3.5 Функционирование системы экологического менеджмента

3.5.1 Установление внешних и внутренних связей

В отношении своих экологических аспектов и системы экологического менеджмента организация должна установить, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии процедуры обмена информацией между различными уровнями организации, регистрации запросов заинтересованных сторон, получения информации, документации и определения степени ответственности всех партнеров, имеющих отношение к проблемам охраны окружающей среды, а также документирования и представления ответов на запросы (внутренние и внешние) заинтересованных сторон относительно воздействия на окружающую среду и управления в этой области.

Остановимся сначала на процессах взаимодействия и обмена информацией внутри организации. Обмен информацией между подразделениями, функциональными направлениями организации, координационными структурами (в частности, ГЭМ, отделом охраны окружающей среды или другой структурой, координирующей внедрение и функционирование системы экологического менеджмента), а также руководством необходим, с одной стороны, для решения стоящих перед этими подразделениями задач и , с другой – для координации деятельности организации. Таким образом, внутренний обмен информацией в рамках системы экологического менеджмента должен быть направлен на:

1. обеспечение подразделений и функциональных направлений информацией о приоритетах и принципах экологической политики организации, экологических аспектах их деятельности (в том числе, предъявляемых требованиях, показателях результативности, процедурах операционного контроля, возможных авариях и нештатных ситуациях, связанном воздействии на окружающую среду), стоящих перед ними целях и задачах (и соответствующих им мероприятиях и показателях), процедурах действий в случае нештатных ситуаций и аварий

2. обеспечение понимания персоналом экологической политики и целей организации, осведомленности о процессах внедрения и последовательного улучшения системы экологического менеджмента, результатах в отношении достижения стоящих целей и задач, лидерах и инициативных сотрудниках (распространение информации является одним из инструментов мотивации)

3. обеспечение координационных центров и руководства информацией, необходимой для принятия решений, о характеристиках экологической результативности организации, в том числе о достижении стоящих целей задач, экономических аспектах осуществляемой деятельности, а также о возможных действиях по повышению результативности системы экологического менеджмента (рекомендации и предложения персонала, возможные мероприятия и т.п.), необходимости в срочных действиях.

Для успешного выполнения этих задач обмен информацией должен быть двусторонним и осуществляться систематически. Соответственно, все процедуры системы экологического менеджмента должны включать двусторонний обмен информацией (предоставление необходимой информации и возможность ответной реакции).

Организации должны быть способны продемонстрировать открытый диалог с общественностью и другими заинтересованными сторонами, включая местные сообщества и потребителей, в отношении воздействия на окружающую среду их деятельности, продукции и услуг для того, чтобы выявить озабоченность общественности и других заинтересованных сторон.

Взаимодействие с внешними заинтересованными сторонами призвано гарантировать, что организация учитывает требования и другую информацию, относящуюся к системе экологического менеджмента, поступающую от органов государственного и местного управления, учитывает сведения, направляемые в ее адрес поставщиками и партнерами, предоставляет необходимую информацию клиентам и подрядчиками (например, с использованием экологической маркировки), учитывает и реагирует на позиции других заинтересованных сторон, в частности, отвечая на жалобы или, если считает необходимым, публикуя собственную информацию. ISO 14001 требует от организации обязательного ответа на направляемые запросы. В том случае, если организация принимает решение о публикации информации о своих экологических аспектах (т.е. информации о факторах воздействия на окружающую среду, природоохранной деятельности и ее результативности, планах развития и т.п., вне зависимости от используемой формы), также должны быть созданы и включены в систему экологического менеджмента процедуры подготовки и публикации такой информации, получения и реакции на отзывы заинтересованных сторон. Для эффективных коммуникаций с внешними сторонами необходимо учитывать требования и роль системы экологического менеджмента в деятельности организации при

1. обработке входящей корреспонденции,

2. взаимодействии с поставщиками и подрядчиками,

3. подготовке информации для клиентов и потребителей,

4. взаимодействии с другими заинтересованными сторонами.

Таким образом, обмен информацией должен быть предусмотрен во всех основных процедурах, связанных с внешними сторонами, а именно:

1. выбор поставщиков и заключение договоров на поставку,

2. выбор подрядчиков, заключение договоров подряда и информирование лиц, работающих по поручению организации, о ее требованиях,

3. разработка продукции, включая оформление и упаковку, заключение договоров на поставки.

Требования к партнерам (поставщикам, подрядчикам) включаются в соответствующие договоры. В соответствии с ними организация может сама информировать сотрудников подрядчика об экологической политике и предъявляемых требованиях, или поручать это подрядчику, а также разрабатывать адекватные контрольные меры. В связи с существенным расширением «области внимания» отдела охраны окружающей среды при внедрении системы экологического менеджмента, да и просто — связанными с внедрением системы экологического менеджмента изменениями в организации, понадобится разработка или совершенствование процедуры по обработке входящей корреспонденции (даже телефонных и электронных сообщений), включая критерии отнесения сообщений к области компетенции отдела охраны окружающей среды или направления копий для информации. Внедрение процедуры необходимо, как и в других случаях, поддержать обучением.

К обмену информацией с внешними сторонами относятся и процедуры подготовки и согласования проектов разрешительных (обоснование получения лицензий, ПДВ, ПДС и ПНООЛР), отчетных (формы 2'ТП и т.п.) и финансовых (формы платежей за загрязнение окружающей среды) документов, связанных с вопросами охраны окружающей среды, взаимодействие в отношении инспекционных проверок.

Документальное оформление таких процедур не требуется стандартом, хотя если они достаточно сложны или в их выполнении участвуют различные подразделения, это может быть необходимо.

При осуществлении внешних связей особое значение имеет работа с общественностью, что обусловлено ростом экологического сознания населения и возможными инцидентами по поводу состояния окружающей среды. В большинстве развитых западных стран воздействию между предприятиями-природопользователями, общественностью и населением уделяется огромное внимание. Грамотное построение этого взаимодействия влияет на имидж предприятия, рекламу производимой продукции и услуг, что в свою очередь может отражаться на увеличении сбыта продукции, прибыли, стоимости акций предприятия. Развитие благоприятных отношений предприятий-природопользователей с общественностью и населением, влияющих на производственную деятельность, требует продуманного и целенаправленного представления необходимой и достаточной информации о воздействии предприятия на окружающую среду, доведения до заинтересованных лиц информации об экологических целях и задачах предприятия, экологической политике и полученных в процессе ее реализации результатах.