Номенклатура дел бухгалтерии

Индекс	Заголовок дела (тома)	Кол-во дел	Срок хранения, ст. по перечню	Примечание
3-1 3-2	Годовой баланс Должностные инструкции работников бухгалтерии	1 1	пост. ст. 3036 3 года, ст. 56
3-3	Лицевые счета	5	75 лет, ст. 311а
3-4	по заработной плате Контракты, договоры с организациями о размещении рекламы, другой совместной деятельности	2	5 лет, ст. 337
3-5	Приказы, инструкции, указания вышестоящих (контролирующих) организаций по вопросам бухгалтерского учета и отчетности	1	До минования надобности Ст. 18 б
3-6	Расчетные платежные ведомости	3	3 года, ст. 312	При от-сутствии-лицевых счетов —75 л
3-7	Главная книга	1	3 года, ст. 316	При
3-8	Кассовая книга	1	3 года, ст. 317	условии завершения ревизии -»-

Начальник секретариата Подпись А.Т. Столбова

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («канцелярия», «дирекция», «отдел документационного обеспечения управления»). Другие отделы располагаются после секретариата в порядке их значимости. Каждое подразделение получает порядковый номер (секретариат — 1, информационно-аналитический отдел -2, бухгалтерия — 3 и т.д.).

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-02 (1 — соответствует секретариату, а 02 — порядковому номеру дела, заведенному в секретариате). Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности: название вида документа (акты, приказы, протоколы); краткое содержание («Переписка с ЗАО «Ритм» по поставкам оборудования»); дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по личному составу за 2003 г.»).

Срок хранения каждого дела определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия.

В графе «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных и т. д. В графе «Примечание» при большом объеме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и полки, где оно хранится.

Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Номенклатура подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. "Номенклатура составляется в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа (сейфа) с делами; третий передается в архив предприятия.

Номенклатура составляется ежегодно в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.