Глава 7. Офисная тгх1ii1кл

В голосовые подсказки на русском и английском языках для начинающих пользова­телей, подаваемые по спикерфону.

За рубежом факсимильные системы более развиты, чем у нас. В большинстве госта, ниц, аэропортов, фойе многих учреждений и других общественных местах устанавлив .. ются необслуживаемые кабины с факсимильными аппаратами. Они работают по тому ^-принципу, что и таксофоны. Часто факсимильные кабины имеют две телефонные линии позволяющие одновременно передавать факс и вести телефонные переговоры.

Широко используются радиофаксы; имеются многоканальные системы подвижной радиофаксимильной связи, включающие стационарную базовую станцию и подвижные ра­диофаксы, устанавливаемые в автомобилях (правда, как показывает практика, автомобиль­ные радиотелефоны и радиофаксы нередко являются причиной дорожно-транспортных происшествий).

Существуют и интеллектуальные сотовые радиотелефоны-факсы, имеющие свои ком­ пьютеры — электронные секретари (PDA). Так, фирма IBM выпустила подобный аппарат

Simon, могущий, по мнению специалистов, вытеснить PDA.

Выпускаются телефонные факсимильные приставки, которые используются для пере­дачи рукописных сообщений и выполняемых от руки схем, подписей по существу, телеавтографные приставки. Такая приставка — это компьютер-электронный блокнот, под­ключаемый к телефону. При передаче факса абонент специальным пером пишет на блокноте; текст или схема автоматически кодируется и посылается принимающему або­ненту. Важно, что таким образом передается и подпись ответственного лица.

7.5, КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ В ОРГТЕХНИКЕ

Системы управления электронными документами Комиьютерные системы административно-управленческой связи

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Система управления электронными документами —- это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирова­ния и пересылки электронных документов.

Создание электронных документов.. Создание простых текстовых документов мо­жет выполняться на пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с бумажного документа в ПК с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже прос­тые документы создавать непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных ;юкументов, предназ­наченных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки ил­люстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.п.

-, КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ В ОРГТЕХНИКЕ

291

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащен­ной сканером и набором проблемно-ориентированных ППП, в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может исполь­зоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фото­графий схем, печатей, подписей и др.

Пример 7.23. В системах управления электронными документами можно использо­вать: текстовые редакторы: Лексикон, Multi Edit, Word Perfect, Word 7.0; художест­венные редакторы: Page Maker, Water Mark Professional; издательские системы: Ventura Pablisher, Corel Draw, Frame Maker; редакторы изображений, получаемых от сканеров: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop, и многие другие програм­мные продукты.

Хранение электронных документов. Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе и электронных докумен­тов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных. Для создания и обслуживания баз данных предназначены системы управления базами данных, которые подробно рассмот­рены в гл. 15.

Манипулирование электронными документами. Основными функциями этой под­системы являются: организация работы с электронными документами, контроль испол­нения документов, их электронное распространение, распечатка и тиражирование.

Отечественная система "Дело 1" (АО "Электронные офисные системы") обеспечи­вает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. В част­ности, система предоставляет следующие возможности:

регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;

пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места

исполнителей;

накопление документов в почтовых ящиках исполнителей;

контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соот­ветствующей информации;

ведение списков: пользователей, классификаторов документов, видов их доставки,

файлов, используемых в документообороте.

Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими докумен­тами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и др.

Существуют интегрированные программные системы (Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3.0 for Windows), позволяющие работать с документами различного формата.

Широко известна система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

обработку входящей и исходящей информации;

создание и редактирование электронных документов;

сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением резуль­татов в виде графиков, диаграмм и пр.;

хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и

факсимильной связи;

292