Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем - Калинин С.И

Я честно испытывал на собственной шкуре все эти рецепты, насколько хватало терпения и интереса.

Со временем мои многочисленные эксперименты со временем (прости, читатель, за каламбур!) родили следующую «злую мудрость»: Не бывает идеальных или «более правильных» методов управления временем. Лучшие методы управления временем — это удобные ЛИЧНО МНЕ методы. Под «удобством» я понимаю следующее:

1.Легкостьипростотаприменения. Можно, конечно, использовать

иочень сложные методы управления временем. Можно обзаводиться многотомной тайм-менеджерской документацией, можно компьютеризировать всю эту «канцелярию», можно ее изощренно обрабатывать математически, выстраивая, сложные зависимости и модели, а потом стараться следовать этой модели. Но если очень хорошо подумать, то всегда можно ограничиться чем-то очень простым и самым главным, позволяющим получить быстрый и наглядный результат.

2.Экономичность. Следование методам управления временем само по себе не должно занимать слишком много времени, в противном случае их применение — это способ «убить» время, а не использовать его более «плотно» и качественно.

3.Эффективность. Методы управления временем — не игра, не развлечение, не отдых; это несколько другой способ структурирования времени. Этодополнительная работа, необходимаядля того, чтобы мы могли быстрее и эффективнее (более коротким путем, с меньшими затратами сил и ресурсов и т. п.) делать нашу основную работу — достигать поставленных нами жизненных целей. То есть методы управления временем — не самоцель (не игра ради игры), а всего лишь средство. Если на поверку это средство оказывается слишком громоздким и трудным, то имеет смысл его изменить или вовсе от него отказаться.

4.Естественность. Методы управления временем должны легко интегрироваться в нашу повседневную жизнь, не слишком нарушая ее течение, и уж точно не разрушая ее. Понимаю, что это утверждение спорное и скорее «идеологическое». Дело в том, что многие системы управления временем обладают почти религиозной притягательностью. Кажется, что если начать жизнь «по системе», то в ней очень скоро произойдут значительные изменения. Приверженец начинает ожидать чуда: «Вот еще немного, и я стану совсем другим человеком».

Яуважаю чужую религию, какой бы она ни была. Но, поверьте, мне частенько доводилось видеть «фанатов» тайм-менеджерских (и иных) систем, которые начинали слишком рьяно строить свою жизнь «по системе», начиная «успевать», но при этом теряя нечто очень важ-

ное — тепло близких людей, красоту мира, внутренний покой. Встречал я и тех, кто, становясь рабом «системы», терял почти все, а в конце разочаровывался и в самой «системе», оставаясь у разбитого корыта.

Когда я говорю о «естественности», я подразумеваю не революционный (уверовать и в одночасье поменять свою жизнь), а эволюционный (не спеша пробовать, выбирать, постепенно адаптировать к своей жизни, брать только самое удобное и полезное) путь постижения методов управления временем.

5. Положительные эмоции. Методы управления временем — это действительно серьезно, это не игра. Но кто сказал, что если вы все делаете правильно (легко, эффективно, естественно), то они не могут доставлять множество приятных переживаний?! Здесь и азарт, и напряжение творческого поиска, и предвкушение, и радость побед, и гордость своими успехами, и многое-многое другое. Методы управления временем — это средства, которые позволяют делать вашу основную работу не только быстро и эффективно, но и приятно, легко, играючи. Воистину, это — инструменты радости и победы.

На начальных этапах применения многие методы управления временем могут доставлять и негативные эмоции. «Во многом знании многая печаль» — чего стоит один только анализ обыденных расходов времени! Редко кто не приходил в ужас, узнавая, сколько времени своей жизни он тратит впустую. Некоторые методы поначалу трудны, применение других может вызывать приступы раздражения, разочарования, тревоги (чаще всего эти чувства адресованы самому себе). Но со временем этот «негатив» неизбежно отступает, сходит на нет, уступая место радости. Если этого не происходит и применение тайм-менеджерских технологий сопряжено с постоянными мучениями — это верный признак использования «не вашего» метода (или его неправильного применения).

Таким образом, все критерии «правильных» методов управления временем (легкость и простота, экономичность, эффективность, естественность, положительные эмоции), как ты, уважаемый читатель, успел заметить, абсолютно субъективны. Если тебе удастся разработать собственные критерии «правильных» способов управления ТВОИМ временем — это также будет истиной. Лучшая система управления временем — это СОБСТВЕННАЯ удобная система управления временем. Но, чтобы это произошло, надо сначала хотя бы попробовать то, что уже изобрели до тебя...

Как психолог-консультант, я достаточно давно работаю с бизнесклиентами, помогая им в решении разного рода индивидуальных и

организационных задач. И, к моему удивлению, в последние несколько лет (примерно с 2000 года) в запросах клиентов «проклюнулась» новая тема — управление временем. Сначала это были отдельные консультации по отдельным небольшим вопросам, потом пришлось углубленно «поднимать» некоторые темы, а завершилось все проведением объемных обучающих семинаров и тренингов, охватывающих весь спектр знаний и методов управления временем.

Вот удивительно: когда-то много лет назад я «переболел» методами управления временем, некоторые из них адаптировал «под себя» и оставил в своей жизни чуть ли не в качестве бытовых «ритуалов повседневности». И вот все возвращается! То, что раньше было для меня предметом «внутренней алхимии», стало внешним знанием, которое, подобно кулинарному блюду, необходимо искусно приготовить и подать взыскательной аудитории. Так и родилась идея написания данной книги, в основу которой положены методические материалы, используемые мною при проведении семинаров и тренингов по управлению временем.

Может быть, правы были те древнекитайские философы, которые утверждали, что любое Дэ («накопление добродетели», «стяжание могущества» — в данном контексте обучение, опыт, целенаправленное освоение каких-либо знаний и навыков) предопределяет то, что случится с человеком в будущем? Может быть, знания, изложенные в этой книге, помогут и в накоплении твоего Дэ, уважаемый читатель? (Если мои интонации и кажутся тебе ироническими, то поверь, что на самом деле в моих словах иронии — лишь самая малость.)

ВВЕДЕНИЕ

Управление временем (Time Management) — междисциплинарный

раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях человеческой жизнедеятельности.

П р и м е ч а н и е . Здесь и далее вместо распространенного во всем мире, и в том числе и в России, термина «Time Management» будет использоваться аббревиатура ТМ. Отечественный термин «управление временем» будет нами рассматриваться как тождественный термину «Time Management».

Использование слова «управление» в самом словосочетании «управление временем» создает своего рода терминологическую установку, отсылающую всех ТМ-неофитов к блоку экономических дисциплин современной науки. Традиционно сложилось так, что «управление временем» — это раздел общего менеджмента. В некоторых случаях ТМ соотносится с общими вопросами управления организационными структурами и процессами, иногда — с персональными навыками и личностными компетенциями менеджера.

Реальное же положение дел состоит в том, что ТМ плохо «помещается» в границы только экономических дисциплин и имеет обширные междисциплинарные связи с множеством других наук: философией, психологией, социологией, биологией, физикой и др. Во всех этих многочисленных науках «рассеяно» множество знаний о времени, без учета которых какое-либо «управление» временем будет неэффективным или просто невозможным. Но здесь специалиста по ТМ поджидает опасность «необъятности» проблемы времени, столкновение с разнородными знаниями, которые на современном этапе развития мировой науки в принципе плохо интегрируемы.

«Управление» также подразумевает решение не столько научной задачи (познание природы времени), сколько прикладной. И здесь ТМ крайне плохо институциализирован: частично его техники «вкраплены» в основные функции менеджмента (планирование, контроль и др.), частично он является одним из направлений деятельности биз-

нес-консультантов, частично был и остается чем-то вроде хобби для всех интересующихся своим личностным ростом и развитием. Если «зрелые» разновидностилюбой социальной практики неизбежно формализуются и институциализируются в форме четких технологий, то у ТМ все еще впереди. Управление временем (во всяком случае, в современной России) — это пока еще достаточно «маргинальный» род деятельности, где-то посередине между высокими управленческими технологиями и дремучим знахарством.

Чтобы попытаться преодолеть существующую ныне «технологическую размытость» ТМ, можно выделить три его основных типа (табл. 1).

Таблица 1

Три типа ТМ

Первый тип ТМ, условно названный мною «индивидуальным». осуществляется с опорой на парадигму личностного саморазвития. В данном случае человек выступает в роли «сам себе тайм-менеджер», используемые им методы управления временем предельно индивидуализированы, что-то он берет для себя из книг, чему-то обучается на специализированных курсах и тренингах, что-то изобретает для себя сам. По существу, такой индивидуальный ТМ выступает как своеобразное хобби и нацелен на достижение прежде всего внутриличностных целей, в контексте совершенствования человеком своих способностей и творческой самореализации. Сфера приложения подобного индивидуального ТМ чаще всего — творческие увлечения (художественное или техническое творчество) и обучение (работа с информацией). Типичным примером здесь может быть, например,

самостоятельное изучение какого-либо иностранного языка, которое осуществляется по разработанному самим учеником плану, с использованием каких-либо приемов и способов запоминания и воспроизведения информации и т. п.

«Ролевой ТМ» отличается от индивидуального двумя важными аспектами: во-первых, он более специализирован, привязан к решению конкретных профессиональных или карьерных задач, а во-вторых, требует участия в процессе управления временем профессионала — консультанта по ТМ. «Привязанность» управления временем к решению профессиональных задач предъявляет более жесткие требования к используемым методам ТМ и, следовательно, делает участие в работе консультанта-эксперта крайне необходимым.

Например, достаточно частой является жалоба менеджеров высшего и среднего уровня на перегруженность рутинной документацией — письмами, докладными записками и т. п. Если решать эту проблему в контексте индивидуального ТМ, то придется обучить каждого менеджера каким-либо техникам скорочтения, что может потребовать нескольких недель, а то и месяцев напряженных занятий. Если же решать данную проблему в рамках ролевого ТМ, то консультанту по ТМ имеет смысл сначала изучить: 1) объем и формы представления входящей информации; 2) характер задач, стоящих перед менед- жером-реципиентомданной информации; 3) индивидуальный стереотип действий по обработке входящей информации, характерный для данного менеджера, и т. д. На основании подобного анализа ТМ-кон- сультант не загружает клиента дополнительной работой в виде обучения скорочтению, а, наоборот, старается разгрузить его, предложив, например, 2—3 «точечные» рекомендации по изменению характера представления и обработки управленческой информации.

В силу того, что объектом (клиентом) ролевого ТМ является человек (менеджер, руководитель, просто любой профессионал), имеющий смешанную мотивацию к овладению методами ТМ, то ТМ-консуль- тант выступает здесь в двоякой роли. С одной стороны, он выступает в роли коуча, помогающего клиенту в профессионально-личностном совершенствовании. С другой стороны, ТМ-консультант играет традиционную для бизнес-консультанта роль «эксперта по процессам», помогая оптимизировать отдельные элементы и структуры профессиональной деятельности клиента.

«Социальный ТМ» стоит несколько особняком по сравнению с другими типами ТМ, не столько благодаря своему особому объекту — группе людей и/или организационной подструктуре (организации в

целом), сколько благодаря специфическим требованиям кработе ТМконсультанта. В данном случае ТМ-консультант выступает в первую очередь какспециалист по организационному развитию (инжинирингу или реинжинирингу организации), модифицируя сами организационные структуры или внося изменения в ключевые аспекты их деятельности. Примером подобной деятельности может быть разработка (проектирование и внедрение) новых стандартов деятельности подразделения, более четко включающих в себя фактор времени, и системы контроля, где более жестко будут учитываться временные параметры тех или иных трудовых операций. Разумеется, подобная «социальная инженерия» требует от ТМ-консультанта глубоких знаний стратегического и оперативного менеджмента, структуры организации, характера ее производственных процессов и др.

Кроме решения задачи по организационному развитию, в рамках «социального ТМ» консультант в обязательном порядке решает и еще одну задачу — обучение и адаптация группы людей к произошедшим изменениям (в оргструктуре или характере деятельности). Обучение обычно носит достаточно традиционный характер (проведение тренингов, курсов, семинаров), а вот мероприятия по адаптации персонала могут принимать самые разнообразные формы — от тренингов командообразования до обширных мер по формированию корпоративной культуры, включающей в себя время как одну из ключевых ценностей.

Три выделенных типа ТМ весьма сильно отличаются друг от друга, предопределяя совершенно разный характер деятельности ТМконсультанта. Каждый из типов ТМ требует от консультанта особой организации своей деятельности, использования особых форм работы (диагностика, анализ деятельности, проектирование, индивидуальное консультирование или даже психотерапия, индивидуальное или групповое обучение, включая тренинги и др.) и применения специализированных методов ТМ.

Строго говоря, по каждому из типов ТМ необходимо писать отдельное руководство, но на практике они являются условными и не отделены друг отдруга непроницаемыми перегородками. Весьма часто запрос на ТМ-консультирование или на проведение ТМ-тренинга включает в себя два, а то и все три технологических типа. Это, кстати, весьма затрудняет деятельности ТМ-консультанта и требует дополнительных переговоров с заказчиком, направленных на уточнение его запроса и выделение главного технологического уровня (типа ТМ), на котором придется действовать.

В любом случае деятельность ТМ-консультанта является творческой (это скорее импровизационное искусство, чем строгая наука) и, по аналогии с современным маркетингом, можно говорить о существовании своего рода «ТМ-микс». «ТМ-микс» предполагает наличие ограниченного набора каких-либо базовых элементов — знаний, методов, направлений деятельности и др. При этом также предполагается, что любая, даже самая сложная задача, может быть описана и решена как уникальный набор (смесь, конфигурация, паттерн, микс) этих самых базовых элементов.

Предлагаемая вашему вниманию книга является воплощением идеи «ТМ-микс». Как вы могли прочитать в «Неформальном предисловии», автор в течение многих лет использует «индивидуальный ТМ», а по роду своей профессиональной деятельности как бизнес-консуль- тант имеет достаточно большой опыт работы в русле «ролевого» и «социального» ТМ. Но в этой книге вы не найдете строгого деления на типы ТМ — она представляет собой «россыпь» тех самых базовых элементов ТМ (знаний, методов, упражнений и др.), которые можно и нужно произвольно комбинировать для эффективного решения стоящих перед вами конкретных задач по совершенствованию управления временем.

Автор надеется, что содержащиеся в книге базовые элементы ТМ будут полезны всем читателям, заинтересованным в совершенствовании своих навыков управления временем, хотя в первую очередь книга предназначена для бизнес-консультантов и тренеров, так как содержит достаточно много специализированной информации.

Автор также заранее приносит извинения за несколько конспективный характер содержания книги. Дело в том, что в основу данной книги легли иллюстративные материалы, которые автор использует в своих ТМ -тренингах и семинарах (презентационные слайды или карты— «раздатки»). Некоторые таблицы и схемы расписаны в тексте довольно подробно, а некоторые намеренно представлены с минимальными комментариями — с задумкой на то, что читатель сам сможет творчески осмыслить и применить их. Краткость изложения отдельных вопросов (например, философское рассмотрение природы времени) также может быть связана с чрезмерным объемом затрагиваемой темы, что не соответствует концепции и задачам данной книги.

Книга состоит из шести глав:

1.Природа времени.

2.Время как ресурс и цель.

3.Инвентаризация и анализ времени.

4.Целеполагание, планирование, исполнение.

5.Принятие решений и контроль.

6.Способы повышения личной эффективности.

Каждый из разделов включает как теоретическую информацию (основные понятия, принципы, закономерности и др.), так и иллюстративные материалы (схемы, факты, примеры из практики и др.) к ней. Кроме этого, в каждом разделе содержатся «вопросы к размышлению»: вопросы, которые бизнес-консультант может адресовать своей аудитории для стимулирования групповой дискуссии. С каждой главой также связан небольшой «практикум» (упражнения, задания), направленный на тренировку отдельных ТМ-навыков или на получение важной ТМ-информации.

Всю предлагаемую вниманию читателя информацию, вопросы и упражнения не следует рассматривать как истину в последней инстанции. Только творческий подход, позволяющий выбрать (а в случае необходимости — адаптировать или модифицировать) из содержащейся в данной книге информации наиболее полезную для вас и/или клиента, поможет вам в полной мере овладеть искусством ТМ.

Глава 1

1.1. ЧТО ТАКОЕ ВРЕМЯ?

Когда автору этой книги было лет 15, он сочинил следующие строки:

С чем время сравнить? Неожиданный северный ветер, Что судьбы уносит, Как листья сухие, В небесную высь.

До сих пор сомневаюсь, является ли этот текст стихотворением, но определенное понимание и переживание времени в нем содержится. Время — это нечто интуитивно знакомое и понятное каждому человеку и при желании каждый из нас может сформулировать свое понимание времени.

Как вы понимаете время? Что это такое? Придумайте свое определение: «Время — это...». Выскажите свои ассоциации: «Время похоже на...».

Опишитевремя: «Время—этото,чтообладаетследующимикачествами...». Зафиксируйте свои ответы письменно.

Обсудите свои ответы в группе, выявите схожие и различающиеся моменты в понимании времени. Как вы думаете, можно ли сформулировать обобщенное, «универсальное» определение времени?

Время — одно из базовых свойств Мира, в котором мы живем. Кажется, что время — это совсем простая, обыденная, знакомая всем «вещь». Но это впечатление обманчиво. Любой ученый, изучающий время (существует даже специальный раздел науки, посвященный изучению времени, — «темпорология», возникший на стыке философии и физики), вам скажет, что чем проще какой-либо объект или явление, тем сложнее может быть характер его устройства и функционирования. Это в первую очередь относится к времени — ученые до сих пор не знают, что это такое, «тайна сия велика есть».