Введениевсистему

41

Глава 3.		Исходящие
№	Наименование		Состав (для	Описание
	реквизита		множественных
			реквизитов)
1.	Регистрационны			Номер (индекс) документа,
	й номер			задаваемый по принятым в
	документа			организации правилам
2.	Дата			Дата подписания
	регистрации			документа
3.	Экземпляр			Номер(а) экземпляра
				документа
4.	Гриф доступа			Гриф доступа
				пользователей к
				содержимому карточки по
				принятой в организации
				классификации.
5.	Плановая дата			Плановая дата исполнения
	исполнения			документа
6.	Фактическая			Фактическая дата
	дата исполнения			исполнения документа
7.	Кто подписал		ФИО и должности	Информация о
			работников;	должностных лицах,
			Дата и время подписания	подписавших документ
8.	Состав			Количественные
				характеристики состава
				документа. Количество
				листов, наличие и
				количество приложений и
				т.п.
9.	Краткое			Краткое текстовое
	содержание			описание содержания
				документа
10.	Исполнитель			Наименование
	документа			подразделения или ФИО и
				должность работника
				организации,
				подготовившего документ

42	Введениевсистему

№	Наименование	Состав (для	Описание
	реквизита	множественных
		реквизитов)
11.	Соисполнители	Наименования	Соисполнители
		организаций;	совместного с другими
		Исходящие номера;	организациями документа
		Исходящие даты;
		Кто подписал
12.	Журнал	Дата и время передачи	Информация о движении
	передачи	документа;	бумажного документа
	документа	Вид документа (оригинал,
		копия);
		Номер экземпляра;
		Наименования
		подразделений или ФИО
		работников, которым
		передан документ;
		Название дела, в которое
		был списан документ
13.	Визы	Кто визировал;	ФИО и должности
		Дата визирования;	работников организации,
		Примечание	визировавших документ
14.	Рубрики	Наименования рубрик;	Тематические рубрики, по
		Коды рубрик	которым классифицируется
			документ. Могут быть
			расширены дополнитель-
			ными реквизитами
15.	Связки	Типы связок;	Информация о связи
		Номера связанных	текущего документа с
		документов	другими документами
			(проектами документов)
16.	Файлы	Наименования файлов;	Описание прикрепленных
		Грифы доступа	файлов и грифы доступа к
			ним
17.	Примечание		Поле для ввода
			произвольного текста с
			характеристиками
			документа или, возможно,
			способа его обработки

Введениевсистему

43

№	Наименование	Состав (для	Описание
	реквизита	множественных
		реквизитов)
18.	Адресаты	Для организаций	Перечень адресатов
		указываются:	документа (организации,
		Наименование	граждане и внутренние
		организации; Дата, время	адресаты организации) и
		и вид отправки; Состав	атрибуты отправки им
		документа; Кому	документа
		адресован документ;
		регион, город, почтовый
		индекс, адрес; e-mail;
		Полное название
		организации;
		Примечание.
		Для граждан
		указываются: Кому
		адресован документ;
		Дата, время и вид
		отправки; Примечание;
		регион, город, почтовый
		индекс; Адрес; e-mail.

Для внутренних адресатов указываются: Наименования подразделений или ФИО и должности работников; Дата и время отправки; Вид документа (оригинал, копия); Номер экземпляра; Примечание.

19. Дополнительные	Заказчик может по своему
реквизиты	усмотрению дополнить
	реквизитный состав РК

44				Введениевсистему
Глава 4.		Проекты документов
№	Наименование		Состав (для	Описание
	реквизита		множественных
			реквизитов)
1.	Регистрационны			Номер (индекс) проекта
	й номер			документа, задаваемый по
				принятым в организации
				правилам
2.	Дата			Дата создания и регистрации
	регистрации			проекта документа
3.	Плановая дата			Дата, к которой проект
				документа должен пройти все
				необходимые стадии
				подготовки проекта и стать
				подписанным документом
4.	Гриф доступа			Гриф доступа пользователей к
				содержимому РК, которая
				будет создана на основе
				данного проекта, по принятой в
				организации классификации
5.	Исполнитель			ФИО и должность работника
				организации, подготовившего
				проект документа
6.	Состав			Количественные
				характеристики состава
				проекта документа.
				Количество листов, наличие и
				количество приложений и т.п.
7.	Краткое			Краткое текстовое описание
	содержание			содержания проекта документа
8.	Версия			Номер текущей версии проекта
				документа
9.	Связки		Типы связок;	Информация о связи текущего
			Номера связанных	проекта документа с другими
			документов	документами (проектами
				документов)

Введениевсистему

45

№	Наименование	Состав (для	Описание
	реквизита	множественных
		реквизитов)
10.	Примечание		Поле для ввода произвольного
			текста с характеристиками
			проекта документа или,
			возможно, способа его
			обработки
11.	Адресаты	Для организаций	Перечень адресатов проекта
		указываются:	документа (организации,
		Наименование	граждане и внутренние
		организации; Дата,	адресаты организации) и
		время и вид отправки;	атрибуты отправки им проекта
		Состав документа;	документа
		Кому адресован
		документ; регион,
		город, почтовый
		индекс, адрес; e-mail;
		Полное название
		организации;
		Примечание.
		Для граждан
		указываются: Кому
		адресован документ;
		Дата, время и вид
		отправки;
		Примечание; регион,
		город, почтовый
		индекс; Адрес; e-mail.
		Для внутренних
		адресатов
		указываются:
		Наименования
		подразделений или
		ФИО и должности
		работников; Дата и
		время отправки; Вид
		документа (оригинал,
		копия); Номер
		экземпляра;
		Примечание.

46 Введениевсистему

№	Наименование	Состав (для	Описание
	реквизита	множественных
		реквизитов)
12.	Файлы	Наименования	Описание прикрепленных
		файлов;	файлов и грифы доступа к ним
		Грифы доступа
13.	Визы и подписи		Информация о ходе
			согласования и утверждения
			проекта документа (ФИО и
			должности визирующих и
			подписывающих должностных
			лиц,
			содержание визы/подписи,
			дата и время отправки проекта
			документа на
			визирование/подписание, срок
			выполнения
			визирования/подписания, даты
			визирования /подписания,
			ФИО работника, направившего
			проект на визирование
			/подписание)

Введениевсистему

47

Часть 6 .

Интеграция системы « ДЕЛО» с M i c r o s o f t O f f i c e

Для упрощения процесса обработки документов, созданных в формате стандартных приложений Microsoft Office (MS Excel, MS Word, MS Outlook), в системе «ДЕЛО» предусмотрена возможность их регистрации непосредственно из этих приложений.

Для осуществления прямой регистрации документов из приложений MS Office документы должны быть созданы с использованием специальных шаблонов. Каждому виду документа (приказу, письму, проекту и т.д.) соответствует свой шаблон. Файлы шаблонов входят в стандартный пакет поставки системы «ДЕЛО».

Шаблоны содержат специальные поля для ввода значений реквизитов документа и дополнительную панель инструментов, с помощью которой запускается процесс регистрации документов в системе «ДЕЛО».

При регистрации документа, инициированной из приложения MS Office, поля реквизитов РК, созданной в системе «ДЕЛО», автоматически заполняются значениями, указанными в шаблоне. Файл, содержащий электронную копию документа, прикрепляется к РК (или РКПД).