Тема 6. Организация делопроизводства

Номенклатура дел. Требования Государственной системы документационного обеспечения управления к составлению номенклатуры дел.

Реквизиты номенклатуры дел: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования.

Содержательная часть номенклатуры дел: индексы дел, заголовки дел, количество дел, сроки хранения и номер статьи по перечню, примечания.

Формирование дел. Признаки заведения дел. Требования к формированию дел. Правила группировки документов дела по видам и хронологии.

Подготовка документов к архивному хранению. Экспертиза ценности документов.

Составление описей для постоянного и временного сроков хранения документов, дел по личному составу. Акты о выделении к уничтожению дел с истекшими срока- ми хранения.

Подготовка и порядок передачи дел в архив учреждения.

Понятие «экспертиза ценности документов». Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы ценности документов. Требования, предъявляемые к организации и проведению экспертизы ценности документов.

Основные функции Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) организации. Положение об экспертной комиссии. Права и функции комиссии, организация и порядок документирования ее работы. Этапы проведения экспертизы ценности документов. Оформление результатов экспертизы ценности документов.

Понятие «оформление дела». Основные требования, предъявляемые к оформлению дел. Полное и частичное оформление дел. Подшивка дел. Нумерация листов дела. Составление заверительной надписи, внутренней описи.

Оформление обложки дела.

Передача дел на хранение в архив. Взаимодействие службы ДОУ и архива организации при формировании фонда.

Полное и частичное оформление дел.

Документация трудовых отношений в кадровых службах. Состав документов по личному составу. Составление и оформление заявлений, трудового договора (контракта), личной карточки формы T2, приказов по кадрам, характеристики работника, автобиографии работника, анкеты работника, личного дела работника. Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение.

Формирование и номенклатура дел по кадрам. Правила хранения кадровой документации.

Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документированной информацией ограниченного доступа.

Документация, относящаяся к государственной тайне, доступ к ним граждан.

Документы, относящиеся к конфиденциальной информации. Организация работы с конфиденциальными документами. Прием и регистрация конфиденциальных документов, печатание, размножение и рассылка документов. Формирование конфиденциальных документов в дела. Использование документов и дел в текущем делопроизводстве. Порядок хранения. Проверка их наличия.

Практические и семинарские занятия

Тема 1: Сущность документационного обеспечения управления

1.1. Контрольные вопросы

1. Документационное обеспечение управления как наука и учебная дисциплина.

2. Управленческая информация и управленческий документ: сущность, специфика, источники, роль в процессах управления.

3. Задачи, выполняемые документационным обеспечением управления в современных условиях.

4. Дайте характеристику развития делопроизводства в период приказного делопроизводства.

5. Дайте характеристику развития делопроизводства в период коллегиального делопроизводства.

6. Дайте характеристику развития делопроизводства в период министерского делопроизводства.

7. Какие меры были приняты Советским правительством для создания нового стиля работы государственного аппарата.

8. Какие реформы были проведены в организации делопроизводства в период 20-30 годах?

9. С какой целью были разработаны ЕГСД и ГСДОУ?

1.2. Практическое задание

10. Составьте таблицу развития системы делопроизводства в дореволюционной России

Вид учреждения, нормативные акты, регламентирующие правила ведения делопроизводства	Общая характеристика документов, порядок их составления, основные виды документов	Организация документооборота, Регистрация документов и контроль за их исполнением	Текущее хранение документов, Организация архивного хранения документов	Наличие специалистов по работе с документами
СИСТЕМА ПРИКАЗНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
СИСТЕМА КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
СИСТЕМА МИНИСТЕРСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

11. Составьте таблицу развития делопроизводства в Советских учреждениях

Периоды	Законодательные и нормативно-методические акты в области делопроизводства	Органы власти и государственного управления, организации и научно-исследовательские учреждения, занимающиеся вопросами управления и организацией делопроизводства	Подготовка специалистов в области делопроизводства
1917-1941
1945-1990

Литература:

Носова Н.П. Государственные институты России в 1Х-ХХ вв. (опыт истории государственного управления): Учебник. Тюмень: Изд-во Тюменского государственного университета, 2003. 360 с.