72. Документация и ее роль в системе управления. Организация делопроизводства на сельскохозяйственных предприятиях

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами и сегодня во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждении и на предприятии делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство состоит из трех составных частей:

• подготовка управленческих документов;

• работа с документами;

• систематизация документов и организация их архивного хранения.

Организация работы с документами, описана в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Используемую на предприятиях АПК документацию можно разделить на несколько групп: организационно-распорядительную, планово-экономическую, отчетно-статистическую, учетно-бухгалтерскую, финансовую, технологическую, оперативную, кадровую, научную.

Вся документация предприятия делится на три документопотока: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота предприятия.

На предприятии прежде всего проверяют правильность доставки корреспонденции, целостность конвертов (пакетов), затем их регистрируют. Регистрации подлежат все документы, требующие какого-то решения или ответа. Не регистрируют бухгалтерскую и статистическую отчетность, печатные издания, информационные сообщения. Завершающими этапами делопроизводства являются: систематизация документов, формирование дел, организация хранения и сдача в архив.

77. Система маркетинговых коммуникаций (реклама, pr и пропаганда, персональные продажи и стимулирование сбыта).

Под коммуникациями в общем смысле понимают пе­редачу сообщения от источника информации к ее получателю по­средством определенного канала.

Выделяют четыре основных элемента модели коммуни­кации:

- источник (создатель сообщения);

- сообщение (информация, которую источник передает получателю);

- канал, с помощью которого сообщение передается от источни­ка к получателю;

- получатель.

В системе коммуникаций предполагается также ответная реак­ция получателя, учитывается возможность случайных факторов — помех, искажений на всех стадиях коммуникации.

Система маркетинговых коммуникаций — это различные инфор­мационные методы воздействия на рынок.

В систему маркетинговых коммуникаций входят реклама, сти­мулирование сбыта, связи с общественностью, личные продажи и т. д.

Коммуникационная политика предприятия имеет следующие адресаты.

Сотрудники предприятия. От того, насколько руководство пред­приятия достигло взаимопонимания с персоналом, насколько со­трудники прониклись общей целью, какой психологический кли­мат царит в коллективе, в огромной степени зависит, добьется ли предприятие успеха. Средством коммуникации, используемым в работе с данной категорией, является информационная система предприятия. Она связывает все его функции, сотрудники пред­приятия направляют и получают сообщение в той или иной фор­ме. Особенно это касается управленческого персонала, который тратит на эту работу максимум своего времени.

Действительные и потенциальные потребители (целевой рынок). Цель коммуникационного воздействия — увеличение продаж то­вара предприятия.

Поставщики — фирмы и лица, обеспечивающие сельскохозяй­ственное предприятие сырьем, материалами, оборудованием и другими материальными ресурсами. Средства коммуникации: реклама, коммерческая пропаганда. Желательная реакция - со­трудничество на взаимовыгодных условиях.

Посредники (торговые посредники, а также лица и фирмы, по­могающие сельскохозяйственному предприятию осуществлять другие агромаркетинговые функции: транспортные организации и фирмы, предоставляющие складские услуги, агентства агромаркетинговых исследований, финансовые и банковские организации, рекламные агентства и др.). Используемые средства коммуника­ции: реклама, система скидок и наценок, совместное участие в рекламных кампаниях, конкурсы дилеров и т. д. Ожидаемая реак­ция — взаимовыгодное партнерство.

Контактные аудитории объединяют организации и лиц, не принимающих непосредственного участия в рыночной деятельно­сти и не имеющих на рынке прямых материальных интересов. В то же время они влияют на успех деятельности предпринимате­лей. К контактным аудиториям относятся местные органы госу­дарственного управления (исполнительная власть, муниципаль­ные учреждения, налоговые службы, органы правопорядка, сани­тарного и экологического надзора и т.д.), средства массовой информации, местные жители, общественные организации (по защите прав потребителей и др.), «широкая публика», формиру­ющая общественное мнение, и др. Основные средства коммуни­кации в этом секторе: коммерческая пропаганда, реклама, спон­сорство, участие в выставках и др. Желательная ответная реак­ция - содействие деятельности предприятия, формирование и поддержание его положительной репутации или, по крайней мере, отсутствие противодействия.

Органы государственного управления как законодательные, так и исполнительные. Средства коммуникации: лоббирование, участие в общегосударственных программах (экономических, экологичес­ких, по охране здоровья и т. д.), презентации, участие в выставках, ознакомление государственных лидеров с товарами-новинками и др. Желательная ответная реакция — установление режима наи­большего благоприятствования.

По определению Американской маркетинговой ассоциации (АМА), реклама — любая платная форма неличного представле­ния и продвижения идей или услуг от имени известного спонсора. Некоторые специалисты рассматривают рекламу как форму ком­муникаций, которая пытается перенести качество товаров и услуг, а также идеи товаропроизводителей на язык нужд и запросов по­требителя.

Реклама является неличной формой построения деловой связи (коммуникации), осуществляемой посредством платных средств распространения информации, с четко указанным источником финансирования (Ф. Котлер).

Рекламой занимаются не только коммерческие фирмы. Рекламируют свою деятельность кино, музеи, здравоохранение, образование, различные фонды, общественные организации и др., то есть все те, кто стремится донести информацию до своей целевой аудитории.

Задачи рекламы. В зависимости от целей, определяемых конкретной рыночной ситуацией, реклама может решать следую­щие задачи:

- информирование (формирование осведомленности о новой продукции, товаре, конкретном событии, предприятии и т. д.);

- увещевание (постепенное, последовательное формирование предпочтения образа предприятия, его продукции и товаров; убеждение покупателя совершить покупку; поощрение факта по­купки и т. д.);

- напоминание (поддержание осведомленности, удержание в па­мяти потребителей информации о продукции и товаре в проме­жутках между покупками; напоминание, где можно купить дан­ную продукцию, товар) и другие задачи.

Роль рекламы не ограничивается рамками сис­темы агромаркетинговых коммуникаций и даже всей рыночной деятельности. Велико значение рекламы в экономике и обще­ственной жизни. Можно отметить также ее образовательную и эс­тетическую роль.

Стимулирование сбыта как форма маркетинговых комму­никаций представляет собой систему побудительных мер и при­емов, носящих, как правило, кратковременный характер и на­правленных на поощрение покупки или продажи товара.

Цели, достигаемые стимулированием сбыта, определяются маркетинговыми целями фирмы и характеристиками аудитории, на которую они направлены. Обычно выделяют три типа адреса­тов стимулирования сбыта: потребители, торговые посредники, собственный торговый персонал.

Личная продажа - вид торговой деятельности, при котором информирование и убеждение покупателей в необходимости покупки осуществляется в ходе лич­ного контакта продавца и покупателя лицом к лицу, по телефону или с исполь­зованием новых видеосредств. Устное представление товара в ходе беседы с одним или не­сколькими потенциальными покупателями называется личной (персональной) продажей.

Личную продажу осуществляет торговый агент – лицо, действующее от имени фирмы и выполняющее одну или несколько функций, центральная фигура на рынке. Процесс личной продажи включает: приём клиента и установление контакта; выявление потребностей клиента; представление продукта; преодоление возможных возражений; осуществление продажи; последующий контакт с клиентами.

«PR (пиар) - это планируемые, продолжительные усилия, направленные на создание и поддержание доброжелательных отношений и взаимопонимания между организацией и ее общественностью».

Специалисты по PR решают следующий комплекс задач:

1. изучение общественного мнения и ожиданий общественности;

1. установление и поддержание контактов между фирмами, группами людей и об­ществом в целом;

3. предотвращение конфликтов или недопонимания, устранение негативных по­следствий в деятельности компании;

4. создание гармоничной обстановки внутри фирмы;

5. создание имиджа и репутации, способствующих достижению компанией постав­ленных целей.

Для участия в мероприятиях по PR могут быть привлечены знаме­нитые люди.

Деятельность по связям с общественностью нельзя рассматривать отдельно от ос­тальных форм продвижения. Цели, стратегии и бюджет PR-кампании формируются в зависимости от общих целей и задач рекламы, стимулирования сбыта и личной продажи. Одной из слабых черт PR является то, что компания не может контролировать использо­вание средствами массовой информации направленного пресс-релиза.

Пропаганда предпринимательства - как вид взаимоотношений с общественностью представ­ляет собой неличное и не оплачиваемое спонсором стимулирова­ние спроса на товар, услугу или деловую организационную едини­цу посредством распространения коммерчески важных сведений о них в печатных средствах информации или благожелательного представления по радио, телевидению или со сцены.

Исходя из определенного сходства в целях и средствах их дос­тижения, пропаганда предпринимательства может рассматривать­ся как составная часть сферы деятельности организации, получив­шей название «паблик рилейшнз» (англ. public relations — связи с общественностью) — ПР.