Введениевсистему |
19 |
•На визировании – в папке находится перечень записей об РКПД, присланных на визирование владельцам данного кабинета;
•На подписи – в папке хранятся записи об РКПД, присланных на утверждение владельцам кабинета.
Доступ пользователя к тем или иным папкам кабинета предоставляется пользователю при назначении картотечных прав пользователя.
Грифдоступа
Для ограничения доступа к РК в составе ее реквизитов предусмотрен гриф доступа, а каждый пользователь получает право доступа к документам только с определенными грифами. Эти права назначаются системным технологом. Пользователь может просмотреть РК документа и осуществить какие-либо действия с ней только в том случае, если она имеет разрешенный пользователю гриф доступа.
Электронный документ
РК каждого документа при необходимости может быть связана с электронной копией бумажного документа (электронным документом). Для такой связи в составе реквизитов каждой карточки документа предусмотрен специальный раздел –
Файлы.
Система позволяет прикрепить к РК документа один или несколько файлов документов. Так электронный документ – копия бумажного документа может быть предварительно введен в компьютер с помощью сканера. Электронный документ может быть создан в процессе работы с компьютером или получен по электронной почте. При этом в качестве файлов электронных документов могут храниться файлы произвольного вида (тексты, таблицы, графика, звуковые и видеоизображения). При вызове электронного документа система будет запускать соответствующую программу для работы с файлом документа.
20 |
Введениевсистему |
Доступ пользователей к прикрепленным к карточке файлам определяется грифами доступами, которые могут отличаться от грифа самих карточек.
Связки документов
РК каждого документа может быть связана с карточками других документов одной или несколькими связями различного рода (тематическими, «в ответ на», «во исполнение» и т.д.) Для формирования таких связей в составе реквизитов карточки документа предусмотрен специальный раздел – Связки. С помощью этого реквизита система позволяет фиксировать произвольное количество различных связей одних документов с другими, в том числе и с документами, не зарегистрированными в системе.
Группы документов
Правилами делопроизводства все документы подразделяются на три основные группы:
•Входящие;
•Письма и обращения граждан;
•Исходящие (внутренние).
В соответствии с этим, система «ДЕЛО» поддерживает три базовые группы документов, каждая из которых имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и различный набор реквизитов.
Введениевсистему |
21 |
Группа Входящие предназначена для описания поступающей в организацию служебной корреспонденции. Группа Письма и обращения граждан – для описания поступающих в организацию писем граждан. Группа Исходящие (внутренние) предназначена для описания исходящей из организации корреспонденции и внутренних документов. Кроме того, документы группы Исходящие могут быть зарегистрированы как проекты документов.
Система допускает разбиение каждой из групп документов на произвольное количество подгрупп, объединяющих документы по тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбивать на соответствующие подгруппы и так далее. Например, Исходящие можно разбить на Отправляемые документы и Внутренние документы. В свою очередь, Внутренние документы, можно разбить на Приказы,
Распоряжения, Инструкции и т.д. Разбиение на подгруппы и их состав определяются структурой документов организации, а система обеспечивает возможность создания и изменения состава подгрупп документов путем изменения содержимого справочника Группы документов. При этом система позволяет для каждой подгруппы или совокупности подгрупп документов задать независимый от других подгрупп порядок образования регистрационного номера документа.