1.3.2 Побудова форм
Access дає можливість вводити дані безпосередньо як в таблицю так і за допомогою форм. Форма в БД – це структуроване вікно, котре можна представити так, щоб воно повторювало форму бланка. Форми створюються із набору окремих елементів управління.
Зовнішній вигляд форми обирається в залежності від того з якою метою вона створюється. Форми Access дозволяють виконувати завдання які неможливо виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення та виводити результат на екран. Джерелом даних для форми є дані з таблиці або запиту.
Форма надає такі можливості:
Вводу та перегляду інформації БД;
Зміна даних;
Печать даних;
Створення діаграм, повідомлень і т.д.
Способи створення форм в Access можуть бути різними:
Конструктор форм (призначений для створення форм будь якої складності);
Майстер форм (дозволяє створювати форми різні як за стилем так і по змісту);
Автоформа: в стовпець (багатосторінкова – поля для запису виводяться в один стовпець, в формі одночасно відображаються дані для одного запису);
Автоформа: ленточная (всі поля запису виводяться в один рядок, в формі відображаються всі записи);
Автоформа: табличная (відображення записів відбувається в режимі таблиці);
За допомогою інструментарію Access для таблиць було створено лен точні авто форми, які дозволяють з легкістю додавати нові записи. На малюнку 1.2 представлено одна з лен точних авто форм «Производитель». Всього було створено 3 подібні авторми для кожної таблиці «Аптека».
Рис 1.2 – Ленточна авто форма для таблиці «Поставщики»
В режимі конструктора і майстра форм було створено 2 кнопочні форми, які полегшують навігацію по БД «Аптека». Головна кнопочка форма БД «Аптека» (рис 1.3) надає доступ до основних елементів БД – інформації приходу та реалізації товару, звітам.
Рис 1.3 – Головна форма БД «Аптека»
Для отримання доступу до можливості редагування таблиць бази (поставщики, производители и т.д.) використовується кнопка «Открыть форму». Перед натиснення кнопки потрібно вибрати необхідну форму та натиснути на кнопку. Всього можна вибрати для редагування 4 форми:
Форма «Приход» (рис 1.4);
Форма «Поставщики» (рис 1.5);
Форма «Производитель» (рис 1.6);
Форма «Места хранения» (рис 1.7).
Рис 1.4 – Форма «Приход»
Рис 1.5 – форма «Поставщики»
Рис 1.6 – Форма «Производитель»
Рис 1.7 – Форма «Места хранения»
1.3.3 Побудова звітів
Звіт – це форматоване представлення даних, які виводяться на екран, на печать або в файл. Вони дозволяють отримати з бали необхідні відомості і представити їх у вигляді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення та аналізу даних.
При печаті таблиць та запитів інформація видається практично в тому вигляді, в якому й зберігається. Часто виникає необхідність представити дані в вигляді звітів, які мають традиційний виглядь та легко читаються. Детальний звіт включає всю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки і розбитий на сторінки з вказанням верхніх та нижніх колонтитулів.
Microsoft Access відображає в звіті дані із запитів або таблиць, додаючи до них текстові елементи, які спрощують сприйняття.
До числа таких елементів відносяться:
Заголовок. Цей розділ печатається тільки в верхній частині першої сторонки звіту. Використовується для виводу даних, таких як текст заголовку звіту, дата, або інші дані які необхідно напечатати один раз на початку звіту;
Верхній колонтитул. Використовується для виводу даних, таких як заголовки стовпців, дати або номеру сторінок, які друкуються зверху на кожній сторінці звіту.
Основний текст звіту – область даних, розташованих між верхнім та нижнім колонтитулом сторінки. В даному розділі з’являються дані, які друкуються для кожної з тих записів на основі яких було створено звіт. Для розміщення в області даних елементів управління використовують список полів та панель інструментів.
Нижній колонтитул. Цей розділ з’являється в нижній частині кожної сторінки. Використовується для виводу даних, таких як дати або номери сторінок, які друкуються зазвичай в нижній частині звіта.
Примечание. Використовується для виводу даних, таких як текст висновку, загальні значення або підпис, які потрібно надрукувати один раз в кінці звіту.
В рамках даного практичного завдання було створено 3 звіта:
«Приход» (рис 1.8);
«Продажа» (рис 1.9);
«Лекарства» (рис 1.10).
В звіті «Лекарства» виводяться дані з таблиці «Лекарства» без додаткових змін і виводить дані які зберегіаються в таблиці. В звітах «Продажа» «Приход» створено додатковий стовпчик для суми закупки\продажу відповідного препарату, обраховується за формулами [Количество]*[Цена закупочная] та [Количество]*[Цена отпускная]. Також було додано поле з загальною сумую закупок\продаж, розраховується яке за формулами: sum([Количество]*[Цена закупочная]) та sum([Количество]*[Цена отпускная]).
Рис 1.8 – Звіт по приходу препаратів
Рис 1.9 – Звіт по продажам препаратів
Рис 1.10 – Звіт «Лекарства»