Введениевсистему |
33 |
Часть 5 .
Реквизиты регистрационных карточек
Каждый поступивший или созданный в организации и зарегистрированный в системе документ описывается отдельной РК, хранящейся в одной из картотек системы. По составу реквизитов в системе различаются три вида регистрационных карточек документов. Два вида карточек предназначены для описания поступившей корреспонденции.
Это – Входящие (см. Рис. 5-1) и Письма и обращения граждан.
Третий вид карточек - Исходящие - предназначен для описания исходящей корреспонденции и внутренних документов.
Проекты документов относятся к группе исходящих документов, но внешний вид их РК отличается от РК исходящих документов.
Ниже для каждого вида РК приведен состав ее основных реквизитов и их назначение. Заполнение тех или иных реквизитов регистрационных карточек зависит от принятой в организации технологии обработки документов.
Рис. 5-1. ПримерокнаРКвходящегодокумента
34 |
|
|
|
Введениевсистему |
|
Глава 1. |
Входящие |
|
|
||
|
|
|
|
|
|
№ |
Наименование |
Состав (для |
Описание |
|
|
|
реквизита |
множественных |
|
|
|
|
|
|
реквизитов) |
|
|
1. |
Регистрационный |
|
Номер (индекс) |
|
|
|
номер документа |
|
документа, задаваемый |
|
|
|
|
|
|
по принятым в |
|
|
|
|
|
организации правилам |
|
|
|
|
|
|
|
2. |
Дата регистрации |
|
Дата регистрации |
|
|
|
|
|
|
поступившего в |
|
|
|
|
|
организацию документа |
|
3. |
Экземпляр |
|
Номер(а) экземпляра |
|
|
|
|
|
|
документа |
|
|
|
|
|
|
|
4. |
Гриф доступа |
|
Гриф доступа |
|
|
|
|
|
|
пользователей к |
|
|
|
|
|
содержимому карточки по |
|
|
|
|
|
принятой в организации |
|
|
|
|
|
классификации |
|
5. |
Плановая дата |
|
Плановая дата |
|
|
|
исполнения |
|
исполнения документа |
|
|
|
|
|
|
|
|
6. |
Фактическая дата |
|
Фактическая дата |
|
|
|
исполнения |
|
исполнения документа |
|
|
|
|
|
|
|
|
7. |
Состав |
|
|
Количественные |
|
|
|
|
|
характеристики состава |
|
|
|
|
|
документа. Количество |
|
|
|
|
|
листов, наличие и |
|
|
|
|
|
количество приложений и |
|
|
|
|
|
т.п. |
|
|
|
|
Информация об авторах |
|
|
8. |
Корреспонденты |
Наименования |
|
||
|
|
|
организаций; |
документа и их |
|
|
|
|
Исходящие номера; |
регистрационных |
|
|
|
|
Исходящие даты; |
реквизитах документа |
|
|
|
|
Кто подписал; |
|
|
|
|
|
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
|
Введениевсистему |
35 |
№ |
Наименование |
Состав (для |
Описание |
|
реквизита |
множественных |
|
|
|
реквизитов) |
|
9. |
Доставка |
|
Наименование способа |
|
|
|
получения документа по |
|
|
|
принятой в организации |
|
|
|
классификации |
10. |
Почтовый номер |
|
Реквизит доставки |
|
|
|
документа (номер |
|
|
|
заказного письма, |
|
|
|
телеграммы и т.п.) |
|
|
|
Адресаты документа в |
11. |
Кому адресован |
Наименования |
|
|
|
подразделений |
организации |
|
|
или ФИО и должности |
|
|
|
работников |
|
|
|
|
Описание характеристик |
12. |
Сопроводительны |
Содержание; |
|
|
е документы |
Корреспонденты; |
сопроводительного |
|
|
Исходящие номера; |
документа и его авторов |
|
|
Исходящие даты; |
|
|
|
Кто подписал; |
|
|
|
Состав документа; |
|
|
|
Примечание |
|
|
|
|
Перечень адресатов |
13. |
Адресаты |
Для организаций |
|
|
|
указываются: |
документа (организации, |
|
|
Наименование |
граждане, внутренние |
|
|
организации; Дата, время |
адресаты организации) и |
|
|
и вид отправки; Состав |
атрибуты отправки им |
|
|
документа; Кому |
документа. |
|
|
адресован документ; |
|
|
|
регион, город, |
|
|
|
регистрационный номер |
|
|
|
и дата регистрации |
|
|
|
документа, почтовый |
|
|
|
индекс, адрес; e-mail; |
|
|
|
Полное название |
|
|
|
организации; |
|
|
|
Примечание. |
|
|
|
Для граждан |
|
|
|
указываются: Кому |
|
|
|
адресован документ; |
|
|
|
Дата, время и вид |
|
|
|
отправки; Примечание; |
|
|
|
регион, город, почтовый |
|
36 Введениевсистему
№ |
Наименование |
Состав (для |
Описание |
|
реквизита |
множественных |
|
|
|
реквизитов) |
|
|
|
индекс; Адрес; e-mail. |
|
|
|
Для внутренних |
|
|
|
адресатов указываются: |
|
|
|
Наименования |
|
|
|
подразделений или ФИО |
|
|
|
и должности работников; |
|
|
|
Дата и время отправки; |
|
|
|
Вид документа (оригинал, |
|
|
|
копия); Номер |
|
|
|
экземпляра; Примечание. |
|
14. |
Журнал передачи |
Дата и время передачи |
Информация о движении |
|
документа |
документа; |
бумажного документа |
|
|
Вид документа (оригинал, |
|
|
|
копия); |
|
|
|
Номер экземпляра; |
|
|
|
Наименования |
|
|
|
подразделений или ФИО |
|
|
|
работников, которым |
|
|
|
передан документ; |
|
|
|
Название дела, в которое |
|
|
|
был списан документ; |
|
|
|
Примечание |
|
15. |
Краткое |
|
Краткое описание |
|
содержание |
|
содержания документа |
16. |
Рубрики |
Наименования рубрик; |
Тематические рубрики, |
|
|
Коды рубрик |
по которым |
|
|
|
классифицируется |
|
|
|
документ. Могут быть |
|
|
|
расширены |
|
|
|
дополнительными |
|
|
|
реквизитами |
17. |
Связки |
Типы связок; |
Информация о связи |
|
|
Номера связанных |
текущего документа с |
|
|
документов |
другими документами |
|
|
|
(проектами документов) |
|
|
|
|
18. |
Файлы |
Наименования файлов; |
Описание прикрепленных |
|
|
Грифы доступа |
файлов и грифы доступа |
|
|
|
к ним |