3.Составление текста управленческого документа

Текст – это связанная речь, точно выражающая мысль; последовательное изложение какого-либо события.

1.Способы записи текста документа

Текст документа может быть записан в виде:

• линейной записи;

• таблицы;

• анкеты;

• трафарета.

2.Требование к тексту документа

Текст документа должен быть:

ясным, точным, конкретным, т.е. исключать возможность неоднозначного толкования;

по возможности кратким (от 9 до 29 слов в предложении, а в абзаце - не более 6 предложений)

лаконичным (не употреблять лишних слов, не имеющих значения для смысла);

логичным;

полным;

достоверным;

визуально доступным, для чего применяется рубрикация в виде параллельных конструкций, абзацев, нумерации частей (однотипная: при помощи арабских цифр); озаглавливание частей;

текст документа должен по возможности быть простым, т.е. содержать не более одной темы.

3.Особенности языка деловой документации

Официально-деловой стиль, применяющийся в текстах деловой документации, - закономерное продолжение стандартной формы документа. Кроме того, он закреплен традицией.

Язык документов должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка.

Основные его особенности - это:

точность, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей; языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи. Стандартны композиция, расположение частей текста, рубрикации. Типовая ситуация (просьба, напоминание, отказ и т.д.) - основа для создания текста документа. На типовые ситуации в языке сформировались устойчивые синтаксические модели (клише), что дает возможность создать трафареты текстов всех документов.

4.Образцы синтаксических конструкций. Объяснение мотивов

На основании распоряжения...

В порядке оказания технической помощи...

В связи с проведением совместных работ...

В соответствии с протоколом...

В целях усиления охраны государственного имущества...

В ответ на Вашу просьбу...

В подтверждение нашей договоренности...

В целях скорейшего решения вопроса...

В целях выполнения распоряжения...

Для согласования спорных вопросов....

Для согласования вопросов участия...

Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ.

Для решения спорных вопросов...

В целях безопасности прохождения груза...

В ответ на Ваш запрос...

Во избежание конфликтных ситуаций...

С целью ознакомления с... высылаем Вам...

5.Языковые средства

1) В языке деловых бумаг и документов широко используются языковые средства, нетипичные для других языковых стилей:

Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь — это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).

Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).

Имена существительные - названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).

Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).

Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.).

Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).

"Расщепленные" сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).

"Нанизывания" родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).

Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает..., Коллегия не отклоняет..., Ученый совет не отвергает... и т. п.).

Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т. п.).

Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод "Электросталь" срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т. п.).

2) В тексте документа наблюдается почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивной лексики.

Цель составления текста любого документа - прежде всего, сообщение информации и ее четкое выражение.

Таким образом, за пределами употребляемой лексики остается эмоциональная сфера, а значит и эмоционально-экспрессивная лексика, что сужает диапазон применяемых речевых средств. Не употребляются личные местоимения, уменьшительно-ласкательные суффиксы, междометия, наблюдается обилие безличных глаголов.

3) В тексте документа важна логическая оценка фактов и точное донесение информации, поэтому тон текста корректный, нейтральный, убедительный.

4) В официальном тексте документа сложно установить личные качества автора. Текст безличен. Личность автора здесь не имеет значения. Лишь иногда о личности автора нам «намекает» употребление этикета.