Организация учета

Формы ведения бухгалтерского учета

Введение в штат бухгалтера или создание бухгалтерской службы		Использование услуг специалиста по бухгалтерскому учету		Ведение бухгалтерского учета специализированным предприятием		Ведение бухгалтерского учета собственником предприятия или его руководителем

Рис. 4.1. – Формы ведения бухгалтерского учета

1)Ведение бухгалтерского учета штатными работниками исполь-

зуется на практике чаще всего. Согласно ч. 3 ст. 64 Хозяйственного кодекса предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность и штатное расписание. Поэтому вопрос о том, какой будет структура службы, обеспечивающей ведение бухучета на предприятии, предприятие решает самостоятельно. На больших предприятиях это может быть один человек, а на более крупных – структурное подразделение (бухгалтерия).

Преимуществом такой формы является:

-бухгалтер заинтересован в результатах деятельности предприя-

тия;

-бухгалтер хорошо знаком со спецификой и особенностями организации производства;

-бухгалтеру понятны проблемы предприятия;

-руководство и собственники имеют возможность контролировать деятельность бухгалтера.

2)Ведение бухгалтерского учета предпринимателем – специа-

листом по бухучету. Эта форма уже тоже достаточно часто используется на практике. Отношения с таким бухгалтером оформляются гражданскоправовым договором на оказание услуг (гл. 63 Хозяйственного кодекса). Как и любой другой хозяйственный договор, этот договор должен содержать существенные условия: предмет, цену, срок.

Вданном договоре желательно:

-четко сформулировать обязанности, выполняемые предпринимателем (какие документы и в какие сроки он должен составлять. Если предприятие доверяет бухгалтеру-предпринимателю подписывать первичные документы и отчетность, это нужно отдельно предусмотреть в договоре);

-указать способ и периодичность оплаты оказанных услуг (обычно это делают ежемесячно с оформлением акта приемки-передачи;

-предусмотреть штрафные санкции за нарушение условий договора.

91

Бухгалтер-предприниматель, оказывающий услуги по гражданскоправовому договору, несет полную ответственность за ущерб, причиненный предприятию его действиями (в отличие от штатного бухгалтера, которого можно привлечь только к ограниченной материальной ответственности в пределах среднемесячного заработка).

Преимущества такой формы:

-экономия на расходах на оплату труда, а часто и на приобретении компьютерной техники и программ для ведения бухгалтерского учета;

-предприниматель полностью отвечает за ущерб, причиненный предприятию.

Но привлечь предпринимателя к дисциплинарной ответственности не получится, т. к. дисциплинарную ответственность согласно Кодексу законов о труде можно применить только к штатным работникам, каковым предприниматель в данном случае не является.

3) Ведение бухгалтерского учета специализированным пред-

приятием. Для этой организации бухучета характерно то, что предприятие заключает договор с юридическим лицом, которое специализируется на предоставление бухгалтерских услуг. Это может быть аудиторская или консалтинговая фирма. Здесь тоже заключает гражданско-правовой договор на оказание услуг, в котором следует максимально прописать все права и обязанности сторон, ответственность и право подписания первичных документов.

4) Самостоятельное ведение бухгалтерского учета собственником предприятия или его руководителем. Эта форма используется доволь-

но редко и обычно на совсем небольших предприятиях если бухучет на предприятии ведет руководитель, то это должно быть предусмотрено трудовым договором (например, в приказе о совмещении профессий). Если бухучет ведется собственником, то все необходимые документы он подписывает сам: налоговую, статистическую отчетность, документы для банка, первичные документы.

На крупных предприятиях не возникает вопрос формировать или не формировать бухгалтерию как отдельное структурное подразделение. Структура бухгалтерии строится исходя из топологической структуры управления предприятием (рис. 4.1).

Структура бухгалтерии

Линейная (простая) Линейно-штабная Комбинированная

Финансовая		Управленческая
бухгалтерия		бухгалтерия

Рис. 4.1. – Структура бухгалтерии

92

При линейной организации все бухгалтера подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Как правило, она используется на небольших предприятиях, где численность бухгалтеров не превышает 10 человек, однако на практике и более крупные бухгалтерские службы нередко выбирают такую структуру.

Линейно-штабная предполагает создание промежуточных секторов, которые объединяют учетные группы. Распоряжения главного бухгалтера передаются бухгалтеру главного сектора, тот доводит их до сведения руководителей контрольно-учетных групп. Такое построение характерно для больших предприятий, где штат бухгалтеров превышает 12 человек.

Разновидностью линейно-штабной организации является двух факторное деление ее на финансовую и управленческую бухгалтерии, в составе которых формируются учетные секторы.

Комбинированный тип характерен для очень больших предприятий. Здесь созданные бухгалтерские структуры выполняют предметнозамкнутые учетные процедуры. При этом часть прав главного бухгалтера передана руководителям секторов, которые в штатном расписании именуются заместителями главного бухгалтера по различным направлениям учетных работ.

Данные типы структуры бухгалтерии являются традиционными, им свойственна жесткая регламентация однако, и другие типы структур постепенно завоевывают популярность. Среди них:

-конгломерантный тип, предполагающий многоуровневое распределение управленческих функций, когда одни и те же учетные функции выполняются (дублируются) в каждом структурном подразделении предприятия;

-проектный тип, когда вся организационная структура, в том числе учетная, подчинена решению задач, связанных с конкретными проектами;

-дивизиональный тип, который считается наиболее подходящим для крупных предприятий, имеющих территориально обособленные подразделения.

Вкрупных хозяйствах различают три формы организационной струк-

туры:

1) головное предприятие имеет систему дочерних предприятий

ифилиалов, состоящих на самостоятельных балансах;

2)подразделения и филиалы функционируют на условиях подряда или аренды;

3)смешанная.

При любой форме бухгалтерская служба будет организована по децентрализованному принципу.

В какой бы форме не осуществлялся коллективный труд бухгалтеров, он требует высокой ответственности каждого исполнителя за выполнение заранее четко определенных ему функций и задач.

93

При этом в организации труда бухгалтерского персонала должно быть очерчено три уровня:

общее стратегическое руководство и управление учетом и персо-

налом, его осуществляющим;

управление структурными подразделениями, группами, сектора-

ми учета;

работа непосредственных исполнителей.

Для каждого уровня должны быть определены функциональные обязанности, полномочия, права и ответственность. Достичь этого можно лишь при условии создания на предприятии системы организационных регламентов, – нормативных документов внутреннего порядка, которые

определяют полномочия, взаимоотношения между разными уровнями уп-

равления, характером работ, структурным построением и трудом испол-

нителей. В систему организационных регламентов входят:

Положение о бухгалтерской службе предприятия;

Положение о секторе (группе) бухгалтерской службы;

Положения о должностях, – должностные инструкции.

Что касается должностной инструкции, то она представляет собой нормативный документ, в котором определены; задачи, права, обязан-

ности и ответственность должностного лица.

В должностной инструкции раскрывают функциональную структуру деятельности должностного лица как комплекса элементов: целей зада-

ний и программ; функций, форм и методов управления; информации, технических средств управления.

2. Определение численности учетного аппарата

Организация работы персонала, имеющего отношение к бухгалтерскому учету, – достаточно сложная работа. Это обусловлено тем, состав этого персонала включает не только аппарат бухгалтерии, контрольной и аналитической служб, но и значительное число линейных работников. К числу последних относятся начальники цехов, бригадиры, завскладами, прорабы, которые выполняют значительную работу по оформлению бухгалтерских документов, – операции по подготовке первичных документов (накладные, требования и др.), составление отчетов движении материальных ценностей и т. п. Это означает, что организовать работу людей, занятых бухгалтерским учетом, контролем и анализом хозяйственной деятельности, не так просто, как иногда кажется на первый взгляд, поскольку нужно организовать работу не только непосредственно бухгалтеров, но и работников ряда других служб.

Современные технологии сбора и обработки информации вносят существенные изменения в характер и содержание работы персонала, занятого бухгалтерским учетом, контролем и анализом.

94

Увеличивается объем учетно-аналитических процедур, требующих, помимо экономического, еще и инженерного уровня образования и соответствующих знаний, речь идет о функционально-стоимостном анализе, подготовке проектных решений и т. п. помимо этого, возникают новые участки и виды работ, связанные с применением ПК, экономико-матема- тических методов, оценкой результатов работ.

В этих условиях объективной потребностью становится научная организация труда людей, которые выполняют бухгалтерский учет, контроль и анализ. Под научной организацией труда учетного персонала следует понимать комплекс организационных, технико-экономических, санитарно-гигиенических, психофизиологических и эстетических мероприятий, направленных на рационализацию учетных, контрольных и аналитических процедур; создание для учетного персонала благоприятных условий работы, развитие творческих способностей и общественной активности этих работников.

Целью научной организации труда является:

строгая регламентация обязанностей и ответственности каждого работника, устранение в их работе несвойственных функций и параллелизма, разумная интеграция труда разных исполнителей;

комплексное планомерное решение всех вопросов организации

труда;

ориентация на передовой опыт.

Элементы научной организации труда являются: разделение и коопе-

рация труда, его нормирование и стимулирование, организация рабочих мест и зон, их обслуживание, создание благоприятных условий работы.

В частности, значительна роль разработки рациональных форм разделения труда, – рациональная форма разделения труда содействует снижению трудовых и материальных затрат, повышению его содержательности, устранению монотонности, уменьшению утомляемости и стимулированию возрастание производительности.

Суть разделения труда в бухгалтерском учете означает расчленение учетного процесса на отдельные участки, выделение их в самостоятельные виды работы (специализацию), обособление исполнителей определенных участков и видов работ.

Основным признаком, по которому осуществляется разделение труда работников учета, выступает предметный, определяемый топологией: учет, контроль и анализ основных средств, материалов, оплаты труда, производства и т. п.

Разделение труда по видам работ состоит в том, что исполнители по характеру или содержанию работ объединяются в группы, а внутри любой из групп – по квалификации. В зависимости от сложности работ, уровня знаний и навыков учетных работников разделяют на соответствующие квалификации, категории. По этим признакам учетные, контрольные и аналитические процедуры закрепляют за отдельными работниками,

95

из которых формируют группы (секторы, подгруппы), определяя при этом каждому должности.

Кооперация труда – это объединение трудовой деятельности учетных работников для достижения общей цели, – которой является обеспечение пользователей релевантной учетно-аналитической информацией. Чем глубже разделение труда, тем шире его кооперирование. Рациональные формы кооперации труда расширяют диапазон деятельности, обеспечивая взаимозаменяемость работников и совмещение ними функций.

Кооперация труда учетных работников осуществляется на двух организационных уровнях:

между отдельными работающими, вследствие чего достигается узкая профессиональная специализация исполнительской работы по целенаправленному обеспечению учетной, контрольной и аналитической др. информацией определенных участков управленческой работы (управление ресурсами, трудом, затратами и т. п.);

между функциональными подразделениями, следствием чего является предметная специализация и объединение усилий при решении сложных учетных, контрольных и аналитических задач (учет производственных и калькулирование себестоимости продукции, учет продаж и определение финансовых результатов и т. п.). Может быть предусмотрено и разделение бухгалтерского учета на два организационных подразделения: финансовая бухгалтерия; внутрихозяйственная (производственно-ком- мерческая) бухгалтерия.

Нормирование предусматривает расчет ряда норм и нормативов. Это обусловлено тем, что учетная, контрольная и аналитическая работа состоит из рабочих операций, любая из которых, в свою очередь, делится на приемы, то есть элементарные действия. Совокупность операций формирует вид работ, объединение которых определяет функцию отдельного исполнителя, который дает возможность определить объекты нормирования.

В зависимости от цели и трудоемкости бухгалтерские работы нор-

мируют тремя методами: экспертным методом оценки трудоемкости, опытно-статистическим, расчетно-аналитическим.

Экспертный метод оценки трудоемкости учетных, контрольных и аналитических работ реализует специальная комиссия, в состав которой входят высококвалифицированные специалисты: бухгалтеры, плановики, финансисты и т. п.

Опытно-статистический метод основывается на сравнении трудоемкости требующихся к исполнению бухгалтерских работ с раньше выполненными работами.

Расчетно-аналитический метод основывается на фотографировании или самофотографировании рабочего времени.

На основе перечисленных методов осуществляют нормирование затрат труда работников бухгалтерии.

96

Планирование численности персонала – одна из самых важных задач управления. Данный показатель работодатель вправе определить самостоятельно в соответствии со ст. 64 Хозяйственного кодекса Украины. Обосновать численность работников можно, воспользовавшись действующими нормативами. Так, например, Министерством труда и социальной политики утверждены Межотраслевые нормативы численности работников бухгалтерского учета № 269 от 26.09.2003 г. Данный норматив не зарегистрирован в Министерстве юстиции, а, следовательно, носит рекомендательный характер.

Количество штатных единиц, необходимых для организации бухгалтерского учета на предприятии, рассчитывается на основании соответствующих методик. В настоящее время можно воспользоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 04.09.2000 г. № 222.

Данная методика предлагает следующие методы расчета:

- на основе норм времени;

Норма времени – это затраты времени на выполнение единицы работ одним или группой работников при определенных организационнотехнических условиях. Норму времени определяют в человеко-часах и человеко-днях. Если, например, для записи 200 трехзначных чисел установлено время в 1 час, то это означает, что норма времени составляет 1 час.

- на основе нормативов численности;

Норма численности – количество бухгалтерских работников, требующихся для выполнения работ. Норму численности устанавливают по всей бухгалтерии в целом, а также по ее секторам при заранее определенных организационно-технических условиях работы.

- на основе норм выработки;

Норма выработки – это количество единиц работы (запись, суммирование, подготовка документа), какую должен выполнить тот или иной работник за единицу времени (час, день, месяц) при определенных орга- низационно-технических условиях. Если, например, бухгалтер на протяжении рабочего дня может записать 800 строк, то это и будет дневная норма выработки.

Между нормой времени и нормой выработки есть обратная связь:

норма выработки = 1 / норма времени.

Например, если норма времени для записи 200 трехзначных чисел равняется 1 часу, то норма выработки при 8-часовом рабочем дне составляет 800 строк.

-на основе норм нагрузки;

-на основе норм времени обслуживания и норм обслуживания.

97

Норма управляемости – количество работающих, какими должен руководить тот или другой старший руководитель (главный бухгалтер, старший бухгалтер, заведующий сектором) соответствующей квалификации при заранее определенных организационно-технических условиях работы. Нормы управляемости применяют в нормировании руководящего состава всех рангов, начиная со старшего бухгалтера – руководителя сектора или группы.

Оптимальной нормой управляемости будет такая, при которой руководитель на протяжении рабочего дня обеспечивает полноценное руководство, как подразделением, так и каждым работником этого подразделения, – это приблизительно 6 – 10 подчиненных.

Норма управляемости руководителей высокого ранга (например, главного бухгалтера крупного предприятия) может быть выражена не только количеством работников, непосредственно нему подчиненных, а и количеством лиц, которые входят в подразделения, которыми руководят руководители, подчиненные главному бухгалтеру.

От норм обслуживания их отличает то, что работник, труд которого нормируют, руководит другими сотрудниками, а не обслуживает их. Так, нормой управляемости для заведующего сектора является количество руководителей групп, непосредственно подчиненных нему.

При этом подчиненность одному руководителю многих работников часто является причиной несогласованности в работе, низкого уровня руководства; в то же время подчиненность двух-трех приводит к осложнению работы аппарата, его структуры.

Норма обслуживания – количество единиц, объектов учета, который обслуживает одна или группа работников соответствующей квалификации при заранее определенных организационно-технических условиях. Такими объектами могут быть, например, число поставщиков, расчеты с которыми может обеспечить один бухгалтер; число работников, закрепленных за одним бухгалтером сектора труда и зарплаты; количество покупателей, расчеты с которыми может осуществлять один бухгалтер. Норма обслуживания рассчитывается следующим образом:

	НO		9360	(4.1)
			HЧ

где HO – норма обслуживания;

9360 – месячный календарный фонд времени одного учетного

работника, мин.;

HЧ – норма времени на один объект обслуживания, который определяют по формуле:

98

		НЧ ЧСО	ЧСЗ	(4.2)
			100
где H	Ч	– норма времени на один объект обслуживания;
ЧСО		– суммарное оперативное время на обслуживание одного

объекта, определенное методом прямого технического нормирования;Ч СЗ – сумма времени на приготовительно-заключительные

работы, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, личной потребности в процентах к оперативному времени.

Существуют типовые нормы времени и обслуживания (табл. 4.2 – 4.4), которые были разработаны и установлены по всем видам бухгалтерских работ в семидесятых годах ХХ ст.

Таблица 4.2

Типовые нормы времени на работу по учету материалов

			Процент работ, выполняемых на ПК
Количество		0			1–5		…		91 и более
строк	1–3	4–5	6 и	1–3	4–5	6 и		1–3		4–5	6 и
			более			более					более
1–5	24	26	29	23	25	28		4		5	6
6–10	25	27	30	24	26	29		5		6	7
11–20	27	30	34	27	29	31		6		7	8
20 и более	20	34	37	30	33	36		7		8	9

Таблица 4.3

Типовые нормы обслуживания по расчетам оплаты труда

	Характер производства со сдельной					Другие кате-
Объем работ,		оплатой труда				гории работни-
выполняе-	массовое,		серий-		мелкосерий-	ков не зависимо
мых на ПК	поточное, круп-				ное, индиви-	от характера
			ное
	носерийное				дуальное	производства
До 5	250		215		175	310
6–10	275		235		190	340
11–15	300		260		210	370
16–20	330		280		235	400
24–25	360		310		260	430
86–90	1125		1020		920	1120
91 и более	1230		1120		1025	1200

99

Таблица 4.4

Типовые нормы обслуживания по табельному учету

	Система табельного учета	Форма организации
		децентрализованная	централизованная
	Раппортная	465	590
	Жетонная, пропускная, карточная	400	500
	Обходная	325	420

Они включают нормативные затраты времени для выполнения полного объема бухгалтерских работ в течение месяца (относительно определенного бухгалтерского документа, – без работ на процесс составления этого документа). В типовых нормах времени учтены затраты времени на приго- товительно-заключительные работы, на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, личные потребности в размере 9 % оперативного времени, в том числе на отдых и физическую культуру – 4,2 %.

Типовые нормы времени предусмотрены по следующим участкам бухгалтерской работы: основные средства, материалы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, готовая продукция и ее реализация и т. п. Эти нормы включают работу учетчиков, бухгалтеров, – приблизительно в размере 25 %. Поскольку в типовых нормах времени и нормах обслуживания учтены также затраты работы старших исполнителей (старших бухгалтеров, руководителей групп, секторов), то эти должности устанавливают в границах общей численности, исходя из норм времени и обслуживание. Эти работники рядом с выполнением своих обязанностей руководят также подчиненными исполнителями.

Кроме этого выделяют:

Норма соотношения – это количество работников определенной квалификации, приходящиеся на одного работающего другой квалификации при заранее определенных организационно-технических условиях. Например, норма соотношения между старшими и рядовыми бухгалтерами может быть выражена так: на одного бухгалтера с высшим образованием должно быть не меньше, чем 4–6 бухгалтеров со средним специальным образованием. Нормами соотношения могут быть охвачены все категории работающих, что дает возможность достичь оптимальной структуры и обеспечить высокую эффективность коллективной работы.

Для расчета численности штата также можно воспользоваться Межотраслевыми нормативами численности работников бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 26.09.2003 г. № 269. В этом нормативном документе приведены подходы к оценке затрат труда учетных работников (нормы времени). Эти нормы времени учитывают время на подготовительно-завершающие работы, на обслуживание рабочего места, на отдых, включая физкультурные паузы и личные нужды (10–15 % от оперативного времени). Следует

100