Глава 7. Офисная техника

функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;

удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.

Интегрированная система Team Office — полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими ак­туальными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процес­сорами, системами управления базами данных; имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему теле­конференций и доску объявлений (Team Forum), где можно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользо­вателями (Team Flow) и многое другое.

Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область програм­много обеспечения, ориентированного на рабочие группы — так называемые groupware-продукты (groupware — программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей).

КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ

Как следует из вышесказанного, компьютер из мощного вычислителя превращается в мощ­ное средство управления электронными документами и мощное коммуникационное сред­ство. Действительно, по разнообразным информационно-вычислительным сетям можно отправлять (и получать) сообщения в самые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из систем оперативных услуг.

Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получить доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работа­ющим с этой сетью (подобные сервисные сети уже имеются: сети "Роснет", REX 400 и др.).

Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательному порту. Компьютерный модем часто имеет два внешних разъема: один используется для включения в телефонную сеть, второй — для подключения параллельно модему телефон­ного аппарата. Для компьютеров следует использовать высокоскоростные модемы (14400, 28800 и 33600 бод), ибо они, кроме всего прочего, существенно сэкономят расходы на аренду каналов связи: передача 1 Мбайта данных со скоростью 300 бод занимает около 3 ч, а со скоростью 28800 бод — менее 2 мин.

Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее (не "зажевывает" бума­гу) и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: сущест­венно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использо­ванием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие большеобъемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции! подробная статистика работы с факсом и т. п. (так почему же не заменить факсимильный аппарат на персональный компьютер с модемом, сканером и принтером, тем более что ПК и так имеется на столе у секретаря любой уважающей себя фирмы?).

Уже выпускаются клавиатуры компьютеров, с которых можно непосредственно наби­рать номер телефона абонента (клавиатура Сотри Phone 2000), уже появились компьюте-

-._И1ЦГВЫЕП0НЯТИЯ » ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ » ЛИТЕРАТУРА

293

ы оборудованные видеокамерой и микрофоном (фирмы AT&T), позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.

Ожидается появление многофункциональной консоли, объединяющей в себе миниа-■цорныя компьютер, телефон, факс и видеофон и выполненной в виде наручных часов (сей­час имеется подобная конструкция в виде нарукавной повязки). Поистине уже нельзя будет расчитывать на неосведомленного бизнесмена: все решения будут приниматься на основе укьтронной информации.

_П

КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ

Бод

Видеотелефонная связь

Гектограф

Гектографическая печать

Дейтефонная связь

Диазографическое копирование

Диктофонная техника

Достоверность передачи данных

Канал связи

Картотека

Ксерокс

Микрофильм

Модем

Надежность канала связи

Организационный автомат

Офисная АТС

Офисная оргтехника

Офсетная печать

Пейджер

Передатчик

Пишущие машинки

Полиграфия

Приемник

Пропускная способность канала связи

Радиопоисковая связь

Радиотелефонная связь

Репрография

Ризограф

Ротапринт

Ротатор

Средства обработки документов

Телеграфная связь

Телетайп

Телетайпная связь

Телефонная связь

Термографическое копирование

Транспортеры документов

Трафаретная печать

Факс-сервис

Факсимильная связь

Факсимильный аппарат

Фотографическое копирование

Электрографическое копирование

Электронно-графическое копиро­вание

Электронно-трафаретная печать

О

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Что такое оргтехника в широком и узком смысле слова?

Какие технические средства относятся к офисной оргтехнике?

Какова роль оргтехники в современном офисе?

Назовите основные средства составления и изготовления документов.

Назовите основные средства копирования и размножения документов.

Какие виды картотек вы знаете?

Каковы виды транспортеров документов?

Назовите основные средства обработки документов.

Назовите основные средства административно-управленческой связи.

Что такое организационный автомат?

294