15.3. Взаимодействие стендиста с дирекцией выставки

Для подготовки отечественной выставки за границей или орга­низации раздела России на международной ярмарке организатор обычно создает специальный орган управления — дирекцию вы­ставки или дирекцию российского раздела на ней. И естественно, успех этой выставки или ярмарки, ее технический и коммерческий результат во многом будут зависеть от профессиональной компе­тентности дирекции и ее сотрудников.

Дирекция ведет работу с проектировщиками, художниками, монтажниками и стендистами таким образом, чтобы обеспечить достижение поставленных перед выставкой целей и максимальное решение практических задач. Важнейшую роль в работе дирекции играет четкая и слаженная работа стендистов на разных этапах под­готовки и проведения выставки. Поэтому стендисту приходится знать членов дирекции в лицо. Заблаговременное установление контактов с дирекцией и другими специалистами, принимающими участие в выставке, способствует налаживанию взаимодействия стендиста со всеми участниками большой и сложной работы, обес­печивает слаженность работы всего коллектива в последующем, а иногда позволяет заранее устранить возможную несовместимость характеров и личностей.

Состав дирекции российского раздела на крупной выставке обычно следующий: директор выставки, первый заместитель дирек­тора, заместитель директора по административным вопросам, глав­ный художник, старший методист, специалист по транспорту, старший бухгалтер, заведующий хозяйством, старший переводчик, офис-секретарь.

Именно директор обязан обеспечить четкое знание каждым со­трудником выставки своих обязанностей. На выставке стендист юридически подчиняется директору, но на стенде его работой не­посредственно руководит начальник раздела.

С заместителем директора стендист чаще всего согласует какие-то детали по монтажу и обслуживанию экспозиции. Стендист может обращаться прямо к нему, если на месте нет начальника раздела.

Главный художник с группой помощников разрабатывает про­ект оформления экспозиций, осуществляет авторский надзор за проектом и изготовлением элементов художественного оформления. Стендисту целесообразно установить контакт с художниками еще на стадии проектирования выставки и разработки проекта. Совме­стная работа с главным художником позволяет своевременно учесть особенности той экспонатуры, которую стендист хорошо знает; отобрать наиболее действенные методы демонстрации и приемы показа с учетом складывающихся условий; наиболее целесообразно расставить свои экспонаты и организовать наиболее выигрышную последовательность их показа на маршруте посетителя. Сотрудни­чество с художниками с самого начала работ позволяет стендисту спокойно изучить особенности будущей экспозиции, выявить что-то упущенное или неучтенное, своевременно высказать свои со­мнения, дать свое творческое решение какой-нибудь частной про­блемы. А главное, он уже на стадии проектирования выставки мо­жет начать разработку контрольного текста и отработку вариантов своего рассказа для различных групп посетителей, наметить удар­ные элементы экспозиции, попробовать расставить акценты, дово­ды и аргументы в объяснениях, диалогах и полемике.

Если в структуре дирекции предусмотрен методист, стендист тесно и заинтересованно сотрудничает с ним по разным вопросам, руководствуется его рекомендациями и указаниями, вместе с ним оценивает результаты своей работы на стенде.

Достаточно большой объем работы стендист выполняет в кон­такте со специалистом по транспорту или при его посредничестве. Их взаимопонимание, основывающееся на четком знании обязан­ностей каждой стороны, слаженность в работе, взаимопомощь и взаимовыручка гарантируют исключение ошибок в оформлении документации, своевременную отправку грузов, их своевременную и надлежащую приемку на выставке, распаковку и монтаж.

У заведующего хозяйством в период монтажа и демонтажа вы­ставки стендист по заявкам получает все необходимое для работы, оформляет заявки и расписки на получение, хранение и возврат материалов и инструмента; помогает ему в организации прото­кольных и других мероприятий, проводимых на его стенде. От стендиста и завхоза (особенно во время монтажа и демонтажа вы­ставки) тоже требуется слаженность, взаимопонимание и взаимо­помощь в работе.

Стендист обязательно должен познакомиться с офис-секретарем дирекции, так как на выставке секретарь часто выполняет поруче­ния дирекции, касающиеся непосредственно исполнителей работ.

На наших национальных и крупных международных выставках часто назначаются начальники разделов. Как правило, их назначает устроитель коллективной экспозиции. Но если раздел выставки яв­ляется экспозицией одного ведомства или корпорации, то началь­ника своего раздела они сами и назначают. Дирекция выставки только решает вопрос: включать или не включать его в свой состав. На него возлагается ответственность за работу соответствующего раздела. Он конкретизирует задачи вверенного ему персонала, рас­пределяет поручения и доводит их до исполнителей, контролирует работу, несет материальную ответственность за экспонаты раздела и административную ответственность — за дисциплину и порядок на закрепленном участке. Для стендиста начальник раздела является непосредственным руководителем работ, главным консультантом, советчиком и наставником. По всем возникающим вопросам стен­дист в первую очередь обращается к начальнику раздела.

Другие лица, с кем стендисту приходится иметь дело на вы­ставке, — это местный технический персонал, специальные брига­ды монтажников, сотрудники пресс-центра, специалисты коммер­ческой группы, юристы, переводчики. Если стендист не знает ме­стного языка и не владеет одним из рабочих языков, ему следует обратить особое внимание на подготовку к работе с переводчиком. Чаще всего стендист работает с одним переводчиком весь период на выставке. Но бывают случаи, когда они могут меняться. Стен­дист и в этом случае должен проявить навыки изложения своей речи. Лучше всего заранее обсудить, опробовать и отрепетировать свою часть со специалистом по устному переводу по тематике стенда или соответствующего направления науки и техники отрас­ли. От слаженности работы и согласованности действий стендиста и переводчика во многом зависят коммуникативные и коммерче­ские результаты участия в выставке. Поэтому качество и слажен­ность работы с переводчиком специально проверяется начальни­ком раздела или на месте перед выездом на выставку. В тех случа­ях, когда стендист владеет языком страны проведения выставки или одним из международных рабочих языков, начальник раздела организует собеседование с ним и дает ему соответствующие ме­тодические рекомендации.