Контрольні питання

1. Що називається звітом в Microsoft Access?

2. Назвіть відомі способи створення звітів.

3. З яких розділів складається звіт?

4. Опишіть процес створення звіту за допомогою Конструктора.

5. Як створити звіт за допомогою Майстра?

6. Назвіть вікна, які відкриваються на екрані при створенні звіту в режимі Конструктора.

7. Для чого призначено вікно властивостей при створенні звіту?

8. Як виконується сортування даних в звіті?

9. Опишіть призначення основних розділів звіту?

10. Що таке форматування звіту?

Лабораторна робота № 6

РОБОТА З МАКРОСАМИ

Мета роботи: придбання навиків по автоматизації виконання операцій в Access за допомогою макросів.

Теоретичні відомості

Макрос – це послідовність макрокоманд (операцій), з'єднаних під одним ім'ям, які дозволяють виконати необхідні, наперед передбачені дії. Макроси є окремими об'єктами бази даних. Макрос можна або відкрити в режимі конструктора для його створення, або запустити на виконання. В режимі конструктора можна створити макрос для виконання однієї або декількох послідовних макрокоманд, або групу макросів для виконання набору взаємозв'язаних макрокоманд. Один макрос може містити до 999 макрокоманд.

Макрокоманди зберігаються у вікні, що нагадує таблицю, в такій послідовності, в якій їх необхідно виконувати. При запуску макросу Access виконує ці дії.

Однією з корисних особливостей макросів є можливість їх прив'язки до кнопок, які поміщуються у форми. Ці кнопки можуть виконувати операції, що часто повторюються (наприклад, відкривати діалогові вікна для пошуку, змінювати порядок сортування даних або друкувати звіт). Користувачі Access

можуть використовувати певні кнопки для виконання цих дій, навіть не знаючи всіх подробиць операцій, виконуваних макросом. Використовуючи макроси, можна створювати завершені додатки з призначеним для користувача меню і діалоговими вікнами.

Створення макросів

Для створення макросу необхідно вибрати режим роботи Макросы у вікні БД і клацнути по кнопці Создать. Цю ж дію можна виконати з використанням пунктів меню Вставка  Макрос.

Вікно макросів (див. рис. 6.1) ділиться на дві частини: верхню і нижню. У верхній частині знаходиться список макрокоманд, які необхідно виконати, і необов'язкові примітки до цих команд. В списку міститься 49 макрокоманд. В нижній частині вікна знаходяться поля для завдання значень аргументів макрокоманди і довідкове поле з підказкою. Зміст повідомлення в довідковому полі змінюється залежно від положення курсору у верхній частині вікна макросу. Більш докладну довідку можна отримати, якщо натиснути клавішу F1.

Рисунок 6.1 – Діалогове вікно створення макросів

Більшість макрокоманд в макросі вимагає аргументів. Аргументи макрокоманди указують, до якого об'єкту застосувати макрокоманду, і задають умови виконання дії. Наприклад, якщо треба використовувати макрокоманду Открыть Таблицу (Имя таблицы), необхідно використати аргумент, який вкаже, яку з таблиць слід відкрити. Більшість полів аргументів макрокоманд забезпечена списком аргументів, що розкривається, який дозволяє вибрати серед усіх доступних аргументів необхідний аргумент. Для інших полів необхідно самостійно ввести аргумент. Аргументи можуть містити до 255 знаків.

У таблиці 6.1 представлений список макрокоманд їх призначення і аргументи.

Таблиця 6.1 – Макрокоманди, їх призначення і аргументи

Команда	Призначення	Аргументи
Восстановить	Відновлює розмір вікна, що максимізованого або мінімізованого	Нет
ВывестиВФормате	Виводить дані у файл іншого формату	Тип объекта, Имя объекта, Формат вывода, Имя файла, Автозагрузка, Файл шаблона
ВыводНаЭкран	Визначає, чи повинна Access обновляти екран під час виконання макросу	Включить вывод, Текст строки состояния
ВыделитьОбъект	Вибирає вказаний об'єкт	Тип объекта, Имя объекта, В окне базы данных
ВыполнитьКоманду	Виконує команду меню	Команда
Выход	Ініціює вихід з Access	Параметры
ДобавитьМеню	Додає меню в рядок призначеного для користувача меню	Название меню, Имя макроса, Текст строки состояния
ЗадатьЗначение	Встановлює значення поля, елементу управління або властивості	Элемент, Выражение
ЗадатьКомандуМеню	Встановлює стан пункту меню	Индекс меню, Индекс команды, Индекс подкоманды, состояние элемента
Закрыть	Закриває вказаний об'єкт або активне вікно (за відсутності аргументу)	Тип объекта, Имя объекта, Сохранение
ЗапускЗапросаSQL	Виконує запит, використовуючи оператор SQL	Инструкция SQL, Использовать транзакцию
ЗапускМакроса	Виконує інший макрос	Имя макроса, Число повторов, Условие повторов

Продовження таблиці 6.1

Команда	Призначення	Аргументи
ЗапускПриложения	Запускає додаток Windows або DOS	Командная строка
ЗапускПрограммы	Виконує процедуру Visual Basic	Имя функции
КомандыКлавиатуры	Посилає події натиснення клавіш в Access або в активний додаток Windows	Команды клавиатуры, Пауза
КопироватьОбъект	Копіює вибраний об'єкт бази даних в іншу базу даних або в ту ж базу, але під іншим ім'ям	База данных, новое имя, Тип объекта, Имя объекта
КЭлементуУправления	Переміщає курсор в поле або в елемент управління активної форми, таблиці даних або динамічного набору запиту	Элемент управления
НаЗапись	Переміщає курсор на вказаний запис	Тип объекта, Имя объекта, Запись, Смещение
НайтиЗапись	Знаходить перший запис, який задовольняє умовам, визначеною дією НайтиЗаписи або значеннями в діалоговому вікні Знайти	Образец поиска, Совпадение, С учетом регистра, область поиска, С учетом формата поля, Только в текущем поле, Первое вхождение
НаСтраницу	Переміщає курсор на вказану вкладку активної форми	Номер страницы, От левого края, От верхнего края
ОбновитьОбъект	Виконує оновлення екрану для вказаного об'єкту або, якщо об'єкт не вказаний, для активного об'єкту	Тип объекта, имя объекта
Обновление	Обновляє дані у вказаному елементі управління з джерела даних	Имя элемента
ОстановитьВсеМакросы	Зупиняє всі виконувані макроси	Нет
ОстановитьМакрос	Зупиняє виконання поточного макросу	Нет
ОткрытьЗапрос	Відкриває вибраний запит у вказаному режимі	Имя запроса, Режим, Режим данных
ОткрытьМодуль	Відкриває вказаний модуль Visual Basic for Application	Имя модуля, Имя процедуры

Продовження таблиці 6.1

Команда	Призначення	Аргументи
ОткрытьОтчет	Відкриває звіт у вказаному режимі або друкує його	Имя отчета, Режим, Имя фильтра, Условие отбора
ОткрытьТаблицу	Відкриває таблицю у вказаному режимі	Имя таблицы, Режим, Режим данных
ОткрытьФорму	Відкриває форму у вказаному режимі (форми, конструктора, перегляду або таблиці)	Имя формы, Режим, Имя фильтра, Условие отбора, Режим данных Режим окна
ОтменитьСобытие	Відміняє подію, яка привела до виконання макросу	Нет
ОтправитьОбъект	Включає вказаний об'єкт в повідомлення для відправки по електронній пошті	Тип объекта, Имя объекта, Формат вывода, Куда, Копии, Скрытые копии, Тема, Сообщение, Изменение сообщения, Файл шаблона
ПанельИнструментов	Відображає або приховує панель інструментів	Панель инструментов, Показать
Переименовать	Перейменовує вибраний об'єкт	Новое имя, Тип объекта, Старое имя
ПесочныеЧасы	Під час виконання макросу змінює форму покажчика миші на форму пісочного годинника	Включить
Печатать	Друкує активний об'єкт	Распечатать, Со страницы, По страницу, Разрешение, Число копий, Разобрать копии
ПоказатьВсеЗаписи	Видаляє використані фільтри з активної форми	Нет
ПреобразоватьБазуДанных	Імпортує або експортує дані між поточною базою даних і іншою базою даних Access	Тип преобразования, Тип базы данных, Имя базы данных, Тип объекта, Источник, Адресат
ПреобразоватьТекст	Імпортує або експортує дані між поточною базою даних і текстовим файлом	Тип преобразования, Название спецификации, Имя таблицы, Имя файла.
ПреобразоватьЭлектроннуюТаблицу	Імпортує або експортує дані між поточною базою даних і файлом електронної таблиці	Тип преобразования, Тип электронной таблицы, Имя таблицы, Имя файла, С именами полей, Диапазон

Продовження таблиці 6.1

Команда	Призначення	Аргументи
ПрименитьФильтр	Застосовує фільтр, запит або оператор SQL WHERE до форми або звіту для фільтрування або сортування записів	Имя фильтра, Условие отбора
Развернуть	Максимізував активне вікно	Нет
Свернуть	Мінімізує активне вікно	Нет
СдвигРазмер	Пересуває активне вікно або змінює його розміри	По правому краю, От верхнего края, Ширина, Высота
Сигнал	Видає звуковий сигнал	Нет
СледующаяЗапись	Знаходить наступний запис, який задовольняє умовам, певною дією НайтіЗапісь або значеннями в діалоговому вікні Знайти	Нет
Сообщение	Відображає вікно з повідомленням або попередженням	Сообщение, Сигнал, Тип, Заголовок
Сохранить	Зберігає вказаний об'єкт	Тип объекта, Имя объекта
УдалитьОбъект	Видаляє вказаний об'єкт	Тип объекта, Имя объекта
УстановитьСообщение	Включає/Вимикає системні повідомлення	Включить сообщения

При розробці макросу необхідно задати дії (ввести макрокоманди), які він повинен виконати, наприклад, відкрити форму, роздрукувати звіт, виконати запит або експортувати вміст таблиці у файл електронної таблиці. В Access такі дії можна виконати двома способами:

1-й спосіб. Додавання макрокоманд за допомогою списку, що розкривається.

1. У вікні макросів клацнути мишею на першому порожньому полі в стовпці Макрокоманда. Потім клацнути по кнопці розкриття списку, при цьому розкривається список допустимих макрокоманд.

2. Вибрати із списку команду, яку повинен виконати макрос або набрати цю команду вручну. Access перейде на першу макрокоманду в списку, яка починається з букв, що вводяться. Наприклад, якщо набрано С, виділиться Свернуть, а якщо потім набрати И, то виділиться Сигнал.

3. Клацнути в нижній частині вікна або натиснути клавішу F6 і вказати аргументи дії.

4. При необхідності додати коментар в стовпці Примітка.

2-й спосіб. Додавання макрокоманд методом перетягування мишею. Використовується у тому випадку, коли необхідно додати макрокоманду відкриття якого-небудь об'єкту БД, або для запуску іншого макросу.

1. Перемістити вікно макросів і змінити його розміри так, щоб одночасно були видні вікна макросу і бази даних.

2. У вікні БД вибрати об'єкт, який відкриватиметься макросом.

3. Натиснути ліву кнопку миші і перемістити його в порожній рядок стовпця Макрокоманда вікна макросів. Після цього в стовпці Макрокоманда з'явиться відповідна команда.

4. У розділі Аргументы макрокоманди з'являться аргументи. При необхідності їх можна змінити.

5. У стовпці Примечание можна ввести будь-які коментарі, які допоможуть прослідити, яку дію виконує макрос.