17 Язык нотариального производства.

Можно выделить существенные признаки языка нотариального производства:

1. Языком нотариального производства может быть только или государственный язык Российской Федерации, или государственный язык республики в ее составе. Указание в Основах о нотариате на язык, установленный также законодательством автономного округа или автономной области, противоречит Конституции РФ. Соответственно никакой другой язык, диалект, наречие этнического меньшинства, компактно проживающего на какой-либо территории, не могут быть языками нотариального производства.

2. Главной особенностью правового статуса государственного языка является факт его закрепления в Конституции России. Государственный язык выступает элементом конституционно-правового статуса нашего государства. Изменение государственного языка возможно только путем внесения изменений в Конституцию РФ.

3. Государственный язык в силу своего конституционного значения образует самостоятельный правовой институт. Исходя из этого, язык нотариального производства, в свою очередь, является его элементом и должен подчиняться правилам, установленным Федеральными законами "О государственном языке Российской Федерации" и "О языках народов Российской Федерации".

4. Использование в нотариальном производстве языка, отличного от установленного действующим законодательством, влечет за собой недействительность нотариального акта. Правила языка нотариального производства являются императивными и не могут быть изменены волей лиц, обратившихся к нотариусу, или самим нотариусом.

5. Следует не путать институт языка нотариального производства со свидетельствованием верности перевода. Статья 81 Основ о нотариате предусматривает: "Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой, если нотариус владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет соответствующими языками, перевод может быть сделан переводчиком, подлинность подписи которого свидетельствует нотариус".

18 Требование законодательства к нотариальному делопроизводству, подготовка документов к сдаче в архив. Сроки хранения документов.

В соответствии со ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

При оформлении нотариальных действий нотариусам надлежит руководствоваться Приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. N 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах», приложение к которому содержит формы нотариальных актов.

Нотариальное делопроизводство ведется на русском языке либо на языке, предусмотренном законодательством республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных бумаг должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Делопроизводство нотариуса включает:

– ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий;

– организационно-распорядительную документацию;

– работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;

– составление номенклатур;

– ведение архива нотариальной конторы.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива несет нотариус. Контроль за исполнением правил ведения делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют органы юстиции совместно с региональными нотариальными палатами.

Нотариальные документы – свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в условиях, обеспечивающих их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается.

В исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.

Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате.

По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.

В конце наряда на отдельном чистом листе делается заверительная надпись по следующей форме: «В деле (наряде) прошито и пронумеровано 5 (пять) листов. Нотариус (подпись), дата».

Обложки дел (нарядов) оформляются согласно приложению 1 (форма N 8). Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве нотариальной конторы.

Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных заверительной надписи.

На дела постоянного хранения составляются описи. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании (приложение 1, форма N 9, 10).

Одновременно с подготовкой документов на хранение производится отбор документов, подлежащих уничтожению.

Отбор документов для уничтожения оформляется актом (приложение 1, форма N 11).

При отборе документов для уничтожения следует учитывать сроки хранения документов, руководствуясь при этом Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов учреждений юстиции и судов с указанием срока хранения документов, утвержденным Министерством юстиции СССР 31 января 1980 г. и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 25 апреля 1980 г.

В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, его архив передается совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты другому нотариусу. О передаче архива составляется соответствующий акт, утверждаемый органом юстиции и нотариальной палатой.