Лабораторна робота №5 Створення звітів Завдання

1. Створити автозвіт.

2. Створити звіт за допомогою майстра звітів.

3. Здійснити попередній перегляд звіту.

4. Зберегти звіт. Використати звіт.

Методичні вказівки

Звіти призначені для оформлення потрібних даних з бази даних згідно з вимогами стандартів чи замовника і виведення їх на папір.

Є такі засоби створення звітів:

• автозвіти;

• майстер звітів;

• конструктор звітів.

Як і у випадку форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформляють його вручну за допомогою конструктора.

Звіт складається з кількох частин (не всі вони обов`язкові):

• заголовок звіту;

• верхній колонтитул (повторюється на всіх сторінках);

• заголовок групи (якщо записи групуються);

• область даних;

• нижній колонтитул;

• примітки.

За допомогою елементів керування у звіт можна додавати рисунки, діаграми, інші об`єкти. Дані редагувати у звіті не можна.

У формах і звітах використовується багато однакових типів елементів керування, до того ж способи їх розробки дуже подібні. Форми призначені для інтерактивного користування, а звіти використовуються для відображення або друку окремих і підсумкових значень для груп записів. Введення даних і їх редагування виконується тільки у формах. У звітах записи можна відображати або друкувати в групах, а за допомогою форм виконувати це не можна.

Створення звіту передбачає такі дії:

а) визначення макету звіту;

б) збір даних;

в) проектування звіту;

г) перегляд та друк звіту.

Першим етапом проектування звіту є відкриття діалогового вікна “Новый отчет” (рис. 30). Це можна виконати одним зі способів:

• за допомогою команди Отчет із меню Вставка;

• за допомогою кнопки Создать на вкладинці Отчеты вікна бланка бази даних (рис. 3);

• за допомогою кнопки Новый объект: отчет панелі інструментів вікна бланка бази даних.

Рис. 30. Вікно “Новый отчет”

Діалогове вікно “Новый отчет” дозволяє вибрати один із способів створення звіту.

1. Автоматичне створення звіту

Автозвіти можна створювати двох типів: в столбец і ленточ­ный. Для автоматичного створення звіту необхідно вибрати пот­ріб­ний тип і вказати таблицю/запит, за якою будується звіт. Після натискання кнопки ОК на екран буде виведена інформація із зазначеного джерела, згідно із заданим типом звіту.

2. Створення звіту за допомогою майстра звіту

У діалоговому вікнкі “ Новый отчет” необхідно вибрати рядок Мастер отчета, а в списку внизу цього вікна вибрати джерело даних (таблиця/запит), клацнути на кнопці ОК, щоб відкрити перше діалогове вікно “Создание отчетов” (рис.31).

Рис.31. Перше діалогове вікно “Создание отчетов” майстра звіту

У цьому вікні відбираємо потрібні поля із списку Доступные поля і переносимо їх у список Выбранные поля, натискаємо кнопку Далее і переходимо в друге вікно майстра звіту (рис. 32).

Рис.32. Друге діалогове вікно “Создание отчетов” майстра звіту

Якщо потрібно визначити поле (або поля), яке буде використане для групування записів необхідно вибрати його (їх) і клацнути по кнопці зі стрілкою вправо, щоб добавити розділ групи. Задавши групування, клацнути на кнопці Далее. Переходимо в третє діалогове вікно сортування записів, які будуть виводитись у звіт. За замовчуванням записи сортуються в зростаючому порядку за полем, по якому є групування, а далі послідовно за полями, які виводяться у звіт. Якщо порядок сортування не змінюється, то у третьому вікні натискаємо кнопку Далее і переходимо у четверте вікно майстра звіту (рис. 33).

Рис.33. Четверте діалогове вікно “Создание отчетов” майстра звіту

У четвертому вікні, яке з`явилося, необхідно вказати тип розмітки (вертикальну чи табличну), орієнтацію (книжну або альбомну) і необхідність автоматичного налаштування ширини полів, щоб помістити їх на одну сторінку. Виконавши необхідні установки, натискуємо кнопку Далее. Переходимо в п`яте діалогове вікно майстра звітів (рис.34).

Рис. 34. П`яте діалогове вікно “Создание отчетов” майстра звіту

Зі списку, який з`являється в п`ятому діалоговому вікні, можна вибрати стиль звіту. При виборі будь–якого стилю у вікні з`являється його зразок. Вибираємо потрібний стиль і натискуємо кнопку Далее. Переходимо в шосте діалогове вікно “Создание отчетов” майстра звіту (рис. 35), в якому задаємо заголовок звіту і натискуємо кнопку Готово. На екрані з`являється створений звіт.

Рис.35. Шосте діалогове вікно “Создание отчетов” майстра звіту