Организация учета

3. Проектирование форм бухгалтерских документов

Первичный документ является материальным носителем информации. Предприятия могут использовать типовые формы первичных документов, а при необходимости – разрабатывать собственные формы.

На выбор материальных носителей оказывают влияние следующие факторы:

-наличие технических средств их создания;

-наличие вычислительной техники при их обработке;

-методика восприятия первичных данных.

Основными направлениями совершенствования форм первичных документов является их унификация и стандартизация. Оптимизация учета содействует замене разовых документов накопительными и широкому применению многострочных первичных документов. Уменьшение количества документов сокращает учетные процедуры и стоимость учетных работ.

Когда предприятию необходимо разработать собственную форму документов, следует руководствоваться общими принципами:

1.Располагать рядом реквизиты, которые обрабатывает или заполняет одно лицо:

-графы документов, которые находятся в арифметической или логической зависимости;

-графы текста, когда необходимо придерживаться требований законодательных актов;

2.Справочные данные следует размещать на обратной стороне документов;

3.Необходимо определить принадлежность документа, а также следует определить его количество экземпляров, маршрут движения в процессе создания.

Комплекс работ, связанных с определением содержания первичного документа, можно разделить на следующие этапы:

1) определение общих характеристик будущей фирмы;

2) выбор основных реквизитов;

3) предварительное проектирование зон объективной информации;

4) выбор размещения реквизитов в зоне; 5) компоновка элементов информации в звенья, а звеньев – в зоны; 6) монтаж в целом; 7) расчерчивание форм;

8) расчет общей площади и выбор формата;

9) редактирование и оформление.

Пример. При разработке особого вида лимитно-заборной карты на первом этапе определяется назначение документа, место и время его составления, способ отражения и способ составления, а также способ обработки документа.

71

На втором этапе выбираются реквизиты, которые можно подразделить на две группы: те реквизиты, которые в дальнейшем обрабатываются (количество, вид материала, откуда, кому) и те, которые не обрабатываются.

Все реквизиты, которые подлежат обработке, делят на четыре группы:

-группировочные (номенклатурный номер, вид операции и др.);

-справочные (дата, номер, название предприятия);

-количественные (указание размера лимита, количество забора, единица измерения);

-стоимостные (стоимость, цена, валюта измерения).

Для каждой из перечисленной группы реквизитов в форме документа может быть отведена отдельная зона. При размещении реквизитов необходимо учитывать следующее:

-последовательность размещения реквизитов – она может быть такой, которая предусмотрена автоматизацией;

-логическая и арифметическая взаимосвязь;

-удобство записи;

-легкость для восприятия.

Общая площадь зоны документа рассчитывается исходя из его размера. Длина подсчитывается из размера его боковых полей, размеров граф

итолщины всех вертикальных линий. Такой расчет делают по одному из этажей формы. Аналогичным образом рассчитывают ширину. Перед тем, как окончательно начертить форму макета, необходимо скорректировать размещение отдельных элементов на месте. После определения размера бланка предварительно расчерчивают по зонам каждый отдельный элемент. Затем выбирают форму размещения реквизитов и определяют формат.

Используются следующие формы размещения реквизитов:

-анкетная (лист делится на 2 части: в левой – наименование реквизитов, в правой – ответы);

-зональная (документ делится на зоны с помощью горизонтальных

ивертикальных линий);

-табельная (в каждой зоне дается таблица с графами по вертикали

игоризонтали);

-комбинированная (сочетаются несколько форм документов).

4.Требования к составлению и проверке первичных документов

Вусловиях использования ПК существуют свои требования выбора носителей учетной информации. Первичный документ может быть зафиксирован на носителе, который читаем человеком или автоматическим устройством. В первом случае необходимо руководствоваться особенностями зрительного восприятия, и обработка документа может вестись от верхних полей к нижним. Носители первичных учетных данных могут обеспечить возможность фиксации первичных данных на местах, возможность сохранения носителей данных в том виде, в котором они зарегистрированы, возможность восприятия зарегистрированных данных в местах

72

их использования. Машиночитаемый первичный документ может обеспечить идентификацию всех его реквизитов. Допускается не фиксировать в электронных вариантах документа такие характеристики операций, которые представляют собой произвольную информацию, созданную путем расчета. Подписи лиц могут быть заменены специальными кодами, паролями. Язык конкретного кода может быть зарегистрирован в установленном порядке. На машинопечатные бухгалтерские документы распространяются требования их строгой сохранности.

После того, как осуществляется выбор первичного документа и соответствующего носителя, главный бухгалтер может принять все необходимые меры для обеспечения Положения № 88.

Первичный документ может составляться при осуществлении операции, если это невозможно – то после ее завершения. Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета, за недостоверность отражения в них данных возлагается на лиц, подписавших этот документ. Первичный документ, для придания ему юридической силы, может иметь обязательные реквизиты, при этом могут быть и дополнительные (индивидуальные реквизиты, которые определяются характером документальной операции).

Рациональное объединение общих и дополнительных реквизитов позволяет:

1.Экономно использовать технические носители учетной инфор-

мации.

2.С достаточной полнотой характеризовать документальную опе-

рацию.

3.Экономно затрачивать время по составлению документа.

Если документ в его стандартной форме содержит не всю необходимую информацию, то он до формирования бухгалтерской записи должен быть заполнен, после этого подписан уполномоченным на то работником.

При составлении первичных документов исполнители могут допустить ошибки и исправления (исправления допустимы, кроме кассовых и банковских документов). Исправления могут вноситься в следующем порядке: аккуратное зачеркивание неправильных данных. Над зачеркнутым пишется правильный текст или число, на полях делается подпись «исправленному верить» или полный текст исправленной записи. Лицо, которое внесло исправление, ставит подпись и дату. После исправления документ подписывается еще раз всеми лицами, подписавшими документ.

Первичные документы принимаются к исполнению, если операции не противоречит законодательству и операции отражены в установленном порядке. В противном случае документы передаются главному бухгалтеру для принятия решения.

Обычно документы составляются по форме, но если меняются не типовые формы, то они должны содержать все обязательные реквизиты.

73

Документы в бухгалтерию для проверки предоставляют ответственные за это лица. В их присутствии проводится проверка. Используются следующие методы документальной проверки:

1)экономическая проверка – выяснение целесообразности осуществления операции и обеспечение ее финансированием;

2)встречная проверка – изучается правдивость операции путем сравнения документов и записей в учетных регистрах;

3)обратный счет – подсчет расхода сырья исходя из фактического выпуска готовой продукции по нормам и сопоставление его с фактическим списанием сырья по первичным документам;

4)формальная проверка – установление полноты и правдивости,

атакже правильности оформления документа, проверка права подписи;

5)проверка по содержанию – то есть проверка законности операции;

6)арифметическая проверка – проверка всех математических под-

счетов;

7)экспертная проверка направлена на выявление подделок и установление реальности реквизитов;

8)логическая проверка – сопоставление фактических результатов с аналогичными или взаимосвязанными данными;

9)нормативно-правовая проверка – проверяется соответствие опе-

рации учредительным документам, сметам и лимитам;

10)контрольные сравнения – осуществляются с целью выявления несоответствия количественных и качественных показателей в различных документах;

11)оценка документов по данным корреспондирующих счетов –

данный метод дает возможность по корреспонденции установить соответствие документов реально осуществленным операциям;

12)аналитическая проверка – проверяется отчетность путем анализа соответствия данных синтетического и аналитического учета, соответствие сводным ведомостям;

13)проверка соответствия отраженных в документах данных ус-

тановленным правилам – это дает возможность выяснить правомерность действий лица, составляющего документ.

После проверки документы подаются на утверждение руководителю предприятия или главному бухгалтеру. Только после этого они подлежат бухгалтерской обработке.

Обработка – это подготовка документов к записи сумм хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета (синтетический и аналитический учет). Обработка документов в бухгалтерском учете осуществляется постадийно:

1.Бухгалтерский контроль:

-предварительный – до осуществления хозяйственной операции;

-текущий – во время хозяйственной операции;

-последующий – после осуществления хозяйственной операции;

74

2.Бухгалтерская обработка:

-группировка;

-таксировка;

-контировка;

-включение в учетные регистры.

Правила группировки:

1.Необходимо осуществить контрольную выборку по заданиям

контрольного отдела.

2.Итоги показателей должны иметь такие результаты, которые были бы пригодны для контроля и анализа не только в целом по предприятию, но и по подразделениям, а также исполнителям работ.

3.В ведомостях учета (по существу) рекомендуется детализировать информацию в разрезе материально-ответственных лиц.

4.Показатели группировочных ведомостей должны быть пригодны для составления проводок бухгалтерского учета дополнительных выборок.

5.Построение ведомостей должно соответствовать позициям отчетных форм.

6.Первичный документ необходимо обработать за 1 рабочий день. Заключительной формой обработки является перенесение учетных

данных в соответствующие регистры учета и Главную книгу.

При заведении учетных регистров используются систематическая и хронологическая запись. В связи с этим особо тщательно должны нумероваться первичные документы. Если в ходе контировки выполняется не более 5000 проводок, то рекомендуется в каждом документе в правом верхнем углу чернилами от руки проставлять порядковый номер (6 знаков). Первые две цифры указывают на вид материальных ценностей, а следующие – порядковые номера. Если число проводок велико, то рекомендуется на каждом рабочем месте в графе «номер документа» проставлять номер группы, а затем – порядковый номер.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку. При ручной обработке проставляют на документе дату и номер учетного регистра. При электронной обработке проставляют оттиск штампа лица, ответственного за обработку.

Обработанные первичные документы хранятся в бухгалтерии в закрытых шкафах или специальных помещениях до момента передачи в архив. Условием хранения является подшивка к учетному регистру в хронологическом порядке. Первичные документы до сдачи в архив хранятся в шкафах в условиях, исключающих доступ к ним рядовых лиц.

5. Графики документооборота

Графический метод организации документооборота позволяет наглядно представить взаимосвязь организационных элементов.

75

График документооборота – это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Для организации работ по графику необходимо:

1.Составить перечень работ по ходу учетного процесса,

2.Разработать схему информационных связей,

3.Составить графики учетных работ и документооборота,

4.Согласовать объемы и сроки работ с исполнителями,

5.Утвердить графики.

Графический метод нашел широкое применение в планировании документооборота на крупных предприятиях. В графике документооборота определяется перечень документов, время их продвижения, должностные лица, ответственные за каждый этап документооборота и порядок сдачи на хранение.

Путь, который должен пройти документ, зависит от объема и важности информации, зафиксированной в нем и этапов обработки и контроля. Длительность составления документов должна быть минимальной, поэтому в графике необходимо разумно ограничить круг лиц, принимаемых участие в его составлении.

Вобязанности всех работников предприятия включаются положения

осоздании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, он же и подписывает его. После чего график утверждается руководителем предприятия. Он обязателен к исполнению не только бухгалтерами, но и работниками, причастными к документообороту. График оформляется либо как схема, либо как перечень работ по формированию проверки и обработки документов. В график включаются только первичные документы, сгруппированные исходя из топологического деления бухгалтерского учета.

График составляется в двух экземплярах, один из которых остается у главного бухгалтера, а второй – передается структурным подразделениям в виде фрагментов графика. По наиболее сложным документам вначале составляется оперограмма (табл. 3.1, табл. 3.2).

Вней более конкретно, чем в графике документооборота, регламентируются три этапа: создания, проверка и обработка документа.

76

Таблица 3.1

Оперограмма движения маршрутного листа

Технологи-

Отдел нор-

Наименование

ческое бюро

мирования

Мас-

Кла-

Бух-

цеха или

или отдел

и содержание работ

тер

довая

ОТК

галте

планово-

труда и за-

с документом

цеха

цеха

рия

распредели-

работной

тельное бюро

платы

1. Указание последо-

О

вательности техноло-

гической операции.

2. Проставление

О

норм времени.

3. Данные об испол-

О

нителях по каждой

операции.

4. Отметка о выдаче

О

заготовок.

5. Отметка о приеме

О

деталей после каж-

дой операции.

6. Расписка о приня-

тии в кладовую вы-

О

полненных работ.

7. Отражение в опе-

ративно-технологи-

О

ческом учете данных

о движении деталей.

8. Отражение факти-

О

чески затраченных

нормо-часов.

9. Исчисление зара-

О

ботка.

Стандартный график документооборота включает в себя 4 раздела

(табл. 3.3):

1.Создание документа.

2.Проверка.

3.Обработка.

4.Передача на хранение.

77

							Таблица 3.2
		Оперограмма оформления расходного кассового ордера
				Исполнители
	№	Операции	Бухгал-	Главный	Руково-	Кас-	Лицо, по-
	п/п						лучающее
			тер	бухгалтер	дитель	сир
							наличность
	1	Заполнение расходно-	О
		го кассового ордера
	2	Визирование расход-
		ного кассового ордера		О	О
		Регистрация расходно-
	3	го кассового ордера в
		журнале регистрации	О
		кассовых ордеров
		Запись наименования,
		номера документа,
		подтверждающего
	4	личность; предъявле-
		ние документа; собст-					О
		венноручная расписка
		(сумма, подпись)
		Текущая проверка до-
	5	кумента при выполне-				О
		нии кассовой операции
		Операция с наличнос-
	6	тью: пересчет, выда-				О	О
		ча, получение
		Подписание и погаше-
	7	ние кассового ордера				О
		(штамп «оплачено»)
	8	Запись в кассовую				О
		книгу
	9	Обработка отчета	О
		кассира
	10	Передача документа	О
		на хранение
				78

79

Примерами графиков документооборота могут служить следующие

(табл. 3.4, табл. 3.5):

Таблица 3.4

График документооборота

Документ

	Создание	Проверка	Обработка	Передача
				в архив
	Количество	Лица, отвечаю-	Кто выпол-	Кто выполняет
	экземпляров	щие за проверку	няет
	Лица, отвечающие	Лица, которые
	за выписку	подают документ
	Лица, отвечающие	Порядок	Сроки выпол-	Сроки передачи
	за исполнение	представления	нения	в архив
	Сроки создания

Таблица 3.5

График документооборота (в виде перечня работ)

	Наименование документов	Расходный
		кассовый ордер
Документооборот
Создание	Количество экземпляров	1
документа	Ответственный за выписку	Бухгалтер-кассир
	Ответственный за оформле-	Главный
	ние	бухгалтер
	Ответственный за исполне-	Бухгалтер-кассир
	ние
	Срок исполнения	Ежедневно до
		_____ часов
Проверка	Ответственный за проверку	Главный
документов		бухгалтер
	Кто представляет	Бухгалтер-кассир
	Порядок представления	При кассовом
		отчете
	Срок представления	Ежедневно до
		_____ часов
Обработка	Кто выполняет	Главный
документов		бухгалтер
	Срок выполнения	Ежедневно до
		_____ часов
Передача	Кто передает	Главный
в архив		бухгалтер
	Срок выполнения (ежеднев-	Ежедневно до
	но до _____ часов)	_____часов

80