Глава 5. Документация и инвентаризация

5.1. Виды бухгалтерских документов

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция в бухгал­терском учете оформляется документально, что подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически закон­ной.

Бухгалтерский документ должен иметь обязательные реквизи­ты, к ним относятся:

наименование документа;

дата составления документа;

название предприятия;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции;

название должностных лиц и их подписи.

В составе бухгалтерских документов различают:

1. первичные документы;

2. учетные регистры;

3. отчетные документы.

Первичные документы составляются в момент совершения бух­галтерской операции, к ним относятся документы о поступлении и отпуске материалов, приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения и т.п.

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с пер­вичными документами, затем переносятся и систематизируются в учетных регистрах, т.е. записываются в бухгалтерские счета, жур­налы-ордера, ведомости, кассовые книги и т.п.

В конце отчетного периода по данным учетных регистров за­полняют отчетные документы. Бухгалтерская отчетность — это си­стема показателей, отражающих имущественное и финансовое положение организации на определенную дату, а также финансо­вый результат ее деятельности.

Отчетность должна давать достоверное и полное представление о хозяйственной деятельности предприятия. Отчетные документы необходимы в первую очередь для администрации предприятия, так как отчетность позволяет дать оценку работы предприятия, сделать анализ ранее принятых решений, она является информа­ционным обеспечением для принятия управленческих решений. Кроме того, отчетность предназначена и для сторонних пользователей, как имеющих, так и не имеющих прямой финансовый интерес — инвесторов, кредиторов, налоговых и контролирую­щих органов, фондов и статистических учреждений. Для этих пользователей отчетность дает возможность сделать выводы о пер­спективах сотрудничества, платежеспособности предприятия, правильности расчета по налогам и т.д.

Порядок и путь прохождения документов с момента их состав­ления и до момента их сдачи в архив называется документооборо­том.

Первичные документы, учетные регистры и отчетные документы должны храниться в архиве в соответствии с установленным по­рядком. Сроки хранения бухгалтерской документации строго рег­ламентированы, например, установлены следующие сроки хра­нения документации: кассовые книги и банковские документы хранятся 3 года, лицевые счета работников — 75 лет, годовые балансы — 10 лет и т.д.

5.2. Исправление ошибок в бухгалтерских документах

Ошибки в бухгалтерских документах могут быть локальные, когда искажение информации происходит в одном документе, и транзитные, если ошибка автоматически проходит через несколько учетных документов.

В документах, оформляющих денежные операции, исправле­ния вообще не допускаются, их переписывают заново.

Наиболее распространенными способами исправления ошибок являются:

1. корректурный способ;

2. метод «красное сторно»;

3. метод дополнительной записи.

При корректурном способе неправильный текст или сумма за­черкиваются тонкой чертой, а рядом записывают правильный текст. Такой вид исправления оговаривается на полях.

Метод «красное сторно» используется, когда в расчетах указа­на сумма больше, чем следует. При этом дополнительная запись для уточнения исправляемой суммы оформляется красной пастой (ручкой) или обводится в рамку. При подсчете итоговых сумм красная стонировочная запись всегда вычитается. Метод «красное сторно» применяется не только для исправления ошибок, но и для корректировки расчетов на некоторых счетах.

Например, по дебету счета 20 и кредиту счета 70 вместо суммы 528 руб. указана сумма 582 руб. При исправлении ошибки методом «красное сторно» сумму превышения (54 руб.) вписывают в счета красным цветом или обводят в рамку. При итоговых расчетах эта сумма будет вычитаться.

Д 20	К Д 70 К
582				582
54				54

Способ дополнительной записи используется в том случае, если запись сделана в сумме меньшей, чем следует. При этом на разни­цу в сумме делается дополнительная запись с той же корреспон­денцией счетов.

Например, совершена хозяйственная операция: списаны мате­риалы в производство на сумму 981 руб. На бухгалтерских счетах была указана сумма 918 руб. При исправлении ошибки методом дополнительной записи недостающую сумму (63 руб.) вписывают такой же бухгалтерской проводкой:

Д 10	К Д 20 К
	918		918
	63		63