Деловой отчет (der Geschäftsbericht).

Когда органи­зации и учреждения готовят отчеты, им, как правило, приходится использовать много цифровых данных. При этом составитель нередко допускает такую ошибку, что его отчет попадает в водоворот статисти­ки и превращается в перечень бесстрастных цифр. Следует взять за правило давать объяснения цифрам, сравнивать их с данными прежних отчетов и коммен­тировать их. В качестве примера приведем отчет биб­лиотеки (Bericht einer Bücherei):

Die Benutzung der Bestände unserer Bücherei ist gegenüber dem Vorjahr weiter um 6% (Vorjahr: 10%)

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gestiegen. Die Gesamtzahl der ausgeliehenen Bände betrug 3573 (Vorjahr: 2876%), das heiß: jedes Mitglied entlieh im Schnitt 17,8 Bücher (Vorjahr: 15,6). Der Lesesaal wurde von 1982 Besuchern aufgesucht (Vorjahr: 1795). Die Bestände der Bücherei wuchsen erfreulich; besonders wurde auf die Vervollständigung der Zeitsch­riftenabonnements gesehen, deren Zahl sich auf 98 erhöhte; außerdem wurden 56 Monographien, 23 Handbücher und 31 Dissertation angeschafft. Insgesamt enthält unsere Bücherei jetzt 16 539 Bände.

 

Весьма деловой отчет. Но получит ли читатель жи­вое представление о существе дела? Перед его глазами цифры, сопоставления, но совокупное представление очень запутанное. Мы лучше станем исходить из фон­дов библиотеки, включая библиотечный обмен (чтобы выдавать книги для чтения,, их нужно иметь!). А потом дополним заключительным предложением. Тогда док­лад будет более наглядным:

Wir konnten auch im Berichtsjahr die Bestände unserer Bücherei erfreulich vermehren. Dabei sahen wir besonders darauf, die Zahl unserer Zeitschriftenabonnements zu erhöhen; wir beziehen jetzt 98 Stück und verfügen damit über alle wesentlichen Periodika unseres Gebietes und der angrenzenden Fachbereiche. Von den neuerschienenen teuren Monographien konnten wir immerhin 56 erwerben, darunter die grundlegenden Darstellungen über unser Arbeitsgebiet von Klages und Dr. Reibeseiger. Mit den 23 neuen Handbüchern stehen nun alle wesentlichen Nachschlagewerke zur Verfügung. Auch unsere Sammlung an Dissertationen wurde um 31 Stück erweitert; sie füllt jetzt ein eigenes Regal. Unsere 201 Mitglieder haben uns unsere Bemühungen durch eifrige Benutzung der Bibliothek gedankt. War im Vorjahr unsere Leserschar um 10% gestiegen, so konnten wir im letzen Jahr einen

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neuerlichen Zuwachs von 6% verzeichnen. Wir verliehen mehr als dreieinhalbtausend Bände (im vergangenen Jahr waren es unter dreitausend); jedes Mitglied hat die stattliche Summe von fast 18 (genau 17,8) Büchern zum Studium mit nach Hause genommen. Der Lesesaal wurde fast 2000mal von Mitgliedern aufgesucht (im letzen Jahr etwa 1800 mal). Wir sind also auf dem richtigen Weg und danken unsern Mitgliedern, daß sie unsere Arbeit durch die Tat anerkennen.

Отчет общества (клуба.) Vereinsberichte

Отчеты такого рода скорее являются неизбежным злом, чем веселым развлечением. Поэтому они долж­ны быть составлены как можно более короткими, чтобы не мучить терпение читателей или слушателей. Такой отчет воздерживается от краснобайства. В нем не превозносятся сверх меры заслуги правления об­щества и не переоценивается вклад членов общества. Отчет предназначен не для того, чтобы распределять задачи, раздавать похвалы или упреки, или же награ­ждать похвальными грамотами. Он констатирует и доводит до сведения то, что имело место. Он дает пе­речисление отдельных событий прошедшего года и при этом старается избежать истертых выражений.

Посмотрим один из таких "Годовых отчетов мест­ного общества текстильщиков":

 

Mitgliederbewegung

Die Zahl der Mitglieder hat sich im Berichtsjahr von 86 auf 92 erhöht. Drei unserer Freunde sind aus unserer Stadt verzogen, einer ist ausgetreten; dafür konnten wir zehn neue Mitglieder aufnehmen.

 

Sitzungen

Unsere monatlichen Sitzungen waren im allgemeinen gut besucht, am stärksten im November (65 Besucher), am

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schwächsten im Juli (34 Teilnehmer). Wir behandelten in Referaten aus unseren eigenen Reihen, wie es unsere Satzungen vorschreiben, Fragen und Möglichkeiten unserer beruflichen Fortbildung. Jedem Vortrag folgte eine stets rege und fruchtbare Aussprache. Zweimal wandten wir uns mit großen Veranstaltungen an die Öffentlichkeit: im Januar sprach Dipl.-Ing. Bertschie aus Essen, Mitglied unseres Bundesvorstandes, über Filzveredelung, im März Dipl.-Ing. Huber aus München über die Verwendung von Kunststoffen im Bekleidungsgewerbe. Beide Vorträge boten jeweils rund 150 Zuhörern (Mitgliedern und Gästen) reiche Anregung und wurden auch in der Presse beachtet.

 

Gesellige Veranstaltungen

Im Dezember veranstalteten wir, wie jedes

Jahr, einen vorweihnachtlichen Familienabend im "Hotel Hubertus", im Juli einen Ausflug, diesmal nach Schwanenheide, mit Kaffeetafel und Tanz. Beide Zusammenkünfte verliefen harmonisch und stärkten das Zusammengehörigkeitsgefühl unter unseren Mitgliedern.

 

Vorstand

Der Vorstand brauchte nicht neu gewählt zu werden. Nach unsern Satzungen sind erst im kommenden Jahr Wahlen fällig.

 

Kassenprüftmg

Die Kasse wurde am 6. Februar von den hierfür berufenen Herren geprüft und für richtig befunden. Einzelheilten wird der Kassenwart berichten.

 

Четкая структура является важнейшим условием как для протокола, так и отчета общества. Это необ­ходимо для того, чтобы позже - даже через годы -можно было найти любой раздел. В нашем случае

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докладчик делает схему наглядной тем, что тематиче­ские заголовки он вынес в левую колонку.

Также как и в протоколе, в ежегодном отчете очень много цифровых данных. Поэтому отчеты подобного рода не очень подходят для докладов. Но, несмотря на это, на так называемых ежегодных отчетных соб­раниях делают чаще всего именно такие доклады. Это старый грех, от которого следует избавиться. Годовой отчет должен быть письменным изложением не так легко обозримого фактического состояния дел. На заседании же докладчик в устном докладе старается выделить основные положения и, вероятно, сделать их ясными с помощью наглядных примеров; впрочем, теперь каждому участнику совещания предоставляется письменный вариант доклада, что при современной копировальной технике не сложно.