Организация учета

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика.

Ввыписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия,

вкоторые передаются данные документы. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Вцелях соблюдения должного порядка с системе документооборота, а при необходимости – установления «слабых мест», в графике должны быть указаны фамилии конкретных должностных лиц, которые выписывают, подписывают, передают отдельно взятый документ в бухгалтерию для обработки и дальнейшего хранения. При этом сдают первичные документы на основании составленного реестра.

Контроль за соблюдением и представлением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Графики могут составляться

вленточной или табличной форме. При помощи ленточного графика планируются учетные процедуры и комплексы учетных работ. В этом графике специальной отметкой отражается реальное выполнение комплексных работ (табл. 3.6).

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Таблица 3.6

Ленточный график проведения инвентаризации основных средств

	Ответствен-			Декады					Декады ноября
Виды работ	ный за			октября
	выполнение		I			II		III	I	II	III
1	2	3				4		5	6	7	8
1. Подготовка и издание	Главный
приказа на инвентариза-	бухгалтер
цию

81

Окончание таблицы

1

2

3

4

5

6

7

8

2. Упорядочение учетных

Бухгалтер

данных в бухгалтерии (ин-

сектора ОС

вентарные карточки и в

(ФИО)

местах хранения ОС,

инвентарные списки)

3. Проверка фактического

Председатель

наличия и состояния ин-

комиссии

вентаризационных описей

(ФИО)

4. Составление сличи-

Председатель

тельных ведомостей

комиссии

Старший

бухгалтер по

учету ОС

5. Рассмотрение результа-

Председатель

тов инвентаризации и со-

инвентари-

ставление Акта инвента-

зационной

ризации

комиссии

(ФИО)

6. Отражение в регистрах

Главный

учета результатов инвен-

бухгалтер

На декабрь

таризации

–план;

–факт.

6. Организация хранения и уничтожения первичных документов

Хранение первичных документов осуществляется согласно Единым правилам, установленным Главным архивным управлением при Кабинете министров Украины, а именно «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов» № 41 от 20.06.1998 г.

В течение года первичные документы, сформированные в дела, хранятся в архиве бухгалтерии. Затем они подлежат хранению в архиве предприятия. Архив принимает на хранение только правильно оформленное дело: пронумерованные, сброшюрованные документы при условии, что на лицевой стороне дела указано количество страниц и тематическое назначение дела.

При этом необходимо следовать следующим принципам:

первичные документы следует хранить отдельно от регистров бухгалтерского учета;

82

каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящихся к определенному регистру, комплектуется отдельно и сопровождается справкой для архива;

кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с приложенными к ним первичными документами по окончании текущего месяца должны быть переплетены и прошнурованы;

каждому делу дается заголовок, который должен быть кратким

иточным;

при составлении дела необходимо учитывать сроки хранения документа;

дела формируются соответственно утвержденной номенклатуре. Номенклатура может быть следующей:

1. Организационно-распорядительная документация: а) вышестоящих организаций; б) внутренняя.

2. Плановая и отчетная документация.

3. Учетные регистры.

4. Первичные документы.

5. Переписка.

Номенклатура дел должна быть утверждена руководителем пред-

приятия. Каждому сформированному делу присваивается индекс (номер структурного подразделения, порядковый номер дела и заголовок дела).

Для хранения дел должно быть отведено специально оборудованное помещение. Входить в него могут только архивариус и главный бухгалтер. Обязанности архивариуса могут быть возложены на работника бухгалтерии согласно приказу.

При поступлении дел архивариус регистрирует их в архивной книге. Ежегодная выбраковка дел с истекшим сроком хранения входит в обязанности архивариуса, и он делает об этом отметки в архивной книге. Архивариус выдает дела только по письменному требованию главного бухгалтера, суда и прокуратуры. Взамен дела вставляется карточка

с указанием характеристики операции изъятия.

Срок хранения документов в постоянном архиве предприятия для каждого вида документов устанавливает Главное архивное управление при Кабинете министров Украины. Сроки хранения документов указываются на титульном листе папки.

Большинство документов, которые предприятие использует в своей хозяйственной деятельности, хранятся три года. Однако некоторые документы нужно сохранять на протяжении 5 и даже 75 лет (в частности, сведения о начисленной зарплате). Кроме того, относительно отдельных документов Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов № 41 от 28.07.1998 г. (далее Перечень № 41) предусмотрены

83

дополнительные ограничения. Например, некоторые документы можно уничтожить лишь после проверки государственными налоговыми органами.

Так, согласно ст. 315 указанного документа первичные документа и приложения к ним, которые фиксируют факты выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых записей (кассовые, банковские документы, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списания имущества и материалов, квитанции и накладные по учету ТМЦ, авансовые отчеты и др.), должны храниться на протяжении трех лет при условии проведения налоговой проверки.

Аналогичные требования предъявляются и к хранению налоговых накладных, первичных документов и приложений к ним, которые касаются экспортно-импортных операций, документов (актов, справок, счетов) о приеме выполненных работ.

Для разных видов договоров и соглашений также установлены разные сроки хранения.

Хозяйственные, операционные, трудовые и другие договора согласно ст. 345 Перечня № 41 должны храниться три года после окончания срока их действия при условии завершения проверки соответствующего периода по вопросам соблюдения налогового законодательства. Кредитные договора (ст. 54Д Перечня № 41), договора залоги, переведение долга (ст. 55Д Перечня № 41) хранятся пять лет после окончания срока действия или погашения кредита, долга, но также при условии проведения налоговой проверки.

Документы, которые уже не нужны, сроки хранения которых прошли и которые не подлежат обязательной передаче в архив, нужно уничтожать по согласованию с государственными архивными учреждениями.

К документам предприятий, которые подлежат передаче в архив, большей частью принадлежат: приказы руководителя относительно личного состава, лицевые счета или (при их отсутствии) расчетно-платеж- ные сведения (дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения). Для подготовки к передаче этих документов в ведомственный архив они должны быть соответствующим образом оформлены. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному этим архивом, и согласованным с руководителями организаций, которые передают документы.

Относительно других документов (которые не имеют постоянного срока хранения и не является исторической ценностью), то их предприятие может уничтожить с соблюдением установленной законодательством процедуры.

Для юридических лиц предусмотрен особый порядок уничтожения документации. Они должны передавать документы для уничтожения организациям, которые осуществляют заготовку вторичного сырья.

84

Согласно Закону Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухгалтерского учета на протяжении установленного законодательством срока. О порядке хранения таких документов, отчетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятия независимо от формы собственности (кроме банков) речь идет в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете № 88.

Согласно п. 6.2 Положения № 88 первичные документа и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до оформления и передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечивают их сохранность.

Согласно п. 6.7 Положение № 88 хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Причем согласно п. 6.8 Положения № 88 выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделов может вестись лишь по решению главного бухгалтера.

Согласно п. 6.10 Положения № 88 в случае исчезновения или уничтожение первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно сообщает об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследование причин их исчезновение или уничтожение.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия (учреждения). Копия акта в 10-дневной срок присылается органу, к сфере управления которого принадлежит предприятие (учреждение), а также государственным налоговым органам и местному финансовому.

Ежегодное изъятие дел, по которым истек срок хранения, оформляется Актом с участием представителя районного архива. Изъятые дела сдаются в утиль.

После оформления акта на уничтожение документов они могут быть переданы организациям по заготовке вторсырья. Передача оформляется накладной с указанием веса и количества дел. Оправдательным документом является квитанция приемного пункта.

85

При реорганизации предприятия его архив принимается правопреемником и составляется об этом Акт.

При ликвидации предприятия документы с не истекшим сроком хранения должны быть приняты в районный архив, а с истекшим – должны быть уничтожены.

7. Особенности электронного документооборота

В современном обществе информация является полноценным ресурсом управления, важным элементом социальной и политической жизни. Доступ к информационным ресурсам, переход на электронные технологии документирования, хранения и передачи документов, т. е. переход на новые научные способы организации информации и доступа к ней, ставят перед управленцами разных уровней принципиально новые задачи. Появление такого экономического явления, как электронный документооборот требует исследования следующих вопросов: оригинал и копия электронного документа, его отправки, передача, получение, сохранения и т. д.

Обеспечения принятия оперативных управленческих решений невозможно без четко организованной системы сбора и обработки учетных данных, поэтому процесс документооборота является одним из важных элементом системы учетного процесса на предприятии. С поэтапным внедрением информационно-коммуникационных технологий в хозяйственной жизни предприятий появляется и закрепляется новое понятие «электронный документооборот». Согласно Закону Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», электронный документооборот – это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, используемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их выполнением. Понятие «электронный документооборот» и «электронный документ» сравнительно новые, имеют свою специфику и особенности среди которых стоит обратить внимание на:

1. Определение понятия «электронный документ. Согласно ст. 5 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», электронным документом называется документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Следует отметить, что украинская трактовка

86

электронного документа имеет определенные особенности. Так, в отечественном законодательстве внимание акцентируется на том, что электронный документ должен содержать обязательные реквизиты. Согласно ст. 1 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», обязательные реквизиты – обязательные данные в электронном документе, без которых не может быть основания для его учета и он не будет иметь юридической силы. Для украинских налогоплательщиков такие требования закона имеют особенное значение. Если даже привычные бумажные документы часто не признаются налоговиками из-за малейшего отступления от формы, то с электронными документами ситуация может быть еще более напряженной. Также одной из весомых особенностей электронного документа является то, что он может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму. Согласно ст. 5 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», визуальная форма представления электронного документа – отображение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком. Т. е. данный вид документа может быть преобразован при необходимости и в бумажную форму.

2.Оригинал и копия электронного документа. Оригинал и копия

вэлектронной среде несколько отличаются от обычного документа. Оригиналом обычно определяется первый и единичный экземпляр документа. Копией считают документ, который полностью воспроизводит информацию оригинала и все его внешние признаки. При этом копия не имеет юридической силы, если только она не заверена в соответствии с установленным порядком. Если говорить об электронном документа, то его специфика заключается в том, что он может быть скопирован без лишних усилий. Именно с этим связана проблема идентификации как оригинала, так и копии электронного документа.

3.Хранение и уничтожение электронного документа. Согласно ст. 13 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», субъект электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях. Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге. Особенностью электронного документооборота на данном этапе является то, что уничтожить или разрушить электронный документ гораздо проще, поэтому субъект электронного документооборота должен принимать определенные меры для дублирования документов на нескольких электронных носителях информации. На предприятии должны быть разработаны два вида инструкций: инструкция по мерам безопасности против ошибочного или несанкцио-

87

нированного уничтожения электронного документа и инструктаж по санкционированного уничтожения электронного документа и его копий.

4.Отправка и передача электронных документов. Особенность данного этапа электронного документооборота также определяется Законом Украины «О электронных документах и электронном документообороте» (ст. 10). Отправка электронных документов осуществляет автор или посредник следующим образом:

с помощью информационных систем, которые являются техническими средствами для передачи, приема, хранения и обработки информации;

с помощью телекоммуникационных систем, которые являются совокупностью технических и программных средств, предназначенных для обмена информацией путем передачи или приема сигналов, знаков, звуков и т. д. К телекоммуникационных средств связи относятся радио, телеграф, телевидение, телефон и т. п.;

отправлением электронных носителей, на которых этот документ записано. Автор и адресат заранее могут договориться о времени, дате отправки электронного документа.

5.Получения электронного документа. Фиксирование факта получения электронного документа – очень важная в предпринимательской деятельности процедура, которая помогает устранить недоразумения в общении как с партнерами, так и с государственными органами. Получение электронного документа имеет также свою определенную специфику. Фиксация времени получения электронного документа также может осуществляться на договорных началах. Если такие принципы отсутствуют, то законодательством предусмотрено, что электронный документ считается полученным адресатом с момента поступления автору сообщения

вэлектронной форме от адресата о получении этого документа. Итак, электронный документооборот в противовес бумажном имеет свои особенности и различия. Рассматривая документооборот как системное явление, условно выделим шесть основных этапов, которые помогут полностью отразить различия (табл. 3.7). Организация сбора и обработки учетной информации на предприятии должно соответствовать принципу экономичности, которая достигается путем рационализации учета, использования прогрессивных форм его ведения, автоматизации учетных вычислительных работ. Реализация данного принципа возможна также с помощью рационально организованного электронного документооборота на предприятии, который в состоянии обеспечить экономию как материальных, так и не материальных ресурсов.

88

Таблица 3.7

Основные различия электронного и бумажного документооборота

	№	Этапы доку-	Бумажный	Электронный документ
	п/п	ментооборота	документ
	1	Создание	Оформленный только	Оформленный в электрон-
			в бумажном виде	ном виде, по необходи-
				мости оформленный
				в бумажном виде
	2	Обработка	Только ручная обра-	Обработка данных с по-
			ботка данных и фикса-	мощью информационных
			ция в регистрах учета	систем и фиксация в ре-
				гистрах учета
	3	Отправление	Отправка через отделе-	Осуществляется через те-
			ние почты или сотруд-	лекоммуникационно-ин-
			ником (курьером)	формационные системы
				или через электронные
				носители информации,
				которые могут быть от-
				правлены через почту
	4	Получение	Может занимать не-	Доставка за несколько
			сколько минут или	минут, не считая отправ-
			часов, возможно	ку через электронные
			и дней	носители
	5	Хранение	Сохраняются согласно	Сохраняются согласно
			срокам, установлен-	срокам, установленных
			ных законодательст-	законодательством, на
			вом, в специально	специальных электрон-
			отведенных архивах	ных носителях (в отдель-
				ных случаях могут сох-
				раняться в бумажном
				виде в специально отве-
				денных архивах)
	6	Уничтожение	Подлежат уничтоже-	Согласно инструкции,
			нию по акту	уничтожение осуществ-
			соответствующей	ляется специально назна-
			комиссии	ченной особой, которая
				тоже ответственна за
				программное обеспече-
				ние, которое проверяет
				факт уничтожения
				документов

89

ТЕМА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ УЧЕТНОГО АППАРАТА

1.Построение структуры учетного аппарата.

2.Определение численности учетного аппарата.

3.Порядок регламентации прав и обязанностей учетных работников.

4.Графический метод планирования учетных работ.

5.Эргономические аспекты труда бухгалтеров.

6.Ответственность бухгалтера.

7.Организация труда бухгалтеров во время внешних проверок.

8.Ответственность бухгалтера на этапе передачи дел.

9.Этика профессионального бухгалтера.

1. Построение структуры учетного аппарата

Организация работы учетного аппарата включает:

формирование структуры учетного аппарата,

определение его задач и функций,

разработку регламентов учетного, контрольного и аналитического процессов, а также должностных регламентов для учетного аппарата.

Организационное построение учетного аппарата – форма разделения

икооперации труда, предусматривающая распределение всего комплекса учетно-контрольных и аналитических работ между исполнителями.

Известны две формы организационного построения учетной службы:

централизованная, – когда весь учетный аппарат как методологически, так и административно подчинен одному руководителю, главному бухгалтеру;

децентрализованная, – когда часть учетного аппарата по методологическим проблемам подчинена главному бухгалтеру, а администра- тивно-хозяйственному руководителю (например, начальнику цеха).

Ваппарате учетной службы, как правило, образуются подразделения в виде групп, секторов, подотделов, бюро и т. п. В этих подразделениях организация работ осуществляется по одному из следующих принципов разделения труда:

оперативно-производственный, – используется, если подразделения создаются по топологическому признаку: сектор учета оплаты труда, сектор учета материалов и т. п.;

функциональный, – требует такого формирования подразделений, когда группы или секторы образуются по признаку однородности работ: прием документов, таксировка и т. д.

Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» выделяет 4 формы ведения бухгалтерского учета (рис. 4.1).

90