Тема 5. Узагальнення і реалізація результатів внутрішнього фінансового контролю

1. Методика формування проміжної контрольної інформації по результатам внутрішнього фінансового контролю

2. Методика формування підсумкової контрольної інформації по результатам внутрішнього фінансового контролю

1. Методика формування проміжної контрольної інформації по результатам внутрішнього фінансового контролю

При формуванні документів по результатам внутрішнього контролю необхідно дотримуватися певної послідовності їх оформлення.

На першій стадії формуються документи, що безпосередньо висвітлюють хід перевірки. Вони мають розкривати використані прийоми, підтверджувати обсяг перевіреної інформації, містити перелік помилок і порушень, виявлених в процесі контролю.

На другій стадії здійснюється систематизація однорідних за ознаками відхилень та недоліків, тобто відбувається формування фактографічної інформації, як інформаційного забезпечення наступної стадії узагальнення результатів внутрішнього контролю.

При цьому в якості документів, в яких систематизуються виявлені відхилення та недоліки, можуть виступати:

- відомості суцільної або вибіркової перевірки окремих об’єктів контролю;

- таблиці, машинограми і інші регістри в яких узагальнюються однорідні недоліки;

- довідки службового розслідування, докладні (службові записки), супровідні листи.

Однією з принципових рис внутрішнього контролю є постійне й регулярне інформування керівництва підприємства або керівництва відповідного відділу апарату управління щодо упущень, відхилень та недоліків, які виникають в процесі розробки та реалізації управлінських рішень. Інформація по результатам внутрішнього контролю повинна доводитися до керівництва підприємства у вигляді докладних (службових) записок. Враховуючи зміст докладних записок вони можуть бути ініціативними, інформаційними або звітними.

2. Методика формування підсумкової контрольної інформації по результатам внутрішнього фінансового контролю

В підсумкових документах, які складаються в процесі проведення внутрішнього контролю, мають міститися відповіді суб’єктів контролю на всі суттєві запитання, з яких необхідно висловити професійне судження і сформулювати висновки. Суб’єкту контролю необхідно документально оформляти всі важливі відомості та факти недоліків та відхилень. Документи, які складаються в процесі внутрішнього контролю, дають можливість керівництву підприємства оцінити роботу суб’єктів контролю і визначитися, чи не потребують змін умови проведення перевірки в подальших періодах.

Вихідна контрольна інформація повинна містити: перелік виявлених недоліків та відхилень, перелік обставин, за яких ці відхилення та недоліки були виявлені, оцінку виявлених відхилень з точки зору їх впливу на прийняті або реалізовані управлінські рішення, рекомендації по можливому виправленню даних відхилень, оцінку даних рекомендацій з точки зору їх можливого впливу на прийняті або реалізовані управлінські рішення.

Підсумкові документи внутрішнього контролю розробки й реалізації управлінських рішень являють собою:

• інформацію для керівництва;

• інформацію для відділу, діяльність якого перевірялась;

• інформацію для зацікавлених відділів підприємства.

В якості підсумкового документу по результатам внутрішнього контролю може бути запропоновано складання акту або довідки. Є сенс включити до акту або довідки три розділи: вступну, аналітичну та підсумкову частини.

При цьому вступна частина буде містити назву підрозділу (відділу), який перевіряється; термін здійснення контролю (дату початку і закінчення); підставу проведення контролю та його мету, завдання; період діяльності підрозділу (відділу), за який проведена перевірка; посади, прізвища осіб, діяльність яких оцінювалася; посади, прізвища осіб, що проводили і брали участь в здійсненні контролю; дату складання акту (довідки).

В свою чергу аналітична частина акту або довідка повинна містити систематизований виклад та обґрунтування фактів порушень та недоліків у роботі, здійснених посадовими особами та виявлених у ході перевірки, або на те, що порушень не було встановлено, розкриття пов'язаних з цими фак­тами обставин, що мають значення для ухвалення правильного рішення за результатами контролю.

Підсумкова частина акту або довідки повинна містити загальний висновок суб’єктів контролю щодо стану об'єкта перевірки, а також пропозиції щодо усунення виявлених порушень.

Завершальний етап внутрішнього контролю – реалізації його результатів. При виявленні суттєвих недоліків та упущень по результатам внутрішнього контролю на підприємстві може бути видано наказ, де бути визначено дисциплінарне або матеріальне стягнення.

Розпорядження по результатам внутрішнього фінансового контролю може складатися в випадках виявлення несуттєвих відхилень в діях посадових осіб.