Варіанти завдань

!!!!!!!!!!!!!

Модуль 4. Використання системи керування базами даних MICROSOFT ACCESS

Лабораторна робота №1

Тема :Створення та використання таблиць баз даних

Мета: Набути навики по роботі із базою даних та таблицями у MS Access

Завдання

1. Створити базу даних.

2. Створити структуру таблиці.

3. Ввести дані в таблицю.

4. Закрити таблицю і базу даних.

5. Відкрити базу даних і таблиці бази даних.

6. Змінити структуру таблиць бази даних.

7. Переглянути таблиці.

8. Створити форму за допомогою авто форми чи майстра форм.

9. Переглянути форму. Зберегти форму. Використати форму.

Методичні вказівки

Після завантаження Microsoft ACCESS з`являється прикладне вікно ACCESS, яке є робочим простором, де розташовуються інші вікна програми. У верхній частині екрана розміщений рядок головного меню:

Файл Правка Вид Вставка Сервис Окно ?

Крім нього також появиться діалогове вікно створення або відкриття існуючої бази даних “Microsoft Access” (Рис. 1).

Рис.1. Діалогове вікно створення або відкриття бази даних

1. Створення бази даних

У результаті вибору кнопки Новая база данных створюється порожня база даних, в яку пізніше можуть бути поміщені таблиці, форми, звіти, запити і т.д. Створити базу даних можна також через головне меню, вибравши Создать базу данных із Файл. Відкривається вікно “Файл новой базы данных” для задання імені бази даних (Рис. 2.), в якому задаємо папку та ім`я файла (по замовчуванню розширення файла .mdb).

Рис. 2. Вікно вибору директорії та імені для нової бази даних

У результаті вибору кнопки Создать на екрані з`явиться вікно бланка порожньої бази даних (рис. 3.). Полегшить роботу панель інструментів (рис.3*).

Рис. 3. Вікно бланка бази даних

Рис.3*. Панель інструментів вікна бланка бази даних

Створити базу даних Відкрити базу даних

Зберегти Друк

Попередній перегляд Орфографія

Знищити в буфер Копіювати в буфер

• Вставити із буфера Скасувати

Зв`язок з Office Програма

Аналіз Властивості

Схема даних Довідка

Новий об`єкт Редактор сценаріїв

2. Створення структури таблиці

Бланк бази даних складається із шести вкладинок : Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули. Вибираємо вкладинку Таблицы і натискуємо кнопку Создать. В результаті з`явиться вікно “Новая таблица” (рис.4), у правій частині якого знаходиться список можливих способів створення таблиці.

Рис. 4. Діалогове вікно “Новая таблица”

Вибираємо спосіб Конструктор і переходимо до проектування нової таблиці за допомогою конструктора таблиць. У вікні конструктора таблиць (рис. 5) містяться такі області: панель інструментів вікна конструктора таблиць, область введення полів, область властивостей полів.

Рис. 5. Вікно конструктора таблиць

На панелі інструментів (рис. 6) вікна конструктора таблиць містяться кнопки, які полегшують створення структури нової таблиці.

Рис. 6. Панель інструментів вікна конструктора таблиць

В області введення полів для кожного поля необхідно вказати його ім’я, тип, а також можна прокоментувати призначення поля в третій колонці Описание. При створенні структури можна детально описати властивості кожного поля. Переміщатися між областю введення поля і областю властивостей поля можна за допомогою клавіші <F6> або мишки. Перерахуємо загальні властивості полів.

Размер поля	Для тексту по замовчуванню 50
Формат поля	Змінює зовнішній вигляд даних після їх введення
Маска ввода	Використовується для введення даних в заздалегідь визначеному форматі
Число десятичных зна­ков	Задає число десяткових знаків (тільки для типів Числовой/Денежный)
Подпись	Ярлик для полів, який заміняє ім`я поля форми або звіту
Значение по умол­чанию	Значення, яке автоматично підставляється перед новим введенням даних у поле
Условие на значение	Використовується для побудови логічних виразів
Сообщение об ошиб­ке	Відображає повідомлення про помилку, виявлену при перевірці даних
Обязательное поле	Визначає, чи потрібно обов`язково вводити значення в поле
Индексированное поле	Прискорює доступ до даних і, якщо необхідно, дозволяє вводити тільки унікальні значення

Після створення структури таблиці закрити вікно конструктора таблиць. З`явиться вікно для визначення імені таблиці. Після задання імені система запитує, чи будемо задавати ключ. Встановлення ключа не є обов`язковим. Спосіб встановлення ключа описано в пункті 3 лабораторної роботи №2.

3. Введення даних у таблицю

Для введення даних необхідно у вікні бланка бази даних (рис.3) активізувати потрібну таблицю і натиснути кнопку “Открыть”. Відкриється вікно для заповнення таблиці (рис.7).

Рис.7. Вікно таблиці в режимі заповнення

У цьому вікні дані можна як вводити, так і редагувати.

Щоб ввести інформацію в поле типу Memo, необхідно підвести курсор у це поле і натиснути <Shift+F2>. На екрані з`явиться вікно Memo. Збереження введеної інформації у цьому вікні здійснюється за допомогою клавіші <Ok>.

У полі типу OLE можуть міститися такі об`єкти:

­– звукові файли;

– графіки, малюнки;

– файли Word або Excel.

Ввести об`єкти можна двома способами:

• вставити із діалогового вікна, яке з`являється після виконання команди Объект із меню Вставка;

– вставити із буфера.

У результаті виконання команди Вставка/Объект відкриється вікно “Вставка объекта” (рис. 8 ).

Рис.8. Вікно вставки об`єкта

У полі списку “Тип объекта” можна знайти всі інстальовані програми, які підтримують інтерфейс OLE. Породжені ними об`єкти можуть бути вставлені в поле типу OLE. Після вибору необхідного типу об`єкта запускається батьківська прикладна програма. Наприклад, якщо вибраний тип Точечный рисунок PaintBrush, то відкриється вікно даного редактора, в якому можна створити малюнок. Після виходу із редактора повертаємось у таблицю, в якій у відповідному OLE-полі знаходиться посилання на створений об`єкт. Щоб переглянути вміст даного поля, потрібно двічі клацнути на ньому лівою клавішею мишки.

При виборі радіокнопки “Создать из файла” у вікні “Вставка объекта” відкриється діалогове вікно пошуку і вставки об`єкта (рис.9).

Рис.9. Вікно пошуку і вставки об`єкта

Після активізації кнопки Обзор відкривається вікно “Обзор” , в якому вибираємо диск, папку, ім`я файла, в якому міститься потрібний об`єкт. Нехай малюнок міститься у файлі c:\MSOffice\Clipart\flower.bmp. Після натискування кнопок Открыть і Ok посилання на даний малюнок буде поміщено у відповідне OLE­ –поле.

Для того, щоб вставити об`єкт із буфера, необхідно відкрити файл, в якому знаходиться об`єкт, виділити й занести його в буфер (<Ctrl+Insert>), повернутися у вікно таблиці на потрібне OLE-поле і вставити в нього з буфера об`єкт (<Shift+Insert>).