- •Часть 1
- •Содержание
- •1.Документ и системы документации
- •1.Нормативно-правовая база делопроизводства
- •2.Унификация и стандартизация в делопроизводстве
- •3.Унифицированные системы документации
- •4.Унифицированная система организационно-распорядительной документации
- •5.Основные термины и определения в области документационного обеспечения управления1
- •2.Управленческая документация
- •1.Основные документы управления
- •2.Краткий перечень видов и разновидностей документов
- •3.Составление текста управленческого документа
- •1.Способы записи текста документа
- •2.Требование к тексту документа
- •3.Особенности языка деловой документации
- •4.Образцы синтаксических конструкций. Объяснение мотивов
- •5.Языковые средства
- •6.Культура письменной речи
- •7.Типичные языковые ошибки в текстах деловой документации
- •8.Типичные грамматические ошибки
- •9.Употребление предлогов и предложных сочетаний
- •10.Типичные лексические ошибки
- •11.Ошибки при использовании фразеологизмов
- •12.Нормы сочетаемости слов
- •13.Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении
- •14.Краткий словарь-справочник для составления текстов служебных документов
- •15.Рекомендации по записи цифровой информации
- •16.Элементы административного речевого этикета
- •17.Редактирование делового текста
- •4.Оформление управленческих документов
- •1.Состав реквизитов документов*
- •2.Рекомендации по оформлению реквизитов документов*
- •3.Требования к бланкам документов*
- •Илл. 1. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате а4 углового бланка документа
- •Илл. 2. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате а4 продольного бланка документа
- •Научно- производственное объединение «агроприбор» приказ
- •Научно – производственное объединение «агроприбор» распоряжение
- •Докладная записка
- •Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации
- •Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
- •5.Документы личного происхождения
- •1.Резюме
- •2.Служебная характеристика
- •6.Организация документооборота
- •1.Схема организации работы с документами фирмы
- •2.Регистрация документов
- •3.Номенклатура дел
- •4.Подготовка дел к архивному хранению
- •Внутренняя опись документов дела № _______
- •Лист – заверитель дела № _______
- •7.Работа с документами, имеющими гриф конфиденциальности
- •8.Вопросы для самоконтроля
- •1.Основные понятия делопроизводства
- •2.Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, составление и расположение реквизитов
- •3.Составление и оформления основных видов документов
- •Литература
2.Унификация и стандартизация в делопроизводстве
Унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Цели унификации документов:
сокращение количества применяемых документов;
типизация их форм;
повышение качества;
снижение трудоемкости их составления и обработки;
достижение информационной совместимости различных систем документации;
более эффективное использование вычислительной техники.
Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации.
Объекты унификации и стандартизации в управленческой деятельности:
термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;
организационные структуры организаций, учреждений, предприятий;
классификаторы управленческих функций;
управленческая документация.
Унифицированная форма документа; УФД: совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Категории УФД:
общероссийский;
отраслевые (ведомственные);
организации.
3.Унифицированные системы документации
Унифицированная система документации (УСД): система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Перечень унифицированных систем (УС) документации, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД):
УС организационно-распорядительной документации;
УС первичной учетной документации;
УС банковской документации;
УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
УС отчетно-статистической документации;
УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;
УС документации по труду;
УС документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
УС внешнеторговой документации.
4.Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Документация по созданию организации, предприятия.
Документация по реорганизации организации, предприятия.
Документация по ликвидации организации, предприятия.
Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий.
Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.
Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия.
Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.
Документация по приему на работу.
Документация по переводу на другую работу.
Документация по увольнению с работы.
Документация по оформлению отпусков.
Документация по оформлению поощрений.
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
5.Основные термины и определения в области документационного обеспечения управления1
Делопроизводство; документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
Подлинник документа: первый или единичный экземпляр официального документа.
Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Заверенная копия документа: копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Документирование: запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Унификация документов: установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Унифицированная система документации; УСД: система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной деятельности.
Организационно-распорядительный документ: вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Реквизит документа: обязательный элемент оформления официального документа.
Формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец документа: модель документа построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Стандартизация документов: форма юридического закрепления проведенной унификации.
Дело: совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещённые в одну папку.
Оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Внутренняя опись документов дела: учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров, индексов, названий, дат, номеров листов.