2.4. Процедури контролю

Здійснення контролю передбачає використання спеціальних про­цедур, до яких належать:

• санкціонування господарських операцій,

• розподіл прав, обов'язків та відповідальності,

• обмеження доступу до активів та їх фізичний контроль,

• перевірка результатів діяльності.

Санкція (дозвіл) на здійснення господарської операції є обов'язковим реквізитом будь-якого первинного документа. Відомо, що кожний первинний документ має бути підписаним відповідальною осо­бою, яка має повноваження здійснювати відповідну господарську опера­цію, або її контролює.

Реалізація на практиці процедур, направлених на розподіл прав, обов'язків та відповідальності, повинна здійснюватися на таких засадах: необхідно розподіляти відповідальність між різними особами чи підрозділами за виконання господарської операції. Напри­клад, менеджер відділу збуту визначає, кому, в якій кількості та за яку ціну відвантажити готову продукцію, що фіксує у накла­дній на відвантаження. Комірник складу готової продукції на підставі отриманого від покупця доручення та сформованої у відділі збуту накладної здійснює відвантаження відповідних матеріальних цінностей, про що розписується у накладній. Бух­галтер відображає відповідну операцію на рахунках бухгалтер­ського обліку.

• розподіл відповідальності за виконання різних етапів здійс­нення господарської операції,

• розподіл відповідальності під час ведення облікових реєстрів та складання звітності.

З процедурами розподілу прав, обов'язків та відповідальності тіс­но пов'язані процедури обмеження доступу до активів та їх фізичного ко­нтролю.

2.5.Моніторинг заходів контролю

Моніторинг заходів контролю може включати такі види діяль­ності як перевірка управлінським персоналом вчасності узгодження раху­нків з банком, оцінку внутрішніми аудиторами дотримання персоналом з продажу політики суб'єкта господарювання щодо контрактів з продажу і нагляд юридичного відділу за дотриманням норм професійної етики або практики ведення бізнесу суб'єкта господарювання.

Моніторинг заходів контролюється процесом, спрямованим на оцінку результатів здійснення внутрішнього контролю за певний відрізок часу.

Він передбачає оцінку структури та функціонування процедур ко­нтролю на своєчасній основі і вжиття необхідних виправних заходів. Мо­ніторинг здійснюється в цілях забезпечення подальшої ефективності в реалізації заходів контролю. Наприклад, якщо не здійснювати моніторин­гу своєчасності та точності узгодження рахунків з банком, персонал, ймо­вірно, припинить виконання цієї роботи.

Безперервна діяльність з моніторингу є невід'ємним складником звичайної регулярної діяльності підприємства і включає регулярне управ­ління та нагляд. Менеджери з продажу, придбання, виробництва на рівні відділів і на корпоративному рівні, які постійно беруть участь у процесі прийняття управлінських рішень, можуть ставити питання щодо інфор­мації, яка міститься у звітних даних і які суттєво відрізняється від їх знання щодо результатів діяльності.

На підприємствах внутрішні аудитори або інший управлінський персонал, який виконує функції контролю, робить свій внесок до процесу моніторингу заходів контролю. Наприклад, вони можуть регулярно нада­вати інформацію щодо ефективності функціонування внутрішнього конт­ролю, зосереджуючи значну увагу на оцінці структури і на діяльності внутрішнього контролю. Вони можуть визначати сильні і слабкі сторони, надавати рекомендації щодо вдосконалення внутрішньогосподарського контролю.

Діяльність з моніторингу може включати використання інформації, отриманої із зовнішніх джерел, яка може вказувати на наявність проблем, або висвітлювати певні ділянки, які слід вдосконалити. Клієнти підпри­ємства можуть підтверджувати дані виставлених рахунків шляхом оплати своїх рахунків-фактур або шляхом оскарження нарахованих сум.