36.Справочная система Microsoft office. Справочная Система Microsoft Office

В Microsoft Office реализовано несколько способов получения справочной инфор-мации:0ни одинаковы для всех приложений Office. Справочная система позволяет быстро разрешить возникшие проблемы. Ею можно пользоваться и как учебником или справочником. Ниже представлен список основных ее компонентов.

•   Помощник по Office — интерактивный инструмент, позволяющий вводить вопросы и выбирать ответ из списка тем, близких к сути заданного вопроса. Часто Помощник по Office пытается сам понять источник возникших трудностей и”периодически предлагает пользователю полезные подсказки.

•   Окно справочной системы — база данных с возможностями поиска информации по названию темы или по ключевому слову.

• Что это такое? — инструмент, позволяющий указать элемент окна диалога и получить краткое описание назначения выбранного объекта.

•   Microsoft на Web — система поиска справочной информации на web-страницах компании Microsoft.

37.Использование шаблонов и мастеров при подготовке документов в Microsoft Word. Создание документа с помощью Шаблона и Мастера

В состав Microsoft Word 2003 включено значительное число шаблонов для публикаций, писем, факсов, отчётов и других документов. Эти шаблоны можно модифицировать или создавать на их основе свои. Некоторые из шаблонов являются Мастерами, т.е. представляют собой последовательность диалоговых окон, позволяющих создавать документы в полуавтоматическом режиме (пользователь отвечает на вопросы, а Word на основе полученных ответов конструирует документ). Многие из стандартных шаблонов содержат специальные инструменты, стили, меню и макросы для различных процедур. По стилю оформления встроенные шаблоны делятся на три категории – стандартные, современные и изысканные.

Встроенные шаблоны разбиты на несколько типов, соответствующих вкладкам диалогового окна Шаблоны (рисунок 4).

Для создания документа на основе какого-либо определённого шаблона или мастера :

- выполнить команду Файл, Создать…. Появится область задач Создание документа (рисунок 3);

- щёлкнуть на ссылке На моем компьютере в группе Шаблоны в области задач Создание документа. Появится диалоговое окно Шаблоны (рисунок 4);

- раскрыть вкладку, содержащую необходимый шаблон или мастер;

- выделить Шаблон или Мастер, с помощью которого необходимо создать документ. В группе Просмотр выводится пример документа, основанного на выделенном шаблоне;

- чтобы создать документ на основе выбранного шаблона, надо выбрать переключатель документ в правой части диалогового окна Шаблоны, а для создания нового шаблона – переключатель шаблон;

- нажать кнопку ОК. На экране появится окно нового документа.

Шаблон представляет собой готовый документ, в который достаточно ввести недостающие данные. Для ввода данных необходимо щёлкнуть мышью там, где надо увидеть свой текст и начать печатать.

.1 Теоретические сведения

Шаблон - это документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Шаблоны используются для унификации структуры и внешнего вида документов. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы списков автотекста и автозамены, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш, форматирование и стили. Все новые документы в Microsoft Word создаются на основе шаблонов. По умолчанию при создании нового документа выбирается шаблонОбычный на вкладке Общие. В комплект поставки Word входят десятки шаблонов, которые могут быть использованы для создания документов различных типов.  После запуска Microsoft Word в окне приложения открывается пустой документ, который называется Документ 1. Этот документ основан на шаблоне Обычный (Normal.dot), а текст вводится в стиле Обычный, в котором установлены следующие параметры форматирования: гарнитура шрифта - Times New Roman, кегль (размер шрифта) - 12 пунктов, выравнивание по левому краю, межстрочный интервал - одинарный.

Шаблон Normal.dot является общим шаблоном. Созданные пользователем элементы, хранящиеся в этом шаблоне, доступны во всех документах.

ждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили. Существует два основных вида шаблонов — общие шаблоны и шаблоны документов. Общие шаблоны, в том числе шаблон Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. Шаблоны документа, например, шаблоны записок или факсов, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на выбранном шаблоне.

Быстрое создание писем, записок и других документов.

Использование шаблонов и мастеров позволяет экономить время при создании стандартных документов. Например, мастер записок поможет создать грамотно оформленную служебную записку, а мастер Web-страниц существенно упрощает работу с Web-страницами. Часть шаблонов и мастеров устанавливается при выполнении типичной установки, другая часть — только при выборочной установке; некоторые шаблоны поставляются на компакт-дисках с Office.

Вот неполный перечень документов, которые могут быть созданы с помощью шаблонов и мастеров: юридические документы, служебные записки, письма, факсимильные сообщения, отчеты, справочники, бюллетени, руководства, брошюры, календари, Web-страницы, расписания, повестки дня, резюме, заказы и счета-фактуры.

Для создания документа на основе шаблона необходимо:

1. выбрать команду Создать в меню Файл;

2. перейти на соответствующую вкладку, и дважды щелкнуть необходимый шаблон или мастер;

3. ввести текст и сохранить документ.

При работе над документом в Word можно использовать имеющиеся наборы шаблонов, а можно создавать свои шаблоны. Наиболее простой способ создать шаблон — это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.

Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны», то он появится на вкладке Общие при выборе команды Создать (меню Файл). Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды Создать он появится на вкладке с соответствующим названием.

Для создания нового шаблона необходимо:

1. выбрать команду Создать в меню Файл;

2. установить переключатель -Создать- в положение  Шаблон и нажать кнопку 'OK';

3. добавить текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне;

4. определить стили и другие параметры форматирования;

5. внести необходимые изменения в размеры полей и страниц;

6. выбрать команду Сохранить как... в меню Файл;

7. выбрать в поле Тип файла: значение Шаблон документа, это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип 'Шаблон';

8. ввести в поле Имя файла: имя для нового шаблона и нажать кнопку 'Сохранить'.

Мастер документов Word Microsoft Publisher форматирует импортированный в публикацию документ Microsoft Word.

1. В меню Файл выберите команду Создать.

2. В области задач Создание публикации в группе Начать с макетавыберите команду Публикации для печати.

3. В группе Публикации для печати выберите команду Импорт документов Word.

4. Выберите нужный макет в окне просмотра коллекции.

5. В диалоговом окне Импорт документа Word выберите нужный документ Word и нажмите кнопку ОК.

Если имя нужного документа отсутствует, может потребоваться перейти в другую папку или на другой диск.

6. Отформатируйте публикацию при помощи средств, расположенных в области задач Параметры импорта текста.

38.Способы создания таблицы в Microsoft Word.

Создание таблиц.Документы Word часто содержат данные, оформленные в виде таблицы. Таблица состоит из столбцов и строк, на пересечении которых находятся ячейки. В ячейках таблиц размещается информация произвольного типа: текст, числа, графика, рисунки, формулы. Обычно таблицы используются для более удобного расположения информации документа. Word предоставляет возможность использования таблиц произвольной конфигурации с различным числом строк, столбцов даже на уровне отдельной строки таблицы. Таблица Word может содержать максимум 62 столбца и произвольное число строк. Число столбцов в отдельной строке таблицы – любое. Высота строк таблицы – произвольная, может различаться для разных строк таблицы, но ячейки одной строки имеют одинаковую высоту. Напротив, ширина ячеек одной строки и даже одного столбца – произвольная, в том числе и одинаковая. Первоначально указанное при создании таблицы число строк и столбцов можно изменять, добавлять новые или удаляя существующие строки и столбцы.

Способы создания таблиц.

1. Горизонтальное меню: ТАБЛИЦА, Вставить таблицу –указать число столбцов и строк.

2. С помощью кнопки СТАНТАРТНОЙ панели инструментов: определяется конфигурация новой таблицы до 4х5.

3. С помощью команды ВСТАВКА, Объект, вкладка Создать новый можно в документах Word вставить новую электронную таблицу Excel, указав тип объекта – Лист Microsoft Excel. Чтобы не запутаться в панельных значках таблиц значок таблицы Microsoft Excel можно убрать с панели следующим образом: выполнить команду СЕРВИС, Настройка, выбрать вкладку Панели инструментов и перетащить мышью кнопку с панели инструментов на вкладку, затем нажать кнопку ЗАКРЫТЬ.

4. Ранее набранный текст может быть преобразован в табличное представление с помощью команды ТАБЛИЦА, Преобразовать текст при условии, что текст подготовлен с использованием специальных символов-разделителей колонок (табулятор, абзац, пробел и др.).

Создание и редактирование таблиц

Для создания простой таблицы выполнить следующее:

- поместить курсор ввода в место размещения таблицы;

- выполнить Таблица, Вставить, Таблица;

- появится диалоговое окно Вставка таблицы;

- в полях Число столбцов: и Число строк: задать соответствующие параметры таблицы;

- в поле Автоподбор ширины столбцов выбрать одну из опций: постоянная, если ширина столбцов известна заранее, по содержимому, если ширина столбцов должна определяться их содержимым, по ширине окна, чтобы таблица имела ширину страницы;

- нажать на кнопку OK.

Для удаления таблицы, строки или столбца выполнить следующее:

- поместить курсор ввода в любую из ячеек удаляемой таблицы;

- выполнить команду Таблица, Удалить, выбрать в подменю пункт Таблица, или Строки или Столбцы.

Для удаления ячеек таблицы выполнить следующее:

- выделить одну или несколько смежных ячеек, подлежащих удалению;

- выполнить команду Таблица, Удалить, Ячейки.

- в открывшемся диалоговом окне задать направление сдвига оставшихся ячеек (влево или вверх).

Для добавления столбцов и строк таблицы в существующую таблицу с помощью меню нужно выполнить следующее:

- выделить область ячеек, рядом с которой требуется добавить новые строки или столбцы. Если необходимо добавить только одну строку или один столбец, достаточно поместить курсор ввода в ячейку, около которой они будут вставлены;

- выполнить команду Таблица, Вставить. В появившемся меню выбрать пункт, соответствующий желаемому местоположению новых элементов относительно выделенной области или текущей ячейки.

Для удаления столбцов и строк таблицы существующей таблицы нужно выполнить следующее:

- выделить удаляемые ячейки. При удалении только одной строки или столбца достаточно поместить курсор ввода в ячейку, которая находится в этой строке или столбце;

- выполнить команду Таблица, Удалить. В появившемся меню выбрать пункт Столбцы для удаления столбцов или пункт Строки для удаления строк.

Для добавления и удаления ячеек таблицы в существующей таблице нужно выполнить следующее:

- выделить область ячеек, которая должна быть добавлена или удалена;

- выполнить команду Таблица, Вставить, Ячейки, чтобы добавить ячейки, или команду Таблица, Удалить, Ячейки для их удаления. При этом в соответствии с выбранной командой появится диалоговое окно Добавление ячеек или Удаление ячеек;

- выбрать необходимую опцию, соответствующую подходящему направлению сдвига существующих ячеек таблицы;

- нажать ОК.

Для объединения группы смежных ячеек таблицы одну ячейку нужно выполнить следующее:

- выделить преобразуемую группу ячеек;

- выполнить команду Таблица, Объединить ячейки.

Для разделения ячеек таблицы на несколько ячеек нужно выполнить следующее:

- выделить ячейку или группу ячеек, подлежащую разбиению;

- выполнить команду Таблица, Разбить ячейки.

- в диалоговом окне Разбиение ячеек установить необходимые параметры.

Для разделения таблицы на две части выполнить следующее:

- поместить курсор ввода в ту строку, которую предполагается сделать первой во второй части таблицы;

- выполнить команду Таблица, Разбить таблицу.

Сортировка текста таблицы. С помощью команды Таблица, Сортировка можно выполнить сортировку абзацев по первому слову каждого абзаца. Таким образом, сортируется, например, библиографический список.