7. Порядок обеспечения участия в выставках.

Решение об участии в выставке необходимо принимать минимум за 6 месяцев (если выставка ежегодная), поэтому заранее просматриваем календарь выставок на предстоящий год и выбираем выставки, в которых хотим участвовать в соответствии со своими целями и задачами. Не забываем про бюджет, который так же необходимо заранее составить.

На сайте выставки обычно можно найти все необходимые документы и информацию для участия в выставке, а так же контакты организаторов.

Для участия в выставке необходимо заполнить Заявку, а так же другие необходимые документы (Бланк-заказы и Формы), связанные с местом павильона на выставке, выставочным стендом, заказом дополнительных услуг (в том числе дополнительная реклама в каталоге, если нужно) и прочее. А так же оплатить выставленные счета: взнос участника, и предоплата за участие в выставке (или оплатить полностью). Следует обратить внимание на сроки подачи заявки и оплату, в некоторых случаях, чем позднее оплата, тем дороже будет стоить участие в выставке. Так же обратите внимание/узнайте, что именно входит в «бесплатности», а за что необходимо платить отдельно.

С момента подачи Заявки и выставления нам компанией-организатором счета, мы считаемся полноправным участником выставки.

8. Организация стендовой работы.

Для выставки главное:

· Люди (стендисты; персонал должен быть обучен)

·         Продукт (100% качество)

·         Сопровождение к продукту (полиграфия, реклама и пр.)

Стендисты должны быть подготовлены: обучены коммуникационному менеджменту (умение говорить и слушать, вести переговоры и пр.). Должны на 100% знать продукт, представленный на стенде. Демонстраторы продукта должны быть в соответствующей спецодежде, так же необходимы отличительные знаки на одежде (нашивки, значки и пр. с лого компании).

Комфорт, чистота и сервис на стенде - это факторы будут особенно приятны для посетителей. Необходимо учесть следующие моменты:

·         важно организовать наличие необходимого количества мест для переговоров;

·         никогда не помешает вовремя принесённая чашка кофе или чая (или чего покрепче);

·         каталоги и буклеты всегда должны быть под рукой – на столах, стойках и других специализированных местах;

·         цветы в переговорной очень украшают и создают хорошую атмосферу.

 

Раздаточные материалы:

Никогда не скупитесь на раздаточные материалы – буклеты, календари, ручки, пакеты – всё это поднимает имидж вашей компании.

Наличие на стенде нескольких видов полиграфической продукции довольно важно.

Должны быть отдельные буклеты или прайс-листы для оптовиков и розничников, обширные каталоги с представлением и описанием каждого вида вашей продукции.

Ещё одним из эффективных вариантов – дегустации (если это продовольственные товары), прямая демонстрация товара – посетитель должен узнать все качества продукта на собственном опыте.

9. Особенности подготовки и участия в зарубежных выставках.

Международные выставки являются главным средством продвижения производителями своей торговой марки на рынок. Предприятие, желающее выйти на мировой рынок, должно быть постоянно представлено на выставках – только тогда его узнают, и можно будет ожидать коммерческих результатов.

Участие в международных смотрах может дать предприятию информацию, необходимую для снижения издержек и вывода продукции на уровень, обеспечивающий ее конкурентоспособность на мировом рынке.

Среди множества участников и посетителей крупных международных выставок за рубежом немало тех, кто заинтересован в партнерстве и кооперации с российскими предприятиями.

Участие в международной специализированной выставке имеет смысл, как правило, в том случае, если:

·         сфера сбыта предприятия не ограничена отдельным регионом;

·         сбыт ориентирован на достаточно широкую покупательскую структуру;

·         товар или услуга свидетельствуют о высоком уровне ноу-хау.

Участие в международной выставке мероприятие всегда не самое дешевое, поэтому необходима тщательная подготовка.

Шаг 1. Выбор выставки

Выбор выставки является одним из самых важных решений. Неудачно выбранная выставка будет лишь пустой тратой сил, времени и денежных знаков. Так что если Вы потратите много времени и сил на поиск нужной выставки заранее, то сэкономите в будущем. При выборе выставки обратите внимание на следующие факторы:

Специализация выставки. Конечно, многое зависит от Вашей продукции, но более узкоспециализированные выставки привлекают больше узкоспециализированных покупателей.

Место проведения.

Число посетителей и участников. Если выставка проводится регулярно, то по прошлым сессиям можно оценить, какое количество посетителей ожидается в этом году.

Участники. Если среди участвующих в выставке компаний Вы увидите названия крупнейших производителей Вашей отрасли (особенно, мирового уровня), то это говорит о достаточно высоком уровне выставке.

Организаторы.

Информационная поддержка. Изучите на сайте выставке, какие издания, сайты и другие СМИ оказывают информационную поддержку. Если Ваша выставка плохо освещается в СМИ, никто не занимается ее PR, то вряд ли о ней узнает достаточное количество заинтересованных посетителей.

Шаг 2. Постановка конкретных целей

Важно, не просто поставить задачу, а определить конкретные цели, которые Вы хотели бы достичь на выставке.Что? Сколько? Наиболее распространенные цели участия выставки:

поиск крупных покупателей Вашей продукции;

подписание контрактов;

продвижение новой продукции или услуги;

информирование СМИ;

тестирование рынка Вашей новой продукции или услуги;

расширение базы данных потенциальных покупателей.

Шаг 3. Расчет бюджета

В первую очередь, оцените, Ваши возможности. Сколько Вы можете себе позволить? И сколько будет целесообразно с точки зрения расходов тратить на продвижение продукции? В расчеты бюджета включите следующие пункты:

стоимость выставочного места;

установка и демонтаж оборудования;

подарки, буклеты, визитки;

образцы продукции и стоимость их транспортировки;

аудио и видео оборудование;

разработка презентаций и буклетов;

расходы на телефоны, электричество и Интернет;

стоимость труда переводчиков и сотрудников;

реклама;

визы, перелеты и отели и т.д.

Возможно, чтобы сократить расходы, выгоднее будет часть необходимых материалов не везти с собой, а подготовить на месте. Конечно, если у Вас будет достаточно времени перед началом выставки или Вы найдете доверенное лицо, которое поможет Вам с организацией. Образцы продукции лучше или раздаривать или продать в последний день выставки, чтобы не везти их обратно (конечно, все зависит от Вашей отрасли).

Шаг 4. Рассылка приглашений

Вполне стоящим решением будет рассылка приглашений на выставку с указанием Вашего места и описанием продукции потенциальным покупателям. Также стоит приложить и приглашение от организаторов выставки. Таким образом, Вы повысите шансы встретить заинтересованного посетителя с конкретными предложениями.

Шаг 5. Разработка выставочной платформы и создание слоганов

Ваша платформа на выставке должна привлекать внимание посетителей. Если Ваша выставочная конструкция используется в течение нескольких лет, будет нелишним обновить ее. Как правило, крупные иностранные компании не экономят на платформах. В зависимости от Вашей продукции постарайтесь продемонстрировать большой ассортимент, подумайте, как лучше его выставить. Если Вы специализируетесь на оборудовании, то, конечно, лучше всего показать его в действии.

Шаг 6. Разработка формы опроса и подготовка подарков

Составьте анкету для исследования Вашего потребительского рынка. Ответив на нее, неплохо бы было "наградить" респондента подарком с Вашей фирменной символикой или продукцией. В зависимости от вида продукции для подарка Вы можете использовать образцы своего товара или предметы с символикой Вашей компании. Лучше всего подходит то, что будет использоваться в дальнейшем и часто попадаться на глаза – кружки, ручки, календари, магниты на холодильник, например.

Шаг 7. Подготовка команды

Все участники выставки, которые будут присутствовать на платформе, должны, как минимум, говорить на английском языке. В любом случае должен присутствовать переводчик, который также должен быть тщательно проинструктирован. Каждый участник команды должен быть способен ответить на вопросы об истории компании, рассказать о продукции, ответить на распространенные вопросы. Важно, чтобы потенциальный покупатель заинтересовался. Если ассистент видит, что у посетителя есть уже конкретные вопросы, то он должен пригласить его обсудить их с кем-либо из ответственных лиц. Также не забудьте, что все участники команды должны быть одеты в одном стиле, лучше всего в деловой униформе.

Шаг 8. Выставочный каталог

Чтобы достичь максимального результата от участия в выставке, необходимо проконтролировать, какая информация о Вашей компании попадет в выставочный каталог. Договоритесь, чтобы в каталог включили описание именно Вашей продукции. Проконтролируйте, в какой раздел она попадет. Так как вполне возможно, Ваши будущие клиенты не будут иметь достаточно времени, чтобы обойти всю выставку и пообщаться с каждым, но со 100% уверенностью можно утверждать, что они приобретут каталог выставки и тщательно его изучат.