22 |
Введениевсистему |
Часть 3 .
Основные функции системы
При работе с системой «ДЕЛО» различным категориям пользователей необходим доступ к определенному набору функций системы. Например, работа системного технолога сводится к настройке системы, что обуславливает необходимость доступа к функциям, поддерживающим ввод значений в системные справочники и их редактирование. Круг задач других пользователей может определяться должностными инструкциями и быть ограниченным, например, только регистрацией поступающих документов или подготовкой отчетов руководству.
В связи с этим система «ДЕЛО» имеет модульную структуру, а каждый из модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный технологический этап работы с документами.
Каждый модуль оформлен как отдельное Windows-приложение. Система «ДЕЛО» состоит из следующих модулей:
•Документы;
•Отчетные формы;
•Справочники;
•Пользователи;
•Протокол.
При запуске того или иного модуля запрашивается идентификатор и пароль пользователя и проверяется наличие прав этого пользователя на работу с данным модулем.
Системный технолог работает со следующими модулями:
•Пользователи. Данный модуль предназначен для регистрации в системе новых пользователей, а также для установки прав доступа этих пользователей к другими модулям, картотекам, кабинетам и документам, хранящимся в системе «ДЕЛО»;
Введениевсистему |
23 |
•Справочники. Этот модуль используется для настройки системы «ДЕЛО» на структуру организации и технологию работы с документами путем ввода и редактирования содержимого справочников системы;
•Протокол. Этот модуль используется для управления протоколированием событий системы «ДЕЛО», а также для просмотра системного протокола.
Модули, перечисленные ниже, предназначены для работы пользователей, непосредственно выполняющих те или иные делопроизводственные операции.
•Отчеты. Данный модуль обеспечивает формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводок об исполнении документов и справок-напоминаний об исполнении документов;
•Документы. Этот модуль реализует основные функциональные возможности системы «ДЕЛО» (см. Рис. 3-1). Он объединяет пять основных пользовательских функций системы:
-Регистрация документов – данная функция обеспечивает регистрацию документов в системе, т.е. присвоение документу регистрационного номера, создание и заполнение для него РК и направление документа на исполнение;
-Кабинеты – эта функция предоставляет доступ к содержимому папок кабинета с целью исполнения документов, включая выдачу поручений по документу, оформление отчетов исполнителей, контроль исполнения, снятие документа с контроля, списание документа в дело и т.д. Кроме того, данная функция используется для работы с проектами документов (создание проектов, визирование и подписание проектов документов);
24 |
Введениевсистему |
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 3-1. Начальноеокномодуля «Документы»
-Поиск документов и личные папки – эта функция предназначена для поиска документов и проектов документов по задаваемым пользователем критериям отбора.
Для хранения результатов поиска пользователь может создавать личные папки и помещать в них отобранные документы (проекты документов);
-Реестры внешней отправки документов – данная функция используется для формирования реестров внешней рассылки документов для их отправки по адресатам;
-Опись дел – данная функция обеспечивает просмотр документов, списанных в дела, а также ведение самих дел. Кроме того, эта функция используется для выгрузки информации о делах в БД системы «Архивное дело»;
Введениевсистему |
25 |
-Отправка документов – функция работает в двух режимах: в режиме Неотправленные документы
осуществляется работа с документами, готовыми к отправке, и выполняется отметка отправки документов; в
режиме Контроль за квитками о регистрации
отслеживается поступление уведомлений о регистрации отправленных документов, присылаемых из систем «ДЕЛО» организаций-адресатов.
Доступ пользователей к тем или иным модулям, а также права, необходимые для выполнения каких-либо функций в этих модулях, устанавливаются системным технологом.