30	Введениевсистему

исходящего (внутреннего) документа ему присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. При необходимости, для исходящего (внутреннего) документа может быть введено поручение. При этом исполнители и контролеры информируются об этих документах.

Глава 10. Отправка документов

Отправка исходящего документа заключается в проставлении в РК документа даты и времени фактической отправки документа адресату. Дополнительно фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) и номер реестра почтовой службы. Реестры отправки документов могут быть распечатаны для передачи соответствующей почтовой службе вместе с документами. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов с их последующей надпечаткой. Функция отправки, как правило, возлагается на специальное структурное подразделение организации.

Глава 11. Обмен документами по электронной почте

Зарегистрированный в системе «Дело» документ можно отправить в другую организацию по электронной почте. При этом в электронном письме адресату отправляется РК документа и прикрепленные к ней файлы. РК документа при формировании электронного сообщения трансформируется в файл определенного формата – паспорт РК. Формат паспорта РК зависит от настроек, сделанных системным технологом. Если в организации – получателе тоже установлена система «Дело», то полученный документ может быть зарегистрирован в местной системе «Дело» прямо из электронной почты. При этом реквизиты РК документа будут сформированы из данных паспорта РК.

Возможен обмен электронными документами с использованием формата DOCX. Это возможно при соответствующих настройках и выполнении ряда технических требований (см. Руководство администратора).

Введениевсистему

31

Внимание. При работе на ОС Windows 2000 отправка документов в формате DOCX невозможна.

Глава 12. Списание в дело

После исполнения документа он списывается в дело. Для хранения документов, предназначенных к списанию, используется папка В дело. Списание документа в дело осуществляется путем занесения в РК записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику Номенклатура дел), дату и время списания. Справочник Номенклатура дел заполняется системным технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел предприятия.

Глава 13. Работа с проектами документов

Для работы с проектами документов используется функция Кабинеты модуля «Документы».

Пользователь, обладающий соответствующими правами, в папке Управление проектами своего кабинета создает и регистрирует проект документа. При этом он определяет список лиц, которые должны завизировать и подписать данный проект и отправляет РК проекта документа (РКПД) этим лицам.

Запись об РКПД появляется в папках На визировании и На подписи кабинетов визирующих и подписывающих должностных лиц. В процессе согласования и утверждения, визирующие и подписывающие должностные лица, при необходимости, могут добавить дополнительных визирующих лиц и прикрепить к РКПД файлы с электронными копиями документов.

После утверждения проекта документа на его основе регистрируется готовый документ. При этом часть реквизитов РК документа автоматически заполняется значениями, установленными в РКПД.

32	Введениевсистему

Глава 14. Поиск документов и проектов документов

С момента регистрации любого документа или проекта документа в системе «ДЕЛО» его РК можно найти с помощью функции Поиск.

Поиск регистрационных карточек документов можно осуществлять по значениям реквизитов РК (основных и дополнительных), поручений, журнала передачи документа, а также по тексту прикрепленных к документу файлов.

В зависимости от прав, полученных от системного технолога, пользователь может проводить поиск документов в пределах той или иной картотеки или сразу во всех картотеках системы.

При поиске проектов документов в качестве критериев отбора РКПД могут быть использованы значения реквизитов регистрационных карточек проектов, а также текст прикрепленных к РКПД файлов.

Поскольку проекты документов не принадлежат картотекам, возможности пользователя при поиске проектов ограничиваются его правами на работу с РКПД.