7.10. Подготовка дел к передаче в архив

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованиями Архивной службы РФ. Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

• документы в деле следует расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

• произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

• подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

• на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

• переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;

• дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА № 3

00.00.2005

Вдело подшито и пронумеровано 52 (пятьдесят два)

(цифрами и прописью) листа (-ов),

(цифрами и прописью)

в т.ч.: литерные листы

пропущенные номера ■

+ листов внутренней описи

(цифрами и прописью) Должность составителя заверительного листа Подпись И.О.Фамилия

Образец заверительного листа

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: по основной (производственной) деятельности и по личному составу предприятия.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Отдельная опись на документы по личному составу составляется для удобства поиска этих документов. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

В крупных организациях в качестве разделов описи могут составляться по структурным подразделениям, а затем на их основе уже архивом организации готовится сводная опись. При незначительном количестве документов опись можно составлять за ряд лет, деля ее на годовые разделы с полным оформлением каждого раздела.

Описи должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ОПИСЬ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

За год №

Место составления

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации

Подпись И.О.Фамилия

00.00.0000

Наименование раздела (структурного подразделения)

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Кол-во листов в деле	Срок хранения дела	Примеч.
1	2	3	4	5	6	7
1 2 2а	05- 11 02-15

В данную опись внесено 15 (пятнадцать) дел с № 1

по № 16, в том числе:

Литерные номера: 2а

Пропущенные номера:

Начальник отдела А.М. Осипов

00.00.0000

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 00.00.0000 № 00

Образец описи дел по личному составу

Организации работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности. Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В документационном обеспечении существуют три группы документов: входящие, исходящие внутренние. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в организации, так и поступившие из других организаций и от частных лиц. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная система; децентрализованная система; смешанная система. В практике могут быть использованы несколько видов регистрации документов: журнальная, карточная, компьютеризированная.

Организация контроля исполнения документов является важнейшей функцией любого предприятия. Целью контроля является обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль. В качестве учетных форм для ведения контрольных операций используются журналы регистрации, персональный компьютер, органайзер. Контроль осуществляют руководители, заместители руководителя, специальные структурные подразделения, работники службы делопроизводства, секретари-референты. Выделят типовые и индивидуальные сроки исполнения. Одним из узловых вопросов организации работы с документами является разработка номенклатуры дел. Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатуры дел подразделяются на типовые, примерные и номенклатуры конкретного предприятия. Номенклатура составляется ежегодно в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.

ЗАО «Прогресс» УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор

25.12.2006 №6 Подпись Б.И. Караулов

на 2005 г. 25.12.2006

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел	Сроки хранения и No. статьи по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5
1. Секретариат
1-1	Устав ЗАО	1	пост. ст. 37	После замены новыми
1-2	Протоколы производственных совещаний	2	пост. ст. 13
1-3	Должностные инструкции работников канцелярии	1	3 года, ст. 56
2. Информационно-аналитическая служба
2-1	Годовые планы работы	1	пост. ст. 37	После замены новыми
2-2	Информационно-аналитические материалы	1	пост. ст. 41
2-3	Приказы по основной деятельности	1	5 лет, ст. 44
3.Бухгалтерия
3-1	Годовой баланс	1	пост. ст. 303б	После замены новыми
3-2	Должностные инструкции работников предприятия	1	3 года, ст. 5675
3-3	Лицевые счета по заработной плате	5	75 лет, ст. 311а5
4. Отдел кадров
4-1	Приказы по личному составу на сотрудников	1	75 лет, ст. 311а	После замены новыми
4-2	Личные карточки ф. № Т-2	1 картотека	75 лет, ст. 339

Секретарь подпись А.Н.Иванцова

СОГЛАСОВАНО:

Заведующий архивом

Подпись В.И.Бугримова

Рис. 22. Образец оформления номенклатуры дел организации

Под группированием исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела понимается группировка дела. Делом называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. На обложке дела в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения» указываются наименование организации, структурное подразделение, номер папки по номенклатуре дел, заголовок дела, год, срок хранения.

Оперативным называют хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. Срок оперативного хранения дел составляет о 1 до 3 лет. После завершения оперативного хранения, завершенные дела постоянного и временного (свыше 10) сроков хранения сдаются в архив. После завершения оперативного хранения производится экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов - это набор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.