2.Моделювання бізнес процесів засобами case технології bpWin.

Для проведення аналізу і реорганізації бізнес-процесів PLATINUM technology пропонує CASE-засіб верхнього рівня BРwin, що підтримує методології IDEFO (функціональна модель, IDEF3 (Work Flow Diagram) , DFD (Data Flow Diagram) . Функціональна модель використовується при описанні існуючих бізнес-процесів на підприємстві (AS-IS) і ідеального положення речей – того, до чого прямує (модель TO-BE).

На перших етапах створення ІС необхідно зрозуміти, як працює організація, яку необхідно автоматизувати. Для опису роботи підприємства необхідно побудувати модель. Така модель повинна бути адекватна предметній області, тобто повинна містити в собі знання всіх учасників бізнес-процесів організації.

Дуже зручною мовою моделювання бізнес-процесів є IDEFO. Методологія IDEFO описує побудову ієрархічної системи діаграм – одиничних описів фрагментів системи. Під моделлю в IDEFO розуміють опис системи (текстовий і графічний ), який повинен дати відповідь на деякі раніше визначені запитання.

В IDEFO система є як сукупність взаємодіючих робіт чи функцій. Така чисто функціональна орієнтація є принциповою – функції системи аналізуються незалежно від об’єктів, якими вони оперують. Це дозволяє більш чітко змоделювати логіку і взаємодію процесів організації.

Взаємодію з навколишнім середовищем описується як вхід (те, що перероблюється системою), вихід (результат діяльності системи ), управління (стратегії і процедури, під управлінням яких виконується робота) і механізми (ресурси, необхідні для проведення роботи). Знаходячись під управлінням, система перетворює входи у виходи, використовуючи механізми.

Процес моделювання будь-якої системи в IDEFO починається з визначення контексту, тобто найбільш абстрактного рівня опису системи в цілому. В контекст входить визначення суб’єкта моделювання, цілі і точки зору на модель (см. пункт постанова задачі).

Під суб’єктом розуміється сама система, при цьому необхідно визначити, що ми будемо розглядати як компоненти системи, і як зовнішні діяння. Спочатку необхідно визначити область моделювання. Вона визначає напрям моделювання і коли повинна бути закінчена модель.

Модель не може бути побудована без чітко сформульованої цілі. Ціль повинна відповідати на питання :

Чому цей процес повинен бути змодельованим?

Що повинна показувати модель?

Що може отримати користувач?

Формулювання цілі дозволяє команді аналітиків направити зусилля в потрібному напрямі.

Хоча при побудові моделі враховується погляди різних людей, модель повинна будуватися з єдиної точки зору. Точку зору можна представити як погляд людини, яка бачить систему в потрібному для моделювання аспекті. Як правило, вибирається точка зору людини, що відповідає за модельовану роботу в цілому.

Основу методології IDEFO складає графічна мова опису бізнес-процесів. Модель в нотації IDEFO являє собою сукупність ієрархічно впорядкованих і взаємопов’язаних діаграм. Кожна діаграма є одиниця опису системи.

Модель може містити чотири типи діаграм:

• контекстну діаграму (в кожній моделі може бути тільки одна контекстна діаграма); діаграми декомпозиції;

• діаграми дерева вузлів;

• діаграми тільки для експозиції (FEО).

Контекстна діаграма є вершина деревоподібної структури і являє собою загальний опис системи і її взаємодію з навколишнім середовищем. Спочатку здійснюється опис системи в цілому і її взаємодія з навколишнім середовищем, після чого здійснюється функціональна декомпозиція – система розбивається на підсистеми і кожна підсистема описується окремо (діаграми декомпозиції) (Додаток 3). Потім кожна підсистема розбивається на більш менші і так далі до досягнення потрібної степені детальності (Додатки 4-9). Після кожного сеансу декомпозиції проводяться сеанси експертизи – експерти предметної області вказують на відповідність реальних бізнес-процесів створених діаграм. Найдені невідповідності виправляються, і тільки після проходження експертизи без зауважень можна приступити до наступного сеансу декомпозиції. Така технологія створення моделі дозволяє побудувати модель, адекватну предметній області на всіх рівнях абстрагування.

Діаграма дерева вузлів (Додаток 10) показує ієрархічну залежність робіт, а не взаємозв’язки між роботами. Діаграм дерева вузлів може бути в моделі скільки завгодно, оскільки дерево може бути побудоване на довільну глибину і не обов’язково від кореня.

Діаграми тільки для експозиції (FEО) будуються для ілюстрації окремих фрагментів моделі, для ілюстрації альтернативної точки зору або для спеціальних цілей.

Роботи позначають пойменовані процеси, функції чи задачі, які відбуваються протягом деякого часу і мають результати. Роботи зображуються у вигляді прямокутників. Всі роботи повинні бути названі і визначені.

Взаємодія робіт з зовнішнім середовищем і між собою описуються у вигляді стрілок. Стрілки являють собою деяку інформацію і іменуються іменником.

В IDEFO розрізняють 5 типів стрілок :

Вхід – матеріал чи інформація, які використовуються чи перероблюються працівниками відділу для отримання результату (виходу).

Управління – правила, стратегії, процедури чи стандарти, якими керується робота.

Вихід – матеріал чи інформація, які виробляються роботою.

Механізм – ресурси, які виконують роботу.

Виклик – спеціальна стрілка, що вказує на другу модель роботи.

Граничні стрілки – використовуються для опису взаємодії системи з навколишнім середовищем.

BРwin має достатньо простий і інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувачу, що дає можливість аналітику створювати складні моделі при мінімальних зусиллях.

3. Розробка альтернативних варіантів концепції інформаційної управляючої системи на основі функціонально-вартісного моделювання(ABC) в BPwin.

Після побудови моделі AS-IS проводиться аналіз бізнесів-процесів, потоки даних і об'єктів перенаправляються і поліпшуються, у результаті будується модель ТО-ВЕ. Як правило, будується декілька альтернативних моделей ТО-ВЕ, із яких по одному з критеріїв вибирається найкраща. Проблема полягає в тому, що таких критеріїв багато і непросто визначити найважливіший. Для того, щоб визначити якість створеної моделі з погляду ефективності бізнесів-процесів, необхідна система метрики, тобто якість варто оцінювати кількісно. BPwin надає аналітику два інструменти для оцінки моделі — вартісний аналіз, заснований на роботах (Activity Based Costing, ABC), і властивості, обумовлені користувачем (User Defined Properties, UDP). ABC є широко поширеною методикою, використовуваною міжнародними корпораціями і державними організаціями для ідентифікації дійсних напрямків витрат в організації.

Вартісний аналіз являє собою угоду про облік, що використовується для збору витрат, пов'язаних із роботами, з метою визначення загальної вартості процесу. АВС може проводитися тільки тоді, коли модель роботи послідовна, коректна, повна і стабільна, іншими словами, створення моделі роботи закінчено. АВС включає такі основні поняття: +об'єкт витрат - причина, по якій робота виконується, вартість робіт є сумарна вартість об'єктів витрат (готовий виріб); +рушій витрат - характеристики входів і керувань роботи, що впливають на те, як виконується і як довго триває робота; +центри витрат, що можна трактувати як статті витрат.

При проведенні функціонально-вартісного аналізу в BPwin спочатку задаються одиниці виміру часу і грошей. Для завдання одиниць виміру варто викликати діалог Model Properties. Потім описуються центри витрат (cost centers). Для внесення центрів витрат необхідно викликати діалог Cost Center Editor. У діалозі Activity Cost указується частота проведення даної роботи в рамках загального процесу (вікно Frequency) і тривалість (Duration). Потім варто вибрати в списку один із центрів витрат і у вікні Cost задати його вартість. Загальні витрати по роботі розраховуються як сума по всіх центрах витрат. Для проведення більш тонкого аналізу можна скористатися спеціалізованим засобом вартісного аналізу EasyABC (ABC Technology, Inc.). BPwin має двонаправленний інтерфейс з EasyABC. Результати вартісного аналізу можуть істотно вплинути на черговість виконання робіт.

З метою мінімізації витрат першою повинна бути виконана найбільш дешева робота, а в кінці – найбільш дорога. Результати вартісного аналізу наочно представляються на спеціальному звіті BPwin - Activity Cost Report (меню Report/Activity Cost Report). Звіт дозволяє документувати ім'я, номер, визначення і вартість робіт, як сумарну, так і роздільно по центрах затрат. Результати відображаються безпосередньо на діаграмах. У лівому нижньому кутку прямокутника роботи може показуватися або вартість (по умовчанню), або тривалість, або частота проведення роботи, Настроювання відображення здійснюється в діалозі Model Properties (меню Edit/Model Properties).

АВС дозволяє оцінити вартісні і тимчасові характеристики системи. Якщо вартісних показників недостатньо, є можливість внесення власних метрик - властивостей, визначених користувачем (User Defined Properties, UDP). UDP дозволяють провести додатковий аналіз, хоча і без сумуючих підрахунків. Є можливість завдання різноманітних типів UDP, у тому числі керуючих команд і масивів, об'єднаних по категоріях. Одна категорія може об'єднувати декілька властивостей, у той же час одна властивість може входити в декілька категорій. Властивість типу List може містити масив попередньо визначених значень. Значення зі списку можна редагувати і знищувати. Кожній роботі можна поставити у відповідність набір UDP. У закладці UDP Values діалогу ІDEFO Activity Properties можна задати значення UDP. Властивості типу List відображаються списком вибору, що заповнений попередньо визначеними значеннями.