Компьютерная обработка документов.
Документ – все то что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете (сказал Поль Отде). Документы используются в разных отраслях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом жизнедеятельности многих научных фирм, организаций, компаний. Содержание понятия документ многозначно и зависит в какой отрасли и для каких целей он используется: для юриста является способом доказательства чего-либо или свидетельства, для историка – историческим источником, для кибернетика носителем информации, другими словами документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией.
В качестве такого носителя может быть:
Бумага
Диск
Фото/кино пленка
И т.д.
То есть документом может быть текст, рисунок, графика, аудио/видеозапись.
Документ обеспечивает сохранение и накопление (для юриста) правовой информации.
Деловой документ служит для фиксации административной, управленческой информации.
С появлением документов началась регламентация работы с ними которую сегодня принято называть делопроизводство.
Документ происходит от латинского слова document и означает «свидетельство».
В России делопроизводство началось при Петре I. Был издан указ о подписании протоколов.
Обработка документа с помощью информационной технологии обеспечивает сопровождение бумажного документооборота и снижение трудоемкости рутинных операций по его обработке. Информационные технологии в процессе обработке документов позволяют создавать и обрабатывать документы, учитывая государственные стандарты и организации работы с ними. А именно организацию условий для создания, движения, поиска и хранения документа. Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается новое решение, которое доводится до исполнителей, действие которых контролируется.
На всех этапах информационного процесса создаются документы в которых фиксируется разнообразная информация.
Продвижение документов происходит:
В пространстве: внутри предприятия и за его пределами
В времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранилище
Компьютерная обработка документов должна быть налажена таким образом чтобы ускорить процесс информационного обмена: быстрый доступ, поиск, доставку информации.
Основные задачи обработки документов:
Создание документов
Передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения
Регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением
Систематизация или хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Программное обеспечение, используемое для обеспечения основных задач в компьютерной обработке документов
Для создания документов
Для создания документов используются текстовые редакторы, среда или инструменты текстовых редакторов дают возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм, шаблонов при составлении основных видов документов, оформление их с использование документов, рассылки типовой информации огромному количеству адресатов и т.д.
Программы-переводчики. Они позволяю быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты.
Табличные процессоры, которые позволяют включить документы, отчеты, записки, фрагменты расчётов, диаграммы
Для обмена информацией:
Компьютерные сети: локальные, корпоративные, глобальные, что ускоряет процесс обмена
Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту и гипертерминалы.
Регистрация документов и контроль их исполнения:
Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда, они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы (входящая и исходящая корреспонденция), ставить их на контроль, вести ежедневники с перечнем работ, не терпящих отлагательства. Подобные программы своевременно предупредят исполнителя и проверяющего о наступлении срока исполнения
Для хранения и систематизации документации используются системы управления, с помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших, ведение новых и т.д.
Огромное количество типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора
Признаки классификации документов
Документы можно классифицировать по различным признакам:
По происхождению: служебные и личные
По сложности: простые и сложные
По срочности: срочные и несрочные
По гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные
По форме: типовые и индивидуальные
По срокам хранения: временного хранения, долговременного и постоянного хранения
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения (созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей)
Виды официальной документации:
Организационно-правовая документация
Распорядительная документация
Информационно-справочная или справочно-аналитическая документация
Отчетная документация
Договорная документация
Документация по обеспечению кадрами
Документация по обеспечению финансами
Реквизиты документа:
Подпись
Печать
Название вида документа
Формуляр - совокупность реквизитов, расположенных в документе.
Формуляр характерный для определенного множества документа называется типовым формуляром.
Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Этот образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных в реквизитах.
Требования к составу и оформления реквизитов изложены в двух НПА:
Государственная система документационного обеспечения управления
ГОСТ РФ 6.30-97 УСД «требования к оформлению документов»
Эти два нормативных документа устанавливают максимальный набор реквизитов для любого из документов и их расположения на бумажном носителе. Всего 29 реквизитов.