1.3 Характеристика работы отдела ведения архива: передача архивных фондов кадастровых районов в отдел ведения архива

Перед передачей документов в архив необходимо оформить и систематизировать дела и единицы хранения в соответствии с требованиями, установленными Приказом Министерства экономического развития РФ от 04.02.2010 № 42 «Об утверждении Порядка ведения государственного кадастра недвижимости», письмом Роснедвижимости от 04.03.2008 от № ВК/0876 «Разъяснения по ведению кадастровых дел» и письмом ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Свердловской области от 19.11.2009 № 07-08/1564 «О подготовке кадастровых дел к архивному хранению».

Для передачи фондов в архив необходимо подготовить следующие документы:

1. Список фондов.

Список фондов - это систематизированное описание наименований фондов, передаваемых на хранение.

Список фондов составляется один на весь фонд (на все кадастровые районы архивы которых находятся в ТО) в 2-х экземплярах.

При составлении списка фондов, необходимо руководствоваться номенклатурой дел, хранящейся в отделе. Номенклатура дел содержит разделы:

1. Реестры объектов недвижимости (ЕГРЗ);

2. Кадастровые дела.

2.1.Кадастровые дела объектов недвижимости;

2.2.Кадастровые дела геодезической основы;

2.3.Кадастровые дела кадастрового деления;

2.4.Кадастровые дела картографической основы; и т.д.

2.5.Кадастровые дела аннулированных земельных участков;

2.6.Кадастровые дела земельных участков со статусом «архивные»;

3. Кадастровые карты;

4. Инвентаризационные описи ранее учтенных земельных участков;

5. Оценочные описи ранее учтенных земельных участков;

6. Журналы учета кадастровых номеров;

7. Журнал регистрации протоколов выявления технических ошибок;

8. Регистрационно-контрольная форма;

9. Книги учета заявлений;

10.Книги учета выданных сведений:

11.Реестры поступления документов;

12.3апросы о предоставлении сведений ГКН;

13.Документы (реестры передачи сведений, магнитные носители, протоколы

обработки сведений и др.), на основании которых в ГКН внесены сведения

о правах и ограничении (обременении) прав;

14.Документы (реестры передачи сведений, магнитные носители, протоколы

обработки сведений и др.) о передаче сведений об объектах недвижимости

в структурные подразделения Управления Росреестра по Свердловской

области;

15.Уведомления об отсутствии сведений ГКН; 16.Учетные дела по отказным решениям в постановке на ГКН;

Каждому фонду присваивается порядковый номер. При заполнении списка фондов в столбце «название фонда» прописываются наименования фондов (см. приложение).

В графе 3 «количество единиц хранения» заполняется после формирования описи каждого фонда.

2. Опись фонда - это систематизированное описание единиц хранения, включенных в соответствующий фонд.

В описи указывается номер фонда, соответствующий порядковому номеру, присвоенному в списке фондов.

В описи фонда кадастровых дел ОН, единицей хранения является кадастровое дело ОН. Для формирования данной описи в графе 2 указывается список кадастровых кварталов данного кадастрового района. В графе 3 указывается количество передаваемых кадастровых дел в указанном квартале. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива. При передаче данного фонда необходимо наличие титульного листа и внутренней описи документов каждого кадастрового дела. Документы, включенные в кадастровое дело, должны строго соответствовать внутренней описи. Для документов, хранящихся в другом кадастровом деле, ссылка на место хранения обязательна. Листы кадастрового дела должны быть пронумерованы карандашом в правом верхнем углу и соответствовать нумерации документов во внутренней описи. Реквизиты документов внутренней описи должны совпадать с реквизитами документов, находящихся в кадастровом деле.

В описи фонда кадастровых дел геодезической основы,

картографической основы ГКН, кадастрового деления, границ муниципального образования и т.д., единицей хранения является кадастровое дело, количество магнитных носителей. Для формирования данной описи в графе 2 указывается Индивидуальное обозначение, либо номер единицы кадастрового деления, либо наименование муниципального образования или населенного пункта. В графе 3 указывается количество листов / количество магнитных носителей. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива.

В описи фонда кадастровых дел аннулированных земельных участков, единицей хранения является кадастровое дело. Для формирования данной описи в графе 2 указывается кадастровый номер кадастрового района. В графе 3 указывается количество передаваемых кадастровых дел в каждом кадастровом районе. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива. В кадастровом деле аннулированного земельного участка обязательно должна быть заверенная копия документов, оригиналы которых высланы заявителю. Кадастровые дела аннулированных земельных участков группируются и хранятся отдельно по дате принятия решения.

В описи фонда кадастровых дел земельных участков со статусом «архивный» единицей хранения является кадастровое дело. Для формирования данной описи в графе 2 указывается список кадастровых кварталов данного кадастрового района. В графе 3 указывается количество передаваемых кадастровых дел в указанном квартале. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива. Необходимо отметить, что на хранение в архив принимаются кадастровые дела оформленные строго в соответствии с письмом ФГУ «ЗКП» по Свердловской области от 19.11.2009 №07-08/1564 «О подготовке кадастровых дел к архивному хранению». Приниматься дела будут прошитые, заверенные и по описи дел постоянного хранения.

В описи фонда кадастровых карт единицей хранения являются разделы ДКК сформированных в соответствии с временным порядком ведения ДКК. Для формирования данной описи в графе 2 указывается список кадастровых кварталов данного кадастрового района. В графе 3 указывается количество передаваемых разделов ДКК в указанном квартале. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива.

В описи фонда инвентаризационных описей ранее учтенных земельных участков, единицей хранения является инвентаризационная опись кадастрового квартала. Для формирования данной описи в графе 2 указывается список передаваемых инвентаризационных описей по кадастровым кварталам данного кадастрового района. В графе 3 указывается количество листов в каждой передаваемой инвентаризационной описи в указанном квартале. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива.

В описи фонда оценочных описей ранее учтенных земельных участков, единицей хранения является оценочная опись кадастрового квартала . Для формирования данной описи в графе 2 указывается список передаваемых оценочных описей по кадастровым кварталам данного кадастрового района. В графе 3 указывается количество листов в каждой оценочной описи в указанном квартале. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива.

В описи фонда журналов учета кадастровых номеров единицей хранения является журнал учета кадастровых номеров кадастрового квартала. Для формирования данной описи в графе 2 указывается список передаваемых ЖУКН по кадастровым кварталам данного кадастрового района. В графе 3 указывается количество листов в каждом журнале учета кадастровых номеров в указанном квартале. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива.

В описи фонда книги учета заявлений единицей хранения является тома книги. Для формирования данной описи в графе 2 указываются номера передаваемых томов книги данного кадастрового района. В графе 3 указывается количество листов в каждом томе книги. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива. При передаче этого фонда в архив все тома данных книг, должны быть сформированы в соответствии с методическими рекомендациями по ведению книг учета заявлений, а именно, прошиты, скреплены печатью с указанием: даты открытия, даты закрытия, количество листов в книге (томе), первый и последний регистрационные номера (с № по № ), фамилии, инициалов и подписи уполномоченного должностного лица.

В описи фонда книги учета выданных сведений единицей хранения является тома книги. Для формирования данной описи в графе 2 указываются номера передаваемых томов книги данного кадастрового района. В графе 3 указывается количество листов в каждом томе книги. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива. Книги учета выданных сведений должны быть сформированы в соответствии с порядком ведения книг учета выданных сведений ГЗК-1-Т.О-13-01-01, Утвержденным Росземкадастром 10.04.2001г.

В описи фонда запросов о предоставлении сведений ГКН единицей хранения является запрос в орган кадастрового учета о предоставлении сведений ГКН. Для формирования данной описи в графе 2 указываются крайние регистрационные номера по книге учета выданных сведений. В графе 3 указывается количество запросов о предоставлении сведений ГКН в соответствующем томе. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива.

В описи фонда документов, на основании которых в ГКН внесены сведения о правах и ограничении (обременении) прав единицей хранения является комплект документов по одному регистрационному номеру. В графе 3 указывается количество листов в каждом передаваемом комплекте документов, количество магнитных носителей с обязательным указанием вида магнитного носителя. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива.

В описи фонда уведомлений об отсутствии сведений единицей хранения является уведомление об отсутствии сведений. Для формирования данной описи в графе 2 указываются первый и последний регистрационные номера запросов по которым выдано уведомления. В графе 3 указывается количество уведомлений об отсутствии сведений ГКН. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива.

В описи фонда учетных дел по отказным решениям в постановке на ГКН единицей хранения является учетное дело. Для формирования данной описи в графе 2 указывается регистрационный номер передаваемых учетных дел соответствующего кадастрового района. В графе 3 указывается количество документов/листов в каждом учетном деле. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива. Учетные дела передаются с обязательным наличием титульного листа и внутренней описи учетного дела. В учетных делах должны быть заверенные копии документов, оригиналы которых выданы заявителю.

В описи фонда реестров поступления документов единицей хранения является реестр. Для формирования данной описи в графу 2 указываются год формирования реестров поступления документов. В графе 3 указывается количество передаваемых реестров за соответствующий год. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива.

В описи фонда журналов учета протоколов выявления технических ошибок единицей хранения является журнал учета протоколов выявления технических ошибок. Для формирования данной описи в графе 2 указывается даты открытия и закрытия передаваемого журнала. В графе 3 указывается количество листов в журнале. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива.

В описи фонда регистрационно-контрольной формы единицей хранения является РКФ либо тома РКФ. Для формирования данной описи в графе 2 указывается даты открытия и закрытия передаваемой РКФ либо тома РКФ. В графе 3 указывается количество листов в РКФ либо тома РКФ. Графа 4 заполняется при передаче фондов сотрудниками отдела ведения архива. При передаче РКФ должна быть оформлена в соответствии с методическими рекомендациями по ведению регистрационной - контрольной формы.

В ходе передачи архивных фондов из территориальных отделов в отдел ведения архива представители комиссии принимающей стороны (отдел ведения архива) проверяют соответствие количества единиц хранения, включенных в опись соответствующего фонда. При этом на экземплярах описи против каждой записи, включенной в опись, делается отметка о фактическом наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив единиц хранения; дата приема-передачи, подписи начальника отдела ведения архива, принимающего фонд, и представителя территориального отдела ФГУ «ЗКП» по Свердловской области, передающего документы. По результатам передачи фондов структурных подразделений составляется «акт приема-передачи» составляется и подписывается членами комиссии. В акте прописываются номера описей, количество листов описей, количество принятых единиц хранения фондов. Каждый акт подписывается работниками, проводившими проверку наличия дел фонда.

В случае выявления расхождений в количестве переданных Территориальным отделом единиц хранения, включенных в опись, или количество листов в них и фактически принятых отделом ведения архива при приеме передачи документов, осуществляется повторная проверка передаваемых документов. После повторной проверки, при сохранении разницы в количестве документов, членами комиссии отдела ведения архива составляется и подписывается акт сверки. Этот акт подлежит направлению в Территориальный отдел, передающий архивные фонды. В течение одной недели начальник территориального отдела подписывает акт сверки и направляет его в отдел ведения архива. После этого составляется акт приема - передачи, в котором отражаются результаты, зафиксированные в акте сверки.

После этого сотрудники архива, принимающие документы на хранение, проверяют количество листов в делах, наличие документов по внутренней описи дела, состояние документов дела. В случае отсутствия документов в деле, либо при наличии поврежденных документов, либо при наличии не включенных во внутреннюю опись документов составляются акт проверки наличия и состояния документов в делах. Данный акт с бланком соответствия документов внутренней описи направляется в территориальный отдел, передающий фонды. Территориальный отдел предпринимает действия для розыска недостающих документов; при нахождении документов, они направляются по реестру в отдел ведения архива. По результатам сверки акта проверки наличия и состояния документов в делах и реестра найденных документов составляется акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.