2.3.Составление и оформление информационно-справочной и справочно-аналитической документации

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные (протокол, докладная и служебная записки, представление, телеграмма, факс и др.) и справочно-аналитические (акт, справка, отзыв, сводка и др.) документы.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решения на собраниях, совещаниях, заседания (рис. 9).

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, — предпочтительнее. Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.

В состав реквизитов протокола входят: название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование коллективного органа и форма проводимого заседания), текст, подписи: председатель, секретарь.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра.

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности.

Для протоколов совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или ее подразделений, возможно оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом в угловом варианте исполнения.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложения составителя (рис. 10).

Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

Текст докладной записки делится на две части. Первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая, как было сказано, содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации.

Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым расположением постоянных.

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характеру. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому.

Объяснительная записка используется для объяснения каких-либо изменений, произошедших в среде управления.

Текст объяснительной записки не содержит структурных элементов.

В объяснительной записке передаются сведения, объясняющие сложившуюся ситуацию, факты, действия, причины, обстоятельства, побуждающие мотивы.

Вид представления сведений не регламентируется.

Факс (телефакс) — как способ передачи информации получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного — текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Телеграмма — документ, отличающийся от других способом передачи — по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом т в разные пункты.

Телеграммы бывают следующих категорий: простая, срочная, правительственная и международная. Применяются такие разновидности телеграммы: фототелеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность и т.д.

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов или событий (рис. 11). Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. д.

Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом, в угловом варианте исполнения. Название документа печатается от левого поля формуляра с двойной разрядкой «А К Т».

Текст акта состоит из двух разделов — вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при актировании. В необходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения.

1. Вводный раздел.

Название раздела в акт не вносится. Этот раздел содержит следующие структурные элементы: пункт основание; подраздел состав комиссии; пункт составлен.

Пункт ОСНОВАНИЕ

Название пункта в акте указывается: пишется прописными буквами с новой строки. В этом пункте содержатся сведения о документе, в котором закреплен статус и полномочия комиссии. После слова «ОСНОВАНИЕ» в этой же строке приводятся следующие сведения о документе: вид документа; должность лица, подписавшего документ; заголовок к тексту документа; регистрационный номер; дата документа. Вид представления сведений – анкетный: название сведения (слово «ОСНОВАНИЕ») в трафаретном виде, значение сведения (сведения о документе) – в прозаическом.

Подраздел СОСТАВ КОМИССИИ

Название подраздела пишется прописными буквами с новой строки. В подразделе приводятся сведения о составе комиссии, осуществляющей подготовку материалов для составления акта. Этот подраздел содержит два пункта: председатель комиссии и члены комиссии.

Пункт Председатель комиссии

Название пункта указывается. Пункт начинается с новой строки. После словосочетания «Председатель комиссии» в этой же строке приводятся следующие сведения о лице, являющемся председателем комиссии: должность; название организации; инициалы и фамилия. Название организации указывается в том случае, если должностное лицо работает не в этой организации, где осуществляется деятельность комиссии, т.е. комиссия носит межведомственный характер. При этом название организации включается в название должности.

Вид представления сведений - анкетный: название сведения (словосочетание «Председатель комиссии») в трафаретном виде, значение сведения (сведения о председателе) – в прозаическом виде.

Пункт Члены комиссии

Название пункта указывается. Пункт начинается с новой строки.

После словосочетания «Члены комиссии» с новой строки приводятся такие же сведения, как и в пункте «Председатель комиссии», о каждом лице, являющемся членом комиссии. Вид представления сведений – анкетный: название сведения (словосочетание «Члены комиссии») в трафаретном виде, значение сведения (сведения о членах комиссии) – в списковом. Метка пункта списка – арабская цифра, соответствующая его порядковому номеру. Значение пункта – сведения о каждом члене комиссии. В каждом пункте списка сведения представляются в прозаическом виде.

Пункт СОСТАВЛЕН

Название пункта пишется прописными буквами с новой строки. Пункт содержит сведения о лицах, принявших участие в составлении акта. После слова «СОСТАВЛЕН» в этой же строке по каждому лицу приводятся такие же сведения, как и в пункте «Председатель комиссии». Вид представления сведений – анкетный: название сведения (слово «СОСТАВЛЕН») в трафаретном виде, значение сведения (сведения о лицах, принявших участие в составлении акта) – в прозаическом.

2. Основной раздел

Название раздела в акт не вносится. Этот раздел условно можно разделить на следующие структурные элементы: пункт существо работы, выполненной комиссией; подраздел цель и задачи комиссии; пункт результаты работы комиссии; пункт выводы и рекомендации комиссии; пункт список рассылки.

Пункт Существо работы, выполненной комиссией

Название пункта не указывается. Пункт начинается с новой строки. В нем передаются сведения о сути проделанной комиссией работы. В состав этих сведений входят: название выполненной работы; сроки, объем, технология выполнения работы. Сроки, объем и технология выполнения работы указываются, если это возможно. Вид представления сведений – прозаический.

Подраздел Цель и задачи комиссии

Название подраздела не указывается. В подразделе передаются сведения о цели и задачах, стоящих перед комиссией при выполнении работы. Этот подраздел условно можно разделить на два пункта: цель комиссии и задачи комиссии.

Пункт Цель комиссии

Название пункта указывается. Пункт начинается с новой строки и содержит сведения о конечном результате, который должен быть получен комиссией после выполнения работы. Вид представления сведений – анкетный: название сведения (словосочетание «цель комиссии») в трафаретном виде, значение сведения (формулировка цели) – в прозаическом.

Пункт Задачи комиссии

Название пункта указывается. Пункт начинается с новой строки и содержит сведения о содержании задач, которые необходимо выполнить комиссии для достижения цели. Вид представления сведений – анкетный: название сведения (словосочетание «Задачи комиссии») в трафаретном виде, значение сведения (формулировка задач) имеет списковый вид. Метка пункта списка – арабская цифра, соответствующая его порядковому номеру. Значение пункта – сведения о задачах.

Пункт Результаты работы комиссии

Название пункта не указывается. Пункт начинается с новой строки и передает сведения о результатах работы: что выявлено комиссией и другие сведения, характеризующие результат ее работы и необходимые для принятия решения по существу этого акта. Вид представления сведений не регламентируется.

Пункт Выводы и рекомендации комиссии

Название пункта не указывается. Пункт начинается с новой строки. Назначение пункта – сформулировать выводы и рекомендации комиссии. Если присутствуют выводы, то дается оценка ситуации и другие сведения, необходимые для принятия решения по существу этого акта; если присутствуют рекомендации, то указывается: что необходимо сделать, кому и в какие сроки. Вид представления сведений не регламентируется.

Пункт Список рассылки

Название пункта указывается. Пункт начинается с новой строки. После трафаретного текста «Список рассылки» с новой строки следует трафаретная фраза о количестве составленных экземпляров акта: «Акт составлен в экземплярах». Затем сведения представляются в списковом виде. Метка пункта списка – арабская цифра, соответствующая его порядковому номеру. Значение пункта – сведения о местонахождении каждого экземпляра акта.

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий (рис. 12). Выделяют два вида справок: служебного и частного характера.

Служебная справка предназначена для описания или подтверждения (констатации) каких-либо фактов или событий, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов. Справки по значению отражаемых связей бывают: служебные (отражают основную деятельность организации) и частные (удостоверяющие какой-либо юридический факт); по отношению с внешней средой: внешние (для представления в другую организацию) и внутренние (для представления руководству организации или для рассмотрения в коллегиальный орган).

Текст служебной справки не содержит структурных элементов.

В тексте передаются сведения, описывающие ситуацию, сложившуюся в среде управления. В состав этих сведений входит: характеристика состояния среды управления и другие сведения, необходимые для того, кому представляется справка. Вид представления сведений не регламентируется.

Назначение частной справки – передать сведения, удостоверяющие какой-либо юридический факт частного лица. В состав этих сведений входят: фамилия, имя, отчество (в дательном падеже) гражданина, о котором даются сведения; отношения, в которых находится гражданин с организацией, выдающей справку (работник, учащийся, проживающий и т.д.) и конкретные сведения, необходимые для того, кому предназначена справка. В тексте справки есть трафаретная часть сведений: «Дана (указывается, кому дана справка) в том, что… (передаются конкретные необходимые для того, кому предназначена справка, сведения). Справка дана для представления…(указывается, для кого предназначена справка)».

Текст справки не содержит структурных элементов.

управление организационно-

методического обеспечения Управляющему делами

работы с документами администрации города

г-ну А.В. Петренко

докладная записка

21.02.2007 № 43

Об увеличении штатной численности подразделения

В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в связи с предстоящими выборами главы городской администрации, прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на две должности: инспектора и старшего инспектора.

Начальник управления Личная подпись Л.И.Фомин

Рис. 10.Образец докладной записки

Администрация Кировского района Председателю КДМ

Комитет по делам молодежи (КДМ) П.Н. Кривцову

ОКПО_______

ОКУД 0286091

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

26. 01. 2000 № 14-27/ 03

г. Иваново

О причине опоздания на работу

Я опоздала на работу 25.01.2000. на 35 минут ввиду того, что на перекрестке улиц Ленина и 8-е Марта возникла автомобильная пробка в связи с неисправностью светофора. Поэтому движение автобуса, в котором я ехала, было временно приостановлено.

Специалист личная подпись А.А. Ремнева

Ремнева

76-09-45

В дело 04-05

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

00.00.0000__№_______

Город

Заголовок к тексту (Чего?)

Председатель — И.О.Фамилия

Секретарь — И.О.Фамилия

Присутствовали: И.О.Фамилии членов коллегиального органа в алфавитном порядке.

Если количество членов коллегиального органа больше 15 человек,

то указывается их количество и в скобках – «регистрационный лист

прилагается».

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.О…(о чем слушается вопрос). Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы, фамилия (в дательном падеже).

2.О…(далее, как в п.1).

1. Слушали:

Фамилии, инициалы – краткая запись содержания доклада (отчета, сообщения, информации), изложенная в первом лице. Если текс доклада прилагается к протоколу, то указывают – «Текст доклада».

Выступили:

Фамилии, инициалы – краткая запись выступления, изложенная в первом лице.

Фамилии, инициалы – краткая запись выступления, изложенная в первом лице.

Постановили (решили):

1.1. Текс первого пункта постановления (решения) по первому вопросу. Излагается с использованием глагола в неопределенной форме (возложить, поручить, предложить, организовать и т.п.). Постановляющая часть протокола строится по схеме: действие-исполнитель-срок. Исполнителем может быть организации, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

1.2. Текст второго пункта постановления по первому вопросу.

2. Слушали:

Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме:

Слушали- Выступили- Постановили.

Председатель Подпись С.С. Смирнов

Секретарь Подпись М.И. Антонова

Визы

В дело №

Рис.9. Макет протокола

Наименование организации Утверждаю

Руководитель организации

Подпись______И.О. Фамилия

_____________

Дата

АКТ

00.00.0000___№_________

Город

Заголовок к тексту (О чем? Чего?)

Основание: Распорядительный (или нормативный) документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта.

Председатель - Наименование должности, инициалы, фамилия

Члены комиссии - Наименование должностей, инициалы, фамилии в алфавитном порядке.

Присутствовали: Наименование должностей, инициалы, фамилии лиц, присутствующих при составлении акта, в алфавитном порядке.

Текс констатирующей части. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты.

Количество экземпляров определяется числом заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов.

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр – кому (куда);

2-й экземпляр - кому (куда).

Приложение: Текст приложения оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30.2003

Председатель Подпись И.О.Фамилия

Члены комиссии Подпись И.О.Фамилия

Подпись И.О.Фамилия

Присутствовали: Подпись И.О.Фамилия

Подпись И.О.Фамилия

В дело №

Рис. 11.Макет акта

ТУРИСТИЧЕСКАЯ КОМПАНИЯ «МИР»

ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору

г-ну М.М. Савельеву

СПРАВКА

02.07.2004  № 25

Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01.07.2004ъ

К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в город Рим (Италия).

К 01.06.2004, вопреки предварительному прогнозу, численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего из-за нехватки посадочных мест у нас возникли трудности с отправкой туристов. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее число посадочных мест авиакомпания не может.

Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «Внуковские авиалинии», которая имеет возможность предоставить нам до 100 посадочных мест на каждом рейсе в город Рим.

Старший менеджер Подпись О.П.Соколова

Рис.12. Образец справки