полностью фамилия, имя, отчество сотрудника.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет - «В».
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
Дата поступления и индекс документа |
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа |
Краткое содержание |
Резолюция или кому направлен документ |
Отметка об исполнении |
|
|
|
|
|
ЖУРНАЛ
регистрации исходящих и внутренних документов
Дата и индекс документа |
Корреспондент |
Краткое содержание |
Отметка об , исполнении |
|
|
|
|
Регистрационно-контрольная карточка
(лицевая сторона)
13 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 |
||
Срок исполнения |
Название документа |
Автор |
Дата и индекс поступления |
Дата и индекс документа |
|
Краткое содержание |
||
Резолюция или кому направлен документ |
||
Отметка об исполнении |
(оборотная сторона)
Контрольные отметки
Фонд№ |
Опись № |
Дело № |
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ОСОБЕННОСТИ ГРУППИРОВКИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями (инструк- ции, утвержденные распорядительными документами, являются при- ложениями к ним). Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу. Документы по личному составу предприятия формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Планы и отчеты хранятся в пределах того года, к которому от- носятся. Учредительные документы (устав предприятия) формируются в самостоятельное дело. Контракты делятся на 2 группы, хранящиеся в разных делах. 1 группа - коммерческие контракты, 2 группа - трудовые договора (контракты) с работниками. |
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Вид документа Дата Индекс
Корреспондент
Заголовок (или краткое содержание документа)
Выдан
(дата выдачи) (кому выдано)
Выдал Получил
(подпись) (подпись)
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Основные документы |
Структура Состав реквизитов |
Примечание |
|
1 |
2 | 3 |
4 |
|
Организационные документы - это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия |
|||
1 .Устав - свод правил, ре- гулирующих деятельность предприятий, организаций, граждан, их права и обязанности в определенной сфере деятельности |
1 .Определяется разработчиком. Основные разделы: - общие положения (цели'и задачи); - организационное единство (структурные подразделения и связи); - регламент деятельности (формы управления, права и обязан ности должностных лиц); - финансово-материальная база (размер основных и оборотных средств); - отчетная и ревизионная деятельность; - порядок ликвидации и ответственность по делам организации |
1.А.1-А.4.А.7, А.8;Б.1-Б.4,Б.6; В.2,Г.1-Г.2; Д.1-Д.З;Е.5 |
1 .Утверждает- ся вышестоя- щими органа- ми |
2. Положение - это право- вой акт, определяющий по- рядок образования, обязан- ности, права, ответствен- ность и организацию пред- приятия в целом или его структурных подразделений |
2.0пределяется разработчиком. Основные разделы: - общие положения; - основные задачи; - функции; - права и обязанности; - организация работы |
2.АЛ-А.4, А.7, А.8;Б.1-Б.4,Б.6; В.2,Г.1-Г.2; Д.1-Д.З;Е.5 |
2.Утверждает- ся руководи- телем пред- приятия (структурного подразделения) |
3.Инструкция - это право- вой акт, регулирующий спе- циальные стороны деятель- ности предприятия, его подразделений и служб; должностных лиц и граждан |
3.Основные разделы должностной инструкции: - общие положения; - функции; - должностные обязанности; - права; - ответственность |
З.А.1-А.4,А.7, А.8;Б.1-Б.4,Б.6; В.1-В.2,Г.1-Г.2; Д.1-Д.З;Е.5 |
3. Утверждает- ся руководи- телем пред- приятия |
ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 4
1 |
2, |
3 |
4 \ |
7.Акт - документ, состав- ленный группой лиц, под- тверждающий установлен- ные факты или события |
7. Текст состоит из частей: - вводной: указывается основание составления, перечисляется состав комиссии с указанием должностей; - констатирующей: указываются факты, выводы, рекомендации |
7.А.1-А.4,А.7, А.8;Б.1-Б.4,Б.6; В.1-В.З,Г.1-Г.2; Д.1-Д.З;Е.5 |
7.Акт подпи- сывают пред- седатель, чле- ны комиссии |
8.Доверенность - доку- мент, предоставляющий права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица довери- теля |
8.В тексте указывается: - должность и паспортные данные доверенного лица; - организация, в которой производятся действия по доверенности; - вид действий; - образец подписи лица, получившего доверенность; - срок действия доверенности |
8.А.1-А.5,А.7; Б.1-Б.4;В.2; Д.1,Д.З;Е.5 |
8.В зависимо- сти от довери- теля, доверен- ности подраз- деляют на официальные и личные |
9.Докладная записка яв- ляется документом, адре- суемым вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и со держащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составите- ля |
9. Текст делится на части: - изложение фактов, послуживших причиной составления запис- ки; - выводы, предложения организации или должностного лица |
9.А.З-А.4, А.7, А.8;Б.1-Б.4,Б.7; В.1-В.З; Д.1; Е.1,Е.5 |
9.Внутренние докладные за- писки подписы- вает автор-составитель, внешние - руководитель предприятия |
10.Объяснительная за- писка - документ, пояс- няющий содержание от- дельных положений ос- новного документа (плана и пр.) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручения |
10. Текст записки, объясняющий причины нарушения, делится на части: - изложение фактов, послуживших причиной составления запис- ки; - выводы (констатация свершившегося события) |
10.А.4,А.7,А.8; Б.З-Б.4, Б.7; В.1-В.З;Д.1; Е.1,Е.5 |
10.Записки, как приложе- ние к доку- менту, подпи- сывает руководитель; как объяснение причины нарушения -составитель |
ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 4
1 |
2 3 |
4 |
|
Распорядительные документы - это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих управленческие решения в сфере организации, планирования, материально-технического снабжения, финансов, труда и заработной платы и прочих сферах дея тельности предприятия, носящих административный характер. |
|||
4. Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководи- телем предприятия для разрешения основных и оперативных задач предприятия |
4.Текст состоит из частей: - констатирующей: излагаются факты, причины, послужившие основанием создания приказа. Начинается: «В связи...», «На ос- новании...» и т.д.; - распорядительной, которая начинается словом «ПРИКАЗЫ ВАЮ» (пишется от границы левого поля); текст части делится на пункты, имеющие схему: исполнитель - действие - срок. Заклю чительная фраза: «Контроль за исполнением приказа возложить на (должность, инициалы и фамилия)» |
4.А.1-А.4.А.7, А.8;Б.1-Б.4,Б.6; В.1-В.2.Г.1-Г.2; Д.1,Д.З;Е.1,Е.5 |
4.Подписыва- ет приказ ру- ководитель предприятия |
5.Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководи- телем организации или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности |
5. Текст состоит из частей: - констатирующей; - распорядительной, которая начинается словом «ПРЕДЛА- ГАЮ» |
5.А.1-А.4,А.7, А.8;Б.1-Б.4,Б.6; В.1-В.2,Г.1-Г.2; ДЛ,Д.З;Е.5 |
5.Утверждает- ся руководи- телем органи- зации, его за- местителем |
Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов |
|||
6.Протокол - документ, фиксирующий ход обсуж- дения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиаль- ных органов |
6. Текст состоит из частей: - вводной: указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих (в алфавитном порядке), приводят повестку дня; - основной: состоит из разделов, соответствующих повестке дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУ- ПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, отдельно по каждому вопросу. Эти слова пишут прописными буквами (от границы левого поля), после них ставят двоеточие и на следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика. Содержание докладов помещается в тексте протокола (прилагается) |
6.А.1-А.4,А.7, А.8; Б.1-Б.4,Б.6; В.1-В.З,Г.1; Д-1-Д.2;Е.5 |
6.Протокол подписывает- ся председа- тельствую- щим на засе- дании и сек- ретарем |
ОКОНЧАНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 4
1 |
2 |
3 |
4 |
14.Автобиография - до- кумент, в котором работ- ник собственноручно дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности |
14. Текст может быть произвольным, содержит: - персональные данные (имя, отчество, фамилия автора; дата рождения; место рождения; сведения о родителях - фамилия, имя, отчество, место работы); - образование и специальность но образованию; - вид трудовой деятельности; - последнее место работы и должность; - награды и поощрения, участие в общественной работе; -, семейное положение и состав семьи; - домашний адрес и телефон |
14.А.7: Б.З; В.2- В.З;Д.1 |
14. Обязатель- но проставля- ется личная подпись |
15.Расписка - документ, подтверждающий получе- ние каких-либо материаль- ных ценностей |
15.Текст включает: - должности, фамилии, имена и отчества.лиц, выдавших и полу- чивших что-либо; - перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы); - подпись давшего расписку |
15.А.4-А.5,А.7; ..Б.З;В.2;Д.1 |
15.Обязатель- но проставля- ется личная подпись |
ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 4
1 |
2 |
з |
4 |
11 .Справка - документ, подтверждающий какие- либо факты или события |
11. Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщают сведения; заканчивается ~ указанием организации, куда предъявляется справка. Текст служебной справки состоит из двух частей: - в первой излагаются факты, послужившие поводом написания справки; - во второй - приводятся конкретные данные |
11.А.1-А.7; Б.1- Б.З;В.1-В.З;ДЛ, Д.З; Е.5 |
11 .Справку подписывает руководитель (также глав- ный бухгалтер или начальник отдела кадров) |
|
|||
Документы личного характера составляются в случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами и т. п. к руководству предприятия (в государственные учреждения), автором документа является его составитель. |
|||
12.3аявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организа- ции |
12. Текст может быть произвольным и составляется самим авто- ром |
12.А.4-А.5,А.7; Б.З,Б.7;В.2-В.З; Г.2; Д.1;Е.1,Е.5 |
12.0бязатель- но проставля- ется личная подпись |
13.Резюме - документ, Со- держащий краткие сведе- ния биографического ха- рактера, предоставляемый лицом при трудоустройстве |
13. Текст состоит из следующих разделов: - персональные данные; - цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент); - образование (перечисление в обратной хронологической по следовательности, начиная с последнего места учебы); - опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат); - дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа, в обществен ных организациях и т. д.); - рекомендации (с фамилиями и телефонами) |
13.А.5,А.7;Б.З; В.2-В.З;Д1 |
13. Обязатель- но проставля- ется личная подпись |
ПРИЛОЖЕНИЕ 5 ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ «КТ»
Индекс документа |
Дата регистрации |
Дата поступления и индекс документа (для входящих) |
Откуда поступил и куда направляется документ |
Краткое содержание |
Количество листов документа |
Количество экземпляров документа |
Исполнитель |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
|
|