Контрольные вопросы

Документы, представляющие коммерческую тайну.

Опишите организацию работы с конфиденциальными документами

Что входит в нормативно – методическое обеспечение защиты документационной информации.

Самостоятельная работа

Задание № 11

Выполнить по вариантам задания №1.

Вариант	Задание
1	Какие сведения представляют коммерческую тайну
2	Какие меры предпринимаются по охране конфиденциальности информации
3	Какие основные бланки документов представляют коммерческую тайну
4	Какие основные документы представляют промышленную тайну
5	Какие основные документы представляют финансово-промышленную тайну
6	Что такое режим коммерческой тайны
7	Как оформляется Журнал регистрации документов с грифом «КТ»
8	Как оформляется Журнал учета выдачи документов с грифом «КТ»
9	Какие документы и сведения не могут составлять коммерческую тайну
10	Кто определяет коммерческую тайну документа

Тема 7. Организация документооборота

7.1 .Основные принципы работы с документами. Документооборот

Организация работы с документами — это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

Совершенство организации работы с документами определяется:

• оперативностью перемещения документов внутри организации;

• качеством и своевременностью исполнения документов;

• эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с документами необходимо тщательно продумать схему организации их движения от момента создания до момента окончания работы с ними. Это движение называется документооборотом.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени».

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями, работниками предприятия. Объем документооборота зависит от значимости организации, ее функций и уровня решаемых задач и связей с внешними организациями.

В документационном обеспечении существуют три группы документов:

—входящие (поступающие в организацию документы);

• исходящие (отправляемые из организации документы);

• внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения документов.

Входящие документы проходят на начальном этапе первичную обработку и предварительное рассмотрение службой делопроизводства.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции: составление проекта документа исполнителем; проверку правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа.

Общими для всех групп являются следующие операции:

• рассмотрение документов руководителем (подписание — для исходящих и внутренних документов, резолюция — для входящих документов);

• регистрация документов;

• передача документов исполнителям;

• контроль исполнения документов;

• исполнение документов;

• подшивка исполненных документов в дела;

• использование документов в информационно-справочных целях;

• подготовка к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).

Основными принципами работы с документами являются:

• единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

• четкое распределение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

• современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

• целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);

• умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).